Technologie de réservation de salles : le secret pour rendre les réunions d 'équipe plus agréables et engageantes

Les réunions et les conférences permettent aux organisations de continuer. C’est la chance lorsque les départements et les équipes évaluent leurs performances et à quel point ils sont proches ou éloignés de leurs objectifs.

Cependant, la majorité des employés de bureau ont déclaré détester les réunions pour de nombreuses raisons. Ils considèrent les conférences comme longues, fastidieuses et les rendent somnolents. Mais les problèmes les plus importants de ces sessions sont la manière dont les personnes sont impliquées et les préparatifs de réservation de la salle – stress, conflits, surréservations, non-présentation et bien d’autres.

Malgré la mauvaise réputation des réunions, force est de constater que ce rassemblement est essentiel au succès de l’entreprise. D’une importance vitale, les séances de réunion aident les employés à se sentir dignes de confiance, inclus et motivés, sachant qu’ils peuvent contribuer à la croissance de leur entreprise.

Organiser des réunions agréables et pleines de ressources

Les réunions sont là pour rester. La bonne chose est que les employeurs et les gestionnaires peuvent transformer une mauvaise réunion en une bonne réunion. Ils doivent créer une meilleure expérience pour eux-mêmes et les membres de leur équipe et utiliser la technologie de réservation du gestionnaire de salle pour atténuer le stress de la conférence et servir le véritable objectif de la réunion.

Dans ce blog, nous visons à vous aider, vous et vos organisations, à organiser des sessions de conférence plus significatives et utiles en partageant des idées sur les éléments idéaux qui compléteraient parfaitement vos salles de réunion. Commençons par donner des raisons d’adorer les pièces de votre bureau.

Raisons pour lesquelles vous aimerez une salle de conférence

Nous avons affirmé l’importance d’avoir des réunions d’équipe. Cependant, son efficacité dépend de ses ressources, telles que la salle de session. Avoir une salle de conférence bien équipée et bien meublée aide les membres de l’équipe à améliorer leurs performances. Parmi les raisons pour lesquelles ces salles de conférence sont the place to be :

1. Ils sont les gardiens du secret.
2. Ils servent de stations de collaboration.
3. Ils créent une culture connectée.
4. Il sert de rampe de lancement de mission.
5. Cela vous permet de faire bonne impression.
6. Cela vous permet de mieux vous concentrer.
7. Parfait pour les terrains d’entraînement pour réussir.
8. Poussez les entreprises à aller de l’avant.
9. A une bonne ambiance pour inspirer la collaboration et la créativité.
10. Ils sont la porte d’entrée pour découvrir de nouveaux talents.

Accessoires d’affichage de salle pour une meilleure expérience de réunion

Des réunions efficaces sont de bonnes réunions.

À l’époque, une fois que les organisations avaient convenu d’avoir une réunion, une réceptionniste marquait le calendrier, informait les personnes impliquées une par une et choisissait manuellement une salle qu’elles utiliseraient. Ces arrangements de réunion ont conduit à de nombreuses erreurs telles que les doubles réservations, l’incoordination, les problèmes de communication, les non-présentations et bien d’autres encore, qui entraîneront également des réunions improductives.

Heureusement que la seule chose constante est le changement.

Les bureaux ont évolué au fil des ans, passant de cabines à des espaces clos et ont maintenant remplacé les plans d’étage ouverts. Il présente aux membres de l’équipe un espace de travail flexible où ils peuvent choisir les postes de travail qu’ils préfèrent à un moment donné. En réservant manuellement une salle et en invitant des participants, ils peuvent désormais réserver une salle et envoyer une invitation en un clin d’œil.

Comme les salles de bureau et les arrangements de travail, le processus de la salle de réunion a maintenant évolué vers des tâches plus pratiques et sans tracas. Fini le temps des préparatifs de réunion fastidieux qui entraînaient des sessions inefficaces. Maintenant, vous pouvez éliminer le stress dès la première étape jusqu’à la dernière.

Mais c’est une question d’intégration de la technologie et des systèmes de réservation de salles pour concrétiser ces améliorations. Pour aider à rendre vos réunions encore plus engageantes et agréables, nous avons créé une liste de matériel et de logiciels de système de réservation de salles pour rendre l’expérience de vos invités et participants des plus agréables.

Affichage du système de réservation de salle

Un écran tactile d’affichage de salle fait partie intégrante du système de programmation de salle. Il est connectable à l’extérieur des salles de réunion. En plus des intégrations des systèmes de réservation de salles, cet appareil vous offre ces fonctions :

• Afficher la disponibilité d’une salle à l’aide d’un système d’éclairage LED stylisé.
• Libère automatiquement la salle si personne ne confirme la réservation dans les 15 minutes.
• Montrez qui utilise actuellement une salle de conférence spécifique et la durée.
• Exposez le temps restant lorsqu’une salle de conférence sera disponible.
• Si une session se termine plus tôt, elle libère la salle pour les utilisateurs suivants.
• Si une session se prolonge, les utilisateurs peuvent facilement personnaliser les paramètres de réservation jusqu’à la fin.
• Pris en charge par RJ45 avec Power over Ethernet (PoE), il est utilisable même sans prise de courant.
• Se connecte au Wi-Fi
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Application de système de planification de salle

À l’aide de vos appareils portables, n’importe qui peut accéder au système de réservation de salles de votre organisation n’importe où et n’importe quand. Il est livré avec une application mobile que vous pouvez installer sur vos smartphones ou ordinateurs portables et proposer les fonctionnalités suivantes :

• Donner accès aux données sur une salle de réunion existante, ses disponibilités, ses tailles et ses équipements disponibles.
• Fournit des informations sur les horaires de réservation de salle pour une salle spécifique à tout moment
• Vous permet de réserver une salle de conférence à l’heure et à la date de votre choix.
• Créez et invitez les participants à votre réunion avec Outlook, le logiciel de réservation de salles.
• Personnalisez l’interface de réservation de rendez-vous de salle et de bureau.
• Interface conviviale
• Fournir des images haute définition des espaces de bureaux.
• Envoyez des notifications automatisées.
• Générez des rapports et des analyses.
• Compatible avec tous les appareils
• Afficher la réservation, la disponibilité et la confirmation en temps réel.
• Fournir un accès multilingue.
• Options de paiement sécurisé
• Veiller aux pratiques de santé et de sécurité au travail.

Plans d’étage 3D personnalisés

Un système de réservation de salles peut également être accompagné de plans d’étage 3D personnalisables. Une fois que votre entreprise aura mis en place un logiciel de planification des salles et des ressources, les développeurs personnaliseront ce plan d’étage 3D en fonction de la structure de votre organisation. Cette fonctionnalité vous offre les avantages suivants :

• Indique les bureaux et les salles de réunion occupés et disponibles à l’aide d’un code couleur.
• Il facilite la localisation d’une pièce particulière comme si vous étiez dans les plans d’étage 3D.
• En cas d’urgence ou besoin de trouver quelqu’un, vous pouvez trouver rapidement leur emplacement.
• Affiche le profil en ligne de chaque membre de l’équipe avec des photos synchronisées avec Windows Active Directory.
• Permettez aux membres de l’équipe de changer de poste de travail à n’importe quel étage, pièce ou espace dans tout le bâtiment.

Kiosque du hall

L’ère COVID change la façon dont les gens se rencontrent. Maintenant qu’ils peuvent progressivement retourner à leurs réunions habituelles, ils ont besoin d’un matériel de système de réservation de salle tel qu’un kiosque dans le hall pour les aider à protéger les membres de l’équipe, les invités et le lieu de travail contre la contamination virale. Un kiosque de lobby peut offrir à votre organisation ces avantages :

• Son design élégant facilite la désinfection de l’appareil.
• Transmet les données au site de contrôle central pour une surveillance et une modification faciles des administrateurs
• Ne nécessite qu’un seul clic pour l’enregistrement, le départ, la visualisation et la modification des réservations de salle
• Réduit le besoin de contact en face à face lors de la réservation d’un espace de bureau.
• Il permet d’économiser sur les dépenses de personnel car il élimine le besoin de personnel de réception lors de la réservation d’un bureau.
• Il est livré avec un écran hautement tactile pour une utilisation légère
• Prend en charge le format vidéo Full HD

Balises Bluetooth

Les balises Bluetooth sont un autre ajout à l’outil conforme au COVID du système de réservation de salles. Ce petit appareil bleu vous permet d’effectuer les fonctions suivantes sans contact, réduisant ainsi les risques de transmission du virus.

• Enregistrement et départ
• Envoyez et capturez des informations sur de courtes distances.
• Afficher les réunions à venir pour un espace particulier.
• Réserver le poste de travail
• Facile à installer pour le verre, le bois et les cloisons sèches
• Afficher la disponibilité des appareils connectés par Bluetooth

Système de gestion des réservations Central Room Manager

Tous les appareils et applications que vous intégrez dans votre système de réservation de rendez-vous de salle et de bureau sont gérés de manière centralisée par une application basée sur le cloud. Le logiciel de planification des salles et des ressources vous offre ces fonctionnalités :

• Données d’utilisation des salles de réunion
• Aperçu des comportements de réservation
• Aider à faire les ajustements nécessaires dans la gestion des bureaux et des salles pour améliorer l’efficacité et la fonctionnalité.
• Cela rend la gestion des salles de réunion plus facile à gérer.
• Il est livré avec une sécurité de haut niveau pour une sécurité élevée des données

FlexCube

Le dispositif de gestion du travail de nouvelle génération, FlexCube, ainsi que les intégrations de systèmes de réservation de salles, facilitent la réservation d’un bureau ou d’un espace de travail. De plus, l’affichage du bureau et de la salle vous aidera à faire ce qui suit :

• Réserver des bureaux ou un espace de travail
• Fournir une disponibilité précise du bureau.
• Réservation facile en scannant le code QR via une application
• Voir les réservations à venir avec les perspectives du logiciel de réservation de salles
• Indiquez la disponibilité de l’espace de travail à travers le guide des couleurs.
• Léger et facile à placer n’importe où.
• Se connecte à Internet via Wi-Fi
• Lumières LED.

Rappelez-vous que la véritable essence de la réunion est au-delà de votre agenda

Selon des recherches récentes, les participants considèrent les réunions efficaces comme de nouveaux apprentissages. Dans la mesure où la possibilité le permet, il est préférable que les connaissances soient partagées et encouragées entre tous les participants. Mais, il y a des moments où ce n’est pas possible. Malgré l’apprentissage inactif, il peut être nécessaire que vous vous présentiez à la réunion pour partager votre point de vue et vos idées afin que les autres puissent apprendre et se coordonner. Si tous les participants savent que le but de la réunion ne concerne pas seulement vous et eux, cela les aidera à faire face aux tracas perçus que cela peut entraîner.

Il s’agit nativement d’être centré sur soi, le plus souvent dans un milieu de travail où règne une culture plus indépendante. Mais il est tout de même possible de se ménager avant une rencontre pour être plus en équipe. Vous pouvez le faire en vous imaginant faire partie d’une équipe travaillant sur des objectifs communs ou en pensant que le succès nécessite un travail d’équipe. En vous préparant à être orienté vers les autres, vous finirez par voir que même si la conférence n’est pas des plus captivantes pour vous et vos collègues, elle sert tout de même son propos pour toute l’équipe et l’entreprise.

Les perspectives du logiciel de réservation de salles DeskFlex vous aideront à devenir le membre de l’équipe que vous vouliez être.