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Solution de réservation de salles de réunion : passer à la réservation numérique
Les affaires passent au numérique et de nombreux employés commencent à travailler à distance. Le monde est de plus en plus numérisé, ce qui signifie que si votre entreprise ne s’adapte pas, elle perd en productivité et en efficacité. Cela soulève la question : quelle est la meilleure solution de réservation de salles de réunion dans le cloud pour votre entreprise ?
Les entreprises ont besoin d’un logiciel qui leur donne un aperçu de toutes les salles disponibles, de la présence des employés et d’autres informations précieuses. Un logiciel de réservation peut donner aux employés la possibilité de réserver leurs propres réunions en fonction des disponibilités, ce qui leur fait gagner du temps et les rend plus productifs sur leur lieu de travail. Voici quelques-unes des choses que le logiciel de réservation peut faire pour votre entreprise :
✔ Évitez les doubles réservations
Le principal problème dans les environnements productifs est que les employés et les responsables finissent par réserver la même salle simultanément. Cela crée un conflit interne et laisse une mauvaise impression aux visiteurs/clients s’ils visitent le bâtiment.
C’est pourquoi, afin d’éviter les doubles réservations, le système peut détecter automatiquement la disponibilité et informer les utilisateurs des chambres disponibles à quelle heure. En effet, vous n’aurez pas à faire d’interventions et/ou à subir des retards de réunion en conséquence.
✔ Augmenter la fréquentation et la productivité
Le logiciel de salle de réunion favorise un environnement collaboratif et augmente la productivité. Lorsque vous donnez aux employés le droit de réserver leurs propres réunions, cela réduit le temps qu’ils consacreraient à l’organisation des réunions. Il relie également les employés car ils peuvent communiquer entre eux et voir où se trouvent les autres employés.
Les logiciels de réservation augmentent également la participation aux réunions et les employés sont plus enclins à se présenter car leur présence est comptabilisée numériquement, c’est-à-dire que les managers peuvent voir quels employés manquent grâce au suivi en temps réel.
✔ Accès multi-appareils
L’accès multi-appareils signifie que le même système de réservation sera disponible sur l’ordinateur, les applications Smartphone, le matériel de l’entreprise et d’autres endroits où vous décidez de l’installer. Les systèmes de réservation tels que DeskFlex sont compatibles avec tous les appareils et fonctionnent entièrement en ligne. Cela donne aux employés l’avantage de pouvoir réserver leur chambre en appuyant sur un bouton.
✔ Rendus de bureau personnalisés
Chaque bureau dispose de plusieurs installations pour travailler, se réunir, stocker, etc. Le dernier logiciel de réservation vous permet de restituer une version numérique de l’espace avec différentes pièces. Et permet aux employés et aux responsables de réserver des réunions dans ces salles. De cette façon, vous pouvez utiliser l’espace de manière efficace en permettant à certains employés d’utiliser des salles de conférence. Et empêcher les employés d’utiliser ces mêmes salles pour des réunions plus petites.
Certaines chambres peuvent être exclues si vous souhaitez les rendre exclusives aux managers, tandis que d’autres peuvent être mises à disposition de tous les employés. Cela vous permet de garder un contrôle total sur la façon dont l’espace de bureau est utilisé tout en donnant aux employés la liberté de s’organiser selon leurs propres conditions.
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