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Presque tous les États américains rouvrent progressivement leurs bureaux au milieu de la pandémie. Selon un sondage, près de quarante pour cent des travailleurs à domicile souhaitent retourner sur leur lieu de travail.

Mais avant que l’entreprise n’accueille un membre de son équipe, elle doit assurer la sécurité dans ses salles de conférence, ses bureaux et ses installations partagées.

La distanciation sociale reste une action nécessaire pour empêcher la propagation du virus. Par conséquent, l’entreprise doit modifier ses espaces de travail pour se conformer à la politique gouvernementale et assurer la sécurité de votre organisation. La technologie, comme les programmes de planification de bureau, peut les aider à respecter les étapes nécessaires pour des espaces de travail plus sûrs.

Quel est l’aménagement idéal d’une salle de conférence ?

Une bonne utilisation des salles de conférence peut aider les membres de votre équipe à être plus créatifs et productifs lorsqu’ils travaillent en équipe. Vos salles de conférence doivent avoir une conception fonctionnelle, un mobilier confortable et l’équipement et la technologie appropriés, tels que l’intégration Outlook du logiciel de planification des salles, pour que les membres de votre équipe se sentent satisfaits et stimulent le travail d’équipe.

Comment créer des aménagements de salle de conférence sécurisés ?

Les mesures de sécurité pandémiques ont remodelé l’aménagement de la salle de conférence pour de bonnes raisons. La capacité maximale de chaque salle de conférence devrait diminuer de moitié pour suivre les directives du CDC. L’objectif est de réduire les risques de transmission du virus, donc, . Vous devez vous assurer que chaque siège a une distance d’au moins six pieds l’un de l’autre. Enfin, utilisez l’affichage de la salle de conférence qui met en valeur la capacité de la salle pour éviter que la salle ne soit surpeuplée.

Les affichages de salle peuvent vous aider de manière significative à contrôler la densité de vos espaces de travail. Les systèmes de réservation de salles de conférence disposent de puissantes fonctionnalités conformes au COVID-19 qui vous aident à prévenir la contamination dans vos espaces de bureau. Voici les systèmes de réservation de salles avec des fonctionnalités conformes à la COVID :

• Scanner thermique et détection de masque
• Fonctionnalités de distanciation sociale
• Logiciel de gestion des visiteurs
• Kiosques de hall, affichage de salle sans contact, appareils FlexCube

Conseils d’aménagement de salle de réunion sûrs et créatifs

Le choix de la bonne conception des salles de conférence doit être soigneusement planifié en fonction de son objectif et du programme de planification des réunions. Voici quelques conseils simples pour des conceptions d’aménagement de pièce efficaces.

1.Tenez compte des besoins de vos clients

2.Choisissez une configuration de tableau

3.Choisissez la bonne pièce

4.Ajustez l’éclairage

5.Choisissez le bon écran

6.Fournir des commodités

7.Gardez la conception cohérente

8.Exécutez un test avant la réunion

Créer une conception d’aménagement de salle de conférence sûre mais fonctionnelle est un travail difficile. Il y a beaucoup à garder à l’esprit. Il n’y a pas de conception de salle de conférence idéale qui corresponde à tous les objectifs de la conférence. Certaines salles de conférence peuvent avoir fonctionné pour les besoins d’un événement particulier, mais pas pour d’autres. Et cela ne répond pas à tous les besoins de votre entreprise ou des équipes et des membres de votre entreprise, en particulier sur le lieu de travail post-pandémique.

Jetez un coup d’œil aux différentes salles de conférence avec le design idéal, les défis et comment l’affichage de la salle de conférence les résout.

Petites salles de conférence

Cette salle de conférence est un lieu incontournable pour répondre aux appels téléphoniques, rencontrer des clients, des actionnaires, organiser des réunions d’affaires virtuelles et des réunions d’équipe rapides.

Comment concevoir

Pour rendre cette pièce plus fonctionnelle, vous pouvez compléter l’installation avec un téléphone de salle d’entreprise, un projecteur, un écran de projection, une table carrée ou ronde placée au centre avec une chaise et une télévision au mur près de la tête de la table. Plus important encore, vous pouvez inclure le logiciel de planification avec intégration Outlook pour synchroniser rapidement votre réservation dans votre calendrier.

Défis

Vous pourriez avoir besoin de cette salle seul, avec des visiteurs spéciaux ou pour quelques minutes seulement. Et vous vouliez qu’il soit prêt immédiatement.

Solutions

Pour une réservation sans tracas de cet espace, vous pouvez utiliser un système de conférence de salle de réunion pour vos besoins immédiats. Comme les participants ne sont que quelques-uns, le processus de réservation est sans stress car il ne nécessite pas beaucoup de préparation.

Salles de séance de brainstorming

Cette salle de réunion est l’un des patrons des systèmes d’enregistrement de conférence. Comme les organisations ont besoin de collaborer régulièrement, elles ont besoin d’un espace particulier dédié au brainstorming et prêt à tout moment. Cet endroit est l’endroit où les membres de l’équipe libèrent la créativité dans leur esprit pour dériver efficacement des idées innovantes et lucratives.

Comment concevoir

La conception idéale pour cette pièce est une disposition confortable et ouverte qui permet l’interaction et la mobilité. Et pour soutenir et stimuler la créativité des membres de l’équipe, ils ont besoin du mobilier et de la technologie appropriés tels que des chaises confortables, des canapés, des chaises de jeux vidéo, des coussins de sol et un ensemble de petites tables et de chaises pour accueillir les autres participants.

Défis

Les petits espaces comme celui-ci ont une capacité limitée. Et pour éviter que le virus ne se propage, seules quelques personnes doivent entrer dans la pièce à la fois.

Solution

Pour éviter le surpeuplement, vous pouvez utiliser l’affichage de la salle de conférence pour limiter la capacité de la salle. L’écran tactile affiche l’état de la pièce et vous avertit lorsqu’elle atteint la limite de capacité.

Salles de formation

Il est préférable de former les nouveaux membres et les membres actuels de l’équipe aux processus et à la technologie si vous disposez d’une salle désignée pour cela. Les salles de formation sont des espaces où les membres de l’équipe se réunissent pour apprendre de nouvelles idées et améliorer leurs compétences. La formation consiste en un large éventail d’activités. Ainsi, lors de la conception de cette salle, vous pouvez envisager la configuration qui peut accueillir de tels exercices.

Comment concevoir

L’un des modèles recommandés est le style banquet, où les sièges sont autour d’une table ovale au centre. Cette configuration améliore les flux de communication et l’interaction de groupe en permettant au formateur de se déplacer facilement dans la salle et d’en discuter facilement avec le stagiaire. Vous pouvez placer une grande table ovale, des chaises, un projecteur, une télévision intelligente, une armoire de rangement et une table pour les collations et les boissons pour compléter les choses nécessaires.

Défis

Le projecteur ne doit pas nécessairement rester dans cette pièce si votre entreprise dispose d’un équipement limité.

Solutions

Vous pouvez toujours programmer votre utilisation avec le logiciel de planification de salle gratuit avec la réservation de salle. Le logiciel envoie une notification au personnel autorisé lorsque votre réservation de salle de conférence apparaît dans le système. Avec ces informations à l’esprit, ils vous livreront l’équipement dont vous avez besoin lors de votre session programmée. Vos stagiaires peuvent également utiliser une application gratuite de planification de salles de conférence pour se familiariser avec la structure du lieu de travail. Cela vous permettra également de les inviter rapidement dans la salle de formation.

Grandes salles de réunion

L’entreprise utilise de grandes salles de conférence pour les réunions générales de l’entreprise, les visites de clients ou des rassemblements plus formels. Avoir une grande capacité le rend idéal pour une utilisation par les grandes organisations, composées de dizaines de membres d’équipe.

Comment concevoir

L’une des configurations idéales pour les grandes salles de réunion est le style théâtre. C’est là qu’ils disposent les sièges en demi-cercle. Cette configuration empêche les participants de bloquer la vue d’un autre sur le tableau, en particulier pour les réunions qui ont des discussions interactives. Ou vous pouvez choisir la disposition de table ouverte où la table est au centre de la salle de conférence. La configuration permet une meilleure interaction face à face lorsque les participants se font face.

Pour compléter la configuration, vous pouvez placer un grand téléviseur intelligent au centre de la pièce, suffisamment de chaises confortables et un écran de salle de conférence à côté de la porte.

Défis

Avoir une grande pièce est luxueux; par conséquent, vous devez vous assurer de son utilisation correcte. Certaines personnes peuvent abuser des salles ; ils peuvent réserver les grandes salles même s’ils n’ont que peu de participants. Ainsi, d’autres qui en ont besoin se retrouveront avec des petits.

Solutions

Pour résoudre ce problème, vous pouvez réserver la salle à l’avance avec un aperçu du logiciel de salle de conférence pour éviter de trouver une salle vacante à la dernière minute. Le logiciel s’intègre à Outlook, de sorte que votre calendrier est synchronisé avec les réservations, ce qui permet des réservations de salles plus accessibles.

Salles de Détente ou Espace de Jeu

Les entreprises peuvent envisager d’avoir un endroit où les membres de l’équipe peuvent faire une pause et se rafraîchir. Un endroit où ils peuvent partager des idées tout en s’amusant. La salle doit avoir une bonne ambiance qui encourage la détente et l’amusement.

Comment concevoir

Pour aménager la pièce, vous pouvez placer des fauteuils et des canapés confortables dans un coin ou contre un mur, une télévision, une table pour des jeux comme le billard ou le ping-pong, et quelques rafraîchissements d’un côté.

Défis

Cependant, si vous avez une grande organisation et que la plupart des membres de votre équipe aiment réfléchir dans ce type de salle de réunion, des conflits peuvent survenir. D’autres qui veulent toujours l’utiliser peuvent le réserver pour eux-mêmes tandis qu’un autre membre de l’équipe ne peut pas l’utiliser pour son équipe.

Solutions

Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser un programme de planification de salles de conférence et les informer de réserver la place avant utilisation. Vous devez saisir les détails nécessaires dans le système lors de la réservation, tels que la durée de votre réunion, l’étage, le bâtiment, etc. De cette façon, l’utilisateur de la salle actuelle devra partir à la fin de sa session, car le logiciel ouvrira l’espace à l’intérieur le système. De plus, l’écran de la salle de conférence affichera l’état de la salle. Ainsi, en voyant que la zone est disponible, les autres membres de l’équipe peuvent enfin réserver la salle.

L’essentiel

La refonte de vos salles de conférence peut être difficile, en ajoutant les considérations de consignes de sécurité. Mais avec une conception d’aménagement appropriée, une planification réfléchie et l’utilisation de la planification des salles de conférence Office 365, les aménagements de salle de conférence que vous avez choisis peuvent parfaitement répondre aux nouvelles attentes et besoins des membres de votre équipe.