Traditionnellement, les employés et les employeurs utilisaient un logiciel de réservation de salles comme outil complémentaire à la gestion globale du lieu de travail. Le personnel consulte généralement les calendriers Microsoft Outlook ou Exchange de leurs collègues, puis utilise un logiciel de gestion du lieu de travail et des planificateurs pour réserver des actifs, tels que des salles de réunion. Cependant, le nouveau monde du travail post-COVID est susceptible de changer cela.

Le nouveau paradigme de la gestion du lieu de travail

En raison des protocoles de distanciation sociale d’entreprise post-COVID, la disponibilité de l’espace de travail, et non les horaires des personnes, sera le facteur dominant dans la gestion du lieu de travail. Il est fort probable que le travail à domicile soit encore le thème dominant pour de nombreux travailleurs. Ainsi, lorsque les gens prévoient de se rendre au bureau, le personnel devra apprendre à programmer des sessions importantes sur le lieu de travail, comme des réunions et des séances d’entraînement, en fonction des contraintes de l’espace de travail.

PLANIFICATION DES SALLES ET CUBICULES

Un outil dominant dans le nouveau lieu de travail sera le logiciel de planification des salles. Lorsque les membres de l’équipe prévoient d’organiser des sessions sur site, ils vérifieront d’abord si un espace de conférence, des salles de réunion ou des cubicules et des postes de travail appropriés sont disponibles. Ensuite, et alors seulement, ils sont susceptibles de vérifier les horaires des invités.

Alors, quels sont les facteurs sous-jacents qui conduiront à ce changement d’étiquette au travail ? Eh bien, il y a plusieurs raisons pour lesquelles cette nouvelle façon de gérer le lieu de travail entrera en vigueur :

 1) Vestiges du « travail à domicile » : dans un monde pré-COVID, tout le monde était au bureau, ce qui facilitait la planification et l’organisation des sessions sur le lieu de travail. Le travail à domicile étant susceptible de se généraliser dans un avenir prévisible, les organisateurs d’événements devront mieux gérer les espaces de travail existants. Par exemple, pourquoi réserver une salle de conférence d’une capacité de 15 places, alors que seulement 2 participants seront physiquement présents au bureau ?

Et si 15 participants sont susceptibles d’assister en personne, comment appliquez-vous la distanciation sociale dans une salle de conférence pleine à capacité (15 salles) ? Vous devrez prendre d’autres dispositions, comme peut-être héberger des participants supplémentaires dans des cubicules vacantes à proximité. Pour y parvenir, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de l’espace de travail.

2) Limitations du « retour au travail » : Un autre moteur de l’évolution des normes de gestion du lieu de travail est probablement la nécessité de stériliser, désinfecter et nettoyer fréquemment les composants du lieu de travail, y compris les cubicules, les bureaux et autres espaces de travail. Pour ce faire, dans l’intérêt de maintenir des lieux de travail sûrs, les gestionnaires de bureau peuvent avoir besoin de fermer périodiquement certaines parties de leurs espaces de travail.

Le défi consiste maintenant à planifier des séances en personne en fonction des calendriers d’entretien des installations. Une salle de conférence d’une capacité de 15 personnes peut ne pas être programmée pour être utilisée par une autre équipe. Pourtant, il reste « inutilisable » pour la séance d’entraînement à venir. Alors, comment contourner ce défi de gestion de l’espace de travail ?

Ajouter de la flexibilité à la gestion de l’espace de travail

L’utilisation d’un logiciel flexible de gestion et de réservation de salles, de concert avec des écrans tactiles d’affichage de salle, pourrait être la réponse parfaite. Ces appareils en ligne, connectés à Internet et compatibles WiFi de DeskFlex permettent aux planificateurs d’événements de décider du meilleur moment pour planifier un événement.

De plus, l’intégration de MS Exchange et Outlook garantit que les sessions sont planifiées et que les réservations d’espace de travail sont effectuées. Uniquement autour des installations « utilisables » – celles qui ne sont pas réservées par d’autres équipes. Et ceux qui ne sont pas marqués « réservés » ou « indisponibles » en raison d’un nettoyage et d’une désinfection programmés.