Blog
4 Funzionalità cruciali del software per la prenotazione della scrivania per ottimizzare l'utilizzo dello spazio in ufficio
Alberghiero ha cominciato a regnare negli uffici negli anni 90. Tra i primi esecutori c’erano società di contabilità e consulenza. Oggi molte aziende traggono grande vantaggio da questo sistema affittando i propri spazi e le proprie strutture.
Per molte aziende, soprattutto quelle più piccole, l’ottimizzazione dell’uso dello spazio è fondamentale. Non importa quanto piccolo sia il costo dell’affitto, ogni metro quadrato inutilizzato è una spesa che gli imprenditori devono massimizzare.
Se il tuo ufficio si trova nel cuore della città, i costi immobiliari possono salire alle stelle. Sebbene il sottoutilizzo sia un problema comune a molte organizzazioni, la sua soluzione è a portata di mano.
Il team leader dovrebbe considerare di ridefinire il layout dell’ufficio e integrarlo con la giusta tecnologia: il software alberghiero. Questa innovazione può aiutare le aziende a risparmiare sui costi immobiliari, sulle spese di utilità e sull’utilizzo dello spazio.
Cos’è il sistema alberghiero?
Alberghiero è un sistema di gestione dell’ufficio in cui i dipendenti prenotano dinamicamente uno spazio di lavoro di cui hanno bisogno per orari o giorni specifici. Elimina la necessità di una scrivania assegnata a un membro del team. Chiunque può utilizzare una scrivania o una stanza dopo che l’utente corrente ha terminato l’orario programmato.
Pertanto, anche con poche stanze e spazi, ognuno può portare a termine il proprio compito.
Perché un uso efficiente dello spazio ufficio è fondamentale per la tua azienda?
È essenziale comprendere le variabili che influenzano la pianificazione e la gestione dello spazio. Gli spazi ufficio tradizionali rinunciano all’uso esclusivo di cubicoli e scrivanie ai propri dipendenti; oggi non è più così.
Per i luoghi di lavoro moderni, il software alberghiero rende così conveniente adottare un’impostazione di lavoro agile che i datori di lavoro non hanno bisogno di essere in ufficio in determinati giorni. Possono lavorare da casa o ovunque si trovino in questo momento.
Ecco alcune metriche di utilizzo dello spazio che potresti prendere in considerazione:
- Picco di utilizzo giornaliero dello spazio: questo è il numero massimo di dipendenti e visitatori che entrano in ufficio in un dato momento.
- Metraggio quadrato totale: le dimensioni effettive di una struttura in termini di metratura utilizzabile (ad es. sale riunioni, magazzini, uffici, ecc.)
- Numero medio di dipendenti e visitatori: con le funzionalità di analisi e rapporti, puoi ottenere il numero medio di dipendenti e visitatori che utilizzano spazi specifici in un dato momento.
- Aree ad alto traffico: queste aree hanno il più alto traffico pedonale e la densità di membri del personale o visitatori rispetto all’intero ufficio.
- Densità: si riferisce a quanti dipendenti o visitatori si trovano in una determinata area del tuo ufficio in un dato momento.
Tieni presente che queste sono metriche che puoi facilmente osservare.
Puoi esportare analisi mensili, settimanali o anche giornaliere in un foglio di calcolo o PDF con il tuo software alberghiero.
Ciò fornisce un rapporto dettagliato sull’utilizzo dello spazio in ufficio e porta a una migliore gestione dello spazio.
Ci sono molte ragioni per cui sono importanti per la tua attività:
Migliore esperienza per dipendenti e visitatori
Uno spazio di lavoro ottimizzato è uno spazio di lavoro produttivo. Ciò significa avere uno spazio facile da navigare e che consente meno distrazioni. Queste distrazioni possono essere la mancanza di privacy, che influisce sulla concentrazione.
Inoltre, significa anche un luogo di lavoro che dia priorità alla sicurezza e garantisca che i dipendenti si sentano a proprio agio. Quando i dipendenti sono più felici sul lavoro, è più probabile che forniscono i loro migliori risultati.
- Salute e sicurezza
Durante la pandemia, molte organizzazioni hanno adottato software di utilizzo della stanza per adattarsi alle misure di distanziamento sociale.
Molte aziende hanno utilizzato queste app per applicare modelli di lavoro ibridi e incoraggiare i dipendenti a lavorare da casa. Tuttavia, possono essere utilizzati anche per altri scopi come il tracciamento dei contatti.
- Migliore gestione della pianificazione delle spese
Il software alberghiero consente ai gestori di ottenere rapporti analitici dettagliati sull’utilizzo degli spazi nei propri uffici. Con questi dati, possono ridurre le spese inutili e riutilizzare le aree sottoutilizzate.
Di conseguenza, i manager possono prendere decisioni più convenienti tenendo conto delle operazioni quotidiane e della sicurezza dei membri del team. Ciò si traduce in minori costi e migliori risparmi.
Come il software di prenotazione da scrivania ottimizza lo spazio sottoutilizzato dell’ufficio
I sistemi software alberghiero possono essere preziosi per le aziende che adottano modelli di lavoro flessibili.
Questo perché le aziende e le startup agili comprendono la necessità di sfruttare al meglio tutte le risorse disponibili. A causa dei recenti eventi globali, anche l’utilizzo dello spazio è fondamentale per garantire la sicurezza dei lavoratori e dei visitatori.
Ecco come le app per la prenotazione ti consentono di utilizzare lo spazio in modo più efficiente:
Il software alberghiero fornisce una panoramica degli spazi disponibili
Gli errori di prenotazione possono, e spesso si verificano, in tutti gli uffici. Questo è vero se il sistema di prenotazione non è automatizzato.
Tuttavia, con un’app di prenotazione alberghiera, i dipendenti possono prenotare stanze e scrivania in modo più efficiente. Le app mobili consentono loro di controllare gli spazi disponibili per prenotare, modificare e annullare con il minimo conflitto.
Inoltre, consente anche ai dipendenti di controllare gli spazi disponibili prima di prenotarli. Esportando i dati, i manager possono evidenziare e incoraggiare i dipendenti a prenotare spazi di lavoro specifici che altrimenti rimarrebbero inattivi.
Un’app alberghiero con una funzione di accesso singolo fornisce uno strumento conveniente per i dipendenti.
In un ambiente di lavoro ibrido, gli spazi ottimizzati forniscono un ambiente più produttivo e conveniente per i lavoratori. Le app di pianificazione delle sale possono aiutare a creare questo ambiente.
Queste applicazioni lo fanno creando un sistema di archiviazione semplificato che consente agli utenti di accedere alle informazioni condivise. Con una directory centrale, i dipendenti necessitano solo di una password per accedere agli strumenti di cui hanno bisogno.
Questi riducono i costi e fanno risparmiare tempo, rendendoli ottimi strumenti per la produttività.
Il software alberghiero si integra con i sensori per le metriche di utilizzo dello spazio in tempo reale.
I dati auto-segnalati non sono affidabili, ma i sensori possono tracciare dati preziosi in modo molto più efficiente.
Il software alberghiero si integra con sensori che visualizzano la disponibilità dello spazio di lavoro in tempo reale. Questi sensori possono inviare dati a una rete centrale in grado di generare un rapporto di analisi.
Questi rapporto forniscono ai manager i dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni cruciali per ottimizzare i luoghi di lavoro.
La gestione semplificata delle risorse consente ai gestori di tenere traccia dell’inventario e delle attrezzature.
Le aziende devono gestire le proprie risorse in modo efficiente. Sebbene si estendono a scrivania e sale riunioni, includono anche proiettori, monitor, stampanti, ecc.
Oltre alle stanze e alle scrivanie, i dipendenti possono anche richiedere la prenotazione di queste attrezzature nel software alberghiero. Il sistema avvisa il personale designato, che può effettuare il check-in per vedere il programma.
Ciò consente inoltre ai manager di sapere se alcune attrezzature vengono utilizzate frequentemente e di adeguarsi di conseguenza alle esigenze dei dipendenti. Questo può essere qualsiasi cosa, dai proiettori alle stampanti o persino ai monitor.
Lo spazio ufficio è una risorsa che i manager dovrebbero utilizzare in ogni modo possibile. La grande notizia è che l’ottimizzazione del tuo spazio di lavoro ibrido non deve essere complicata.
Uno dei modi migliori per misurare l’ottimizzazione dello spazio è con l’aiuto dei sistemi di prenotazione alberghiera. Sebbene forniscono un’opzione eccellente per spazi di lavoro ibridi e lavoratori remoti per alternare i turni di lavoro d’ufficio, possono fare molto di più.
Con dati in tempo reale e un sistema di pianificazione efficiente, puoi utilizzare questi spazi per assicurarti che non siano inattivi.
L’innovativo software DeskFlex ha queste caratteristiche e molto altro grazie alla sua personalizzazione. Fornisce servizi di programmazione personalizzati per aziende con esigenze specifiche nei loro sistemi organizzativi.
Per scoprire di più, contattaci oggi.