7 migliori pratiche alberghiera in ufficio che ogni organizzazione dovrebbe conoscere

Le planimetrie aperte e alberghiere, note anche come prenotazioni della scrivania, offrono numerosi vantaggi all’ufficio. Ciò include una migliore collaborazione e una riduzione dei costi immobiliari. Ma per raggiungere questo obiettivo, i leader aziendali devono implementarlo in un modo da cui l’organizzazione e i membri del team possano trarre vantaggio.

Dopo esserti assicurato che sia appropriato per la tua attività, devi assicurarti che il tuo piano di implementazione tenga conto dei diversi fattori esistenti. Alcune organizzazioni vogliono ridurre le spese immobiliari e migliorare gli spazi degli uffici, mentre altre vogliono un team più flessibile. In ogni caso, dovrai consentire ai tuoi dipendenti di trovare un’area tranquilla e produttiva e un’area per riunioni e collaborazione.

I cambiamenti dell’ufficio richiesti per una riuscita iniziazione di sistema alberghiero inoltre sostengono. Tuttavia, mobilità non significa solo lavorare da casa. Potrebbe anche voler dire trovare l’app giusta per prenotare una scrivania in ufficio. Oppure potresti essere in grado di connettersi senza problemi al software di videoconferenza se i tuoi compagni di squadra sono fuori ufficio.

Vuoi assicurarti che la tua nuova strategia di ufficio soddisfi le diverse esigenze e aspettative dei membri del team. Per renderlo possibile, ecco sette practice che dovresti conoscere.

1: Creazione di diversi tipi di spazi

Quando si parla di spazi di lavoro efficaci, una configurazione non è sufficiente. È necessario disporre di una varietà di spazi, soprattutto se si considerano le esigenze dei diversi membri del team. Ad esempio, in pochi giorni, un marketer potrebbe fare brainstorming su nuovi progetti con altri membri del team. Oppure potrebbe dover lavorare con un altro dipartimento per eventi fuori sede e avrebbe bisogno di tempo da solo per portare a termine il materiale necessario. Queste due situazioni richiedono spazi diversi in cui lavorare e dovresti averli nel tuo ufficio.

Con il software alberghiero, puoi facilmente supportare i membri del tuo team i cui ruoli richiedono un elevato livello di flessibilità. Consentire loro di scegliere tra più spazi consentirà loro di essere più produttivi. Il sistema li aiuterà a proteggere la loro area, che si tratti di un comodo sedile, di luoghi di lavoro socialmente attivi o di lunghe scrivanie.

2: Consentire la personalizzazione

Dai un’occhiata agli uffici tradizionali. Probabilmente troverai diversi modi in cui i membri del team hanno contrassegnato le tabelle come il loro territorio. Possono essere foto, disporre oggetti personali sul tavolo o dare un tocco personale. Le persone dovrebbero aspettarsi che questo tipo di organizzazione del lavoro non consenta spazi personalizzati.

Questo sistema di lavoro apre la porta a idee di archiviazione uniche. Aiuta i facility manager a fornire un’area separata che consente una varietà di personalizzazioni. Un forum recente ha rilevato che un ufficio arricchito in cui i dipendenti possono personalizzare il proprio ambiente di lavoro porta a un aumento del 15% della produttività.

3: Adozione di un software alberghiero consolidato

Non succede niente di peggio che presentarsi al lavoro ogni mattina senza una stagione sicura per la giornata. Potrebbero esserci spazi liberi per te, ma potrebbero non essere adatti e favorevoli a lavorare in modo produttivo.

Questo è un problema comune nella configurazione tradizionale degli spazi ufficio. Quando i facility manager designano un posto permanente per tutti i membri del team, ad alcuni potrebbe non piacere la loro area. I diversi fattori includono illuminazione, rumore, dimensioni dello spazio, accessibilità ad altre attrezzature e strumenti e persone intorno. Ciò porta a membri del team demotivati ​​e una bassa produttività complessiva.

Con il giusto software alberghiero in ufficio, puoi implementare comodamente una base “primo arrivato, primo servito” per i membri del tuo team. L’incertezza è davvero stressante per alcune persone e l’uso di un sistema appropriato può aiutarle a evitare situazioni improbabili. Ad esempio, un team ha bisogno di collaborare o discutere un progetto ma non riesce a trovare uno spazio. Possono utilizzare l’app e trovare la camera migliore per ospitare il loro gruppo o determinare quale sarà presto disponibile.

Le aziende desiderano disporre di sistemi che semplificano notevolmente il loro processo di prenotazione. E con l’avanzare della tecnologia, anche i modelli ibridi si sono evoluti per essere più semplici, ricchi di funzionalità e personalizzabili. Le caratteristiche di un software ideale per l’ospitalità desktop includono:

• Rilevamento e prenotazione degli spazi di lavoro in base alle autorizzazioni dell’utente

• Visualizzazione delle sale disponibili in base a disponibilità, tipologia e ubicazione
• Visualizza foto, mappe dei piani e dettagli collegati a ogni spazio

4: Abilitazione delle notifiche per tutti i check-in mancati e le prenotazioni abbandonate

L’adozione di un software di prenotazione dell’ufficio aiuta a ridurre il rischio di aver bisogno di uno spazio di lavoro che potrebbe non essere disponibile, i membri del team spesso prenotano stanze o aree “per ogni evenienza” ne hanno bisogno. Questa pratica porta potenzialmente a spazi di lavoro non presidiati e, infine, a una significativa diminuzione della produttività, delle vendite o del ritorno sull’investimento.

La configurazione alberghiera che impone un semplice processo di check-in e check-out aiuta a identificare la presenza per le prenotazioni programmate. In soli 15 minuti dopo ogni prenotazione programmata, puoi riaprire lo spazio a chi lo utilizza. Monitorare l’utilizzo dello spazio è abbastanza semplice con il software giusto.

5: fare un uso eccellente dei rapporti sull’utilizzo

Gli spazi sottoutilizzati comportano solo maggiori costi e il principale motore del passaggio globale alla pratica dell’ospitalità in ufficio è l’eliminazione dello spazio sottoutilizzato.

I gestori di strutture e i proprietari di aziende possono prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare l’utilizzo dello spazio attraverso rapporto che acquisiscono e analizzano le informazioni sull’utilizzo. Le applicazioni ei sistemi software registrano automaticamente la cronologia delle prenotazioni e dell’utilizzo e generano un riepilogo delle prenotazioni degli uffici.

Nel complesso, l’uso intelligente di rapporto del software di prenotazione delle sale ti aiuta a eliminare gli spazi non necessari o a migliorarli in base alle preferenze dei membri del tuo team.

6: Mantenere l’ambiente di lavoro sicuro e pulito

I dipendenti spesso si spostano da un posto all’altro e così facendo riportano molti germi in ufficio. Ciò aumenta le possibilità di diffusione della malattia, soprattutto ora che è in corso una crisi sanitaria.

I membri del team devono conoscere i fondamenti di una buona igiene e l’azienda deve investire in servizi regolari di pulizia profonda.

Inoltre, il tuo sistema software deve disporre di funzionalità per la pianificazione automatizzata della pulizia e della sanificazione. Può venire come un allarme o rilevare i nuovi posti liberi e mantenerli non disponibili fino a quando non vengono disinfettati.

7: Coinvolgere i membri del tuo team prima della transizione

Il cambiamento è difficile in quanto può essere significativo e di grande impatto. Anche se tutte le persone coinvolte nel cambiamento credono in un risultato positivo, sarà comunque difficile. D’altra parte, se i membri del tuo team non sono favorevoli alle modifiche proposte, il processo sarà più difficile o un completo fallimento. Ecco alcuni passaggi di base di cui potresti aver bisogno:

• Coinvolgi i membri del tuo team nel passaggio all’ospitalità d’ufficio, in particolare quelli che saranno fortemente colpiti.

• Raccogli più opinioni che puoi: contributi da un piccolo gruppo o da un team rappresentativo.

• Creare un test per vedere, su piccola scala, come stanno andando le cose.Attraverso di esso, puoi imparare dai tuoi errori prima che influiscono in modo significativo sulla tua azienda o organizzazione.

• Assicurati di avere una strategia efficiente per combattere eventuali problemi e gettare solide basi.

Le migliori pratiche per l’ospitalità in ufficio e il sistema software di prenotazione della scrivania non stanno solo creando spazi aperti per la collaborazione; riducono solo i costi immobiliari. È una strategia globale per i luoghi di lavoro moderni per ottenere un processo interno sistematico, completo e accurato. Secondo la ricerca, le migliori pratiche discusse in questo articolo sono le più efficienti. E, naturalmente, con la tecnologia e le tecniche giuste, puoi avere un ufficio flessibile, produttivo ed economico.