Ambiente di lavoro ibrido post-pandemia: perché la tecnologia del software di prenotazione della scrivania è più importante che mai

Più di un anno dopo l’inizio della pandemia di COVID-19, molte persone sono state infettate e, fortunatamente, la maggior parte è sopravvissuta. Ora che la maggior parte delle persone ha ricevuto i vaccini, molte organizzazioni stanno passando al loro ritorno sicuro sul posto di lavoro.

I programmi di vaccinazione hanno iniziato la piena riapertura e il ripristino degli standard di lavoro globali, soprattutto in alcune parti degli Stati Uniti che hanno già raggiunto la soglia del 70%. Di conseguenza, gli imprenditori devono rivalutare le strategie di pianificazione del team, gestione delle prestazioni e esperienza dei dipendenti.

Di fronte a sfide senza precedenti nel mantenimento dei protocolli durante la piena riapertura, come possono superarlo con successo?

Esaminiamo come un sistema di prenotazione della scrivania può essere uno strumento efficace per una transizione graduale dal lavoro a casa al lavoro in ufficio in un ambiente ibrido.

Cambiamenti nel concetto di posto di lavoro in meglio

Molte organizzazioni lungimiranti sono passate dai cubicoli ai layout di uffici aperti negli ultimi anni, anche prima che la pandemia colpisse. Invece, hanno iniziato ad adottare tecniche di lavoro dinamiche, come il lavoro flessibile e basato sull’attività. E con la pandemia, questi approcci stanno diventando parte integrante della modernizzazione del posto di lavoro per sempre.

Configurazione del lavoro pre-pandemia

Prima che il Coronavirus prenda il controllo del mondo, potresti essere pronto per lavorare in ufficio alle 9:00. Dovresti lavorare alla tua scrivania dedicata, partecipare a riunioni faccia a faccia e chattare quotidianamente con i tuoi colleghi. Quindi, quando l’orologio segna le 17:00, probabilmente saresti tornato a casa e ripeteresti lo stesso ciclo ogni giorno per anni. A volte potresti pensare di lavorare in remoto, ma il tuo manager potrebbe essere scettico sulla produttività dei dipendenti che lavorano fuori dall’ufficio.

Tuttavia, quando hai sperimentato il lavoro da casa a causa della pandemia, la tua azienda ha adottato senza problemi il lavoro a distanza. Sebbene ci fossero sfide nelle riunioni e nella comunicazione digitali nella tua organizzazione, avresti già navigato in questo.

Durante l’impostazione del lavoro pandemico: lavoro a distanza (lavoro da casa)

Ormai, probabilmente lavori da casa da più di un anno. Puoi abituarti alle riunioni virtuali, lavorare in pantaloncini e infradito e goderti il ​​comfort del tuo divano. Certo, ci possono essere momenti in cui perdi le interazioni con i tuoi colleghi, ma in qualche modo l’happy hour virtuale colma il divario.

L’obiettivo principale per i leader aziendali ora è determinare come riportare i propri dipendenti sul posto di lavoro senza mettere a rischio la loro salute. L’impostazione di lavoro tradizionale non è la soluzione migliore per la situazione. Quindi la grande domanda è: come prepari il tuo ufficio per la transizione verso l’ambiente di lavoro ibrido?

Forse alcune delle tue liste di cose da fare sono politiche igienico-sanitarie e di pulizia regolari obbligatorie, pianificazione del lavoro alternativa e uso degli EPI. Inoltre, alcune organizzazioni stanno valutando la possibilità di modificare le proprie strategie immobiliari e di acquisire una sede. Ma questa idea può costargli molto. Indipendentemente da come affronti queste preoccupazioni, influirà in modo significativo sul tuo posto di lavoro nell’era post-pandemia.

La nuova configurazione degli uffici dopo il 2021

Le proposte e le idee su come funzionerà un ambiente di lavoro ibrido in futuro abbondano. A causa della considerazione della salute e del mandato del governo, la maggior parte delle persone concorda sul fatto che le cose devono cambiare. Molti dei tuoi dipendenti potrebbero anche abituarsi a lavorare in remoto ed essere riluttanti a lavorare in ufficio. Ma non tutti i dipendenti vogliono lavorare da casa tutto il tempo. La maggior parte dei dipendenti preferisce ancora lavorare in ufficio quasi tutti i giorni e avere tempo per lavorare da casa negli altri giorni. In breve, la maggior parte di loro preferisce lavorare in un ambiente di lavoro ibrido.

Tuttavia, alcuni datori di lavoro potrebbero non essere d’accordo con il lavoro da casa, affermando che può ridurre la collaborazione, la comunicazione e la cultura aziendale. Ma tutto può succedere con un’adeguata pianificazione, preparazione e cooperazione. Quindi è sicuro affermare che il futuro del posto di lavoro potrebbe ancora essere un paradiso per la collaborazione e l’interazione. I dipendenti a distanza potrebbero essere ancora alla massima produttività. Tutto è realizzabile con un sistema e una tecnologia adeguati, come uno strumento di pianificazione online in grado di supportare il nuovo modo di lavorare.

Tecnologia software essenziale per la prenotazione dei posti per una transizione senza interruzioni

Un nuovo modo di lavorare richiede soluzioni innovative. Il posto di lavoro post-pandemia richiede soluzioni che semplificano la flessibilità e la gestione dell’utilizzo dello spazio di lavoro. Attualmente, le istituzioni stanno ricevendo aiuto da un sistema di prenotazione di sale riunioni online per soddisfare queste esigenze. Inoltre, un eccellente strumento di prenotazione delle camere online facilita in modo efficiente le strategie necessarie per una transizione sicura e senza intoppi. Guarda cosa può offrire:

software per il servizio clienti

I giorni in cui si lavorava a una scrivania permanente e si sedeva uno accanto all’altro sono finiti. Poiché un modo efficace per prevenire l’infezione da virus è attraverso il distanziamento fisico, i leader aziendali devono riorganizzare le scrivanie che manterranno la distanza di 2 metri tra di loro.

L’hot desking è un sistema che consente di disabilitare una scrivania per le prenotazioni in modo che i lavoratori possano occupare automaticamente lo spazio sicuro. Supporta anche il lavoro flessibile o basato sulle attività che i dipendenti post-pandemia cercano quando tornano in ufficio. Questo software di prenotazione della scrivania semplifica il sistema.

• Consente a te e ai membri del tuo team di prenotare uno spazio di lavoro disponibile ora o in un secondo momento in modo da poter pianificare il tempo in ufficio senza problemi.
• Prenota una scrivania con un giorno o una settimana di anticipo in modo da non doverlo fare ogni volta che devi lavorare in ufficio.
• Trova rapidamente i tuoi compagni di team senza i loro posti dedicati utilizzando il software di prenotazione della scrivania basato sul Web o l’app per la prenotazione delle sale.
• Il team appropriato e software di pianificazione delle sale Microsoft per ridurre la densità del posto di lavoro.
• Concedi tempo sufficiente per pulire e disinfettare gli spazi di lavoro tra un utilizzo e l’altro.
• Avvisa automaticamente il team addetto alle pulizie quando è necessario pulire una sala.
• Consente di creare politiche di pulizia sistematiche per ogni area di lavoro.

App gratuita per la prenotazione della scrivania

Un’app di prenotazione gratuita può aiutare rapidamente i dipendenti a passare alla tecnologia software di hot desking. I dipendenti da remoto possono comunque navigare nel software di prenotazione di posto anche a casa, al bar o in viaggio. Possono facilmente:

• Prenota una scrivania in loco o prima del loro arrivo in ufficio per dedicare solo le ore necessarie al lavoro;
• Elimina la trasmissione di virus;
• Meno interazione personale durante il check-in in uno spazio di lavoro;
• Fai il check-in a un tavolo in pochi tocchi;
• Risparmi tempo quando cerchi una scrivania o un membro del team.

Software per la pianificazione delle sale

Man mano che la tua azienda riprende a funzionare con l’intera operazione, devi contare il numero di giorni prima di trovarti in una sala riunioni a causa del flusso di prenotazioni programmate da altri dipartimenti. Ovviamente, quando lavori ancora da casa, le riunioni virtuali sono di gran moda e anche quando ti incontri tutti i giorni, non devi preoccuparti del virus. Ma ora che le persone sono fisicamente presenti sul posto di lavoro, il rischio è molto alto, in particolare per chi non è stato vaccinato. Pertanto, l’organizzazione di una riunione di gruppo faccia a faccia richiede una distanza di sicurezza e un adeguato sistema di prenotazione delle riunioni.

Il software di pianificazione delle sale è un potente programma che ti consente di gestire la tua sala riunioni, soprattutto se si considera la sicurezza di tutti. Inoltre, un sistema di prenotazione delle sale conferenze è uno strumento efficiente per:

• Trova velocemente una camera libera utilizzando il sito di prenotazione in pochi click;
• Utilizzando una schermata del gestore della sala, puoi visualizzare le prenotazioni attuali e future per una sala specifica in modo da sapere il momento migliore per pianificare la tua riunione;
• Limitare i partecipanti alla riunione per adattarsi al distanziamento fisico all’interno della stanza;
• Prenotare l’attrezzatura contestualmente alla prenotazione della sala, in modo da non dover contattare il personale preposto;
• Avvisa automaticamente il personale addetto alle pulizie quando è necessario pulire una stanza;
• Concedi tempo sufficiente per pulire e disinfettare le sale riunioni tra un utilizzo e l’altro;
• Consente a te e ai membri del tuo team di prenotare una sala riunioni disponibile ora o più tardi in modo da poter pianificare l’orario di ufficio senza problemi;

Trova rapidamente la stanza dei tuoi compagni di team utilizzando il software di prenotazione basato sul Web o su app.

Applicazione gratuita per la pianificazione della sala conferenze

La prenotazione delle sale riunioni è più semplice con un’app gratuita per la pianificazione delle sale conferenze. Proprio come il software di prenotazione delle sale basato sul Web, ti fa risparmiare tempo quando hai bisogno di una sala riunioni. La cosa migliore è che puoi goderti il ​​sistema ovunque e in qualsiasi momento. Ecco alcuni dei modi in cui può aiutarti a superare la tua giornata lavorativa nella “nuova normalità”:

• Prenotare uno in loco o prima del loro arrivo in ufficio per dedicare solo le ore necessarie al lavoro;
• Elimina la trasmissione di virus;
• Interazione meno personale durante la conferma dell’invito alla riunione;
• Fai il check-in in una sala in pochi tocchi
• Ti avvisa quando ci sono modifiche alla riunione programmata, anche quando non sei in ufficio

Risparmia tempo quando cerchi una sala o un membro del team.

Software per la gestione dei vaccini

Ogni governo nel mondo si sforza di fornire vaccini a tutta la sua gente. I paesi che hanno somministrato iniezioni di vaccino alla maggior parte della loro popolazione possono ora eliminare le coperture per il viso e possono aspettarsi un rischio inferiore di contrarre l’infezione. Ma come abbiamo detto, non tutti sono disposti a vaccinarsi.

Pertanto, i leader aziendali devono monitorare la cronologia delle vaccinazioni di ciascuno dei membri del loro team per garantire che tutti siano al sicuro. Il software di gestione dei vaccini è stato creato appositamente per fare questo. Ti aiuta in modo efficiente:

• Tiene traccia e monitora la cronologia delle vaccinazioni dei tuoi dipendenti, incluso il vaccino COVID-19;
• È una funzionalità software essenziale che supporta le funzionalità di tracciamento dei contatti e mantiene i protocolli di sicurezza sul posto di lavoro;
• Informarti sul programma di vaccinazione imminente del membro del tuo team o sulle dosi di richiamo imminenti tramite e-mail e notifiche di testo;
• Fornisce aggiornamenti in tempo reale sulla cronologia delle vaccinazioni dei membri del tuo team;
• Genera un elenco di tutti i dipendenti con categorie di vaccini che includono data di vaccinazione, necessità di richiamo, tipo di vaccino, data di somministrazione delle dosi di richiamo e completamento della dose di richiamo e Snellisce la procedura di vaccinazione per i membri del suo team e si assicura che si attengono alle loro dosi;
• Facile gestione del vaccino con una piattaforma di monitoraggio e  della gestione del vaccino che tiene traccia del processo di vaccinazione del membro del team dalla registrazione, alla somministrazione della dose iniziale alla dose finale e al monitoraggio dei sintomi e delle reazioni;
• Ha una gestione dei contatti affidabile che ti aiuta a rispondere alle domande più frequenti e a sfruttare e-mail/SMS per il coinvolgimento dell’azienda, l’idoneità ai vaccini e i sondaggi sulla salute.

Conclusione

Le persone hanno bisogno di lavorare e non tutte le persone hanno il privilegio di lavorare da casa. Pertanto, sono ancora necessarie le migliori misure sanitarie e precauzionali per un luogo di lavoro sicuro.
In DeskFlex, siamo qui per aiutarti a incoraggiare i tuoi dipendenti e le organizzazioni a mantenere una distanza di sicurezza per un sicuro ritorno al lavoro e ridurre la minaccia di contaminazione da virus in ufficio.

Il software DeskFlex per la pianificazione delle sale e delle scrivanie dispone di tutte le funzionalità tecnologiche essenziali sopra menzionate per supportare gli ambienti di lavoro ibridi e aiutarti a implementare le politiche di sicurezza sanitaria necessarie. Tornare in ufficio non è una passeggiata, ma quando si è dotati delle conoscenze adeguate e del software di pianificazione delle sale e delle scrivanie, la tua attività tornerà alle normali operazioni aziendali in pochissimo tempo.