DeskFlex essenziale Guida per ottimizzare l'uso di un sistema di pianificazione delle riunioni

Se sei il responsabile dell’ufficio di una grande azienda, hai bisogno di un sistema di prenotazione affidabile per elaborare in modo rapido e accurato le prenotazioni e altre apparecchiature. Inoltre, una schermata di prenotazione della sala riunioni pratica e durevole è vantaggiosa per l’operazione. Ciò aiuterà i membri del tuo team a pianificare la sala riunioni utilizzando l’interfaccia del dispositivo.

La visualizzazione della pianificazione della sala riunioni DeskFlex consente di gestire le risorse dell’ufficio in modo trasparente ed efficiente, invece di elaborare manualmente il servizio di prenotazione della sala. In questo blog leggerai una guida più completa per comprendere i migliori servizi che DeskFlex può offrire alla tua azienda.

Caratteristiche principali della prenotazione della sala riunioni DeskFlex

DeskFlex è un’applicazione di gestione delle prenotazioni che gestisce postazioni di lavoro, scrivanie, sale conferenze e sale riunioni. Il tuo ufficio può sfruttare le seguenti funzionalità chiave del software di prenotazione delle sale riunioni:

Funzionalità di check-in veloce e semplice.

Il processo di check-in e check-out può richiedere rispettivamente pochi secondi. Dopo aver effettuato l’accesso e la disconnessione, i tuoi dipendenti possono controllare rapidamente le informazioni sulla schermata principale. I membri del team possono anche cercare i colleghi utilizzando i dettagli per nome, categoria o ID di accesso nell’interfaccia della barra di ricerca del sistema di prenotazione DeskFlex.

Efficiente punto e fare clic su mappe

L’applicazione per la prenotazione della sala riunioni DeskFlex mostra una mappa interattiva dell’ufficio. I punti rappresentano i segnaposto e i punti colorati corrispondenti rappresentano la tua disponibilità, che contiene anche alcuni dettagli della prenotazione. I punti rossi rappresentano l’area attualmente in uso. I punti verdi indicano che il sito è disponibile per la prenotazione, mentre i punti grigi indicano che lo spazio è riservato. Inoltre, gli amministratori possono assegnare una scrivania o una sala permanente a una persona o a un team. Un punto blu sulla mappa 3D interattiva indicherà un utente permanente di quello spazio specifico.

Accessibilità PABX

Utilizzando il software di prenotazione delle sale riunioni DeskFlex, gli utenti possono effettuare la prenotazione delle sale online con l’attrezzatura telefonica relativa alle scrivanie dell’ufficio. Il sistema si integra con diverse società di telecomunicazioni giganti, inclusi i produttori di PBX Avaya, Nortel o Cisco:

• Le tue chiamate andranno direttamente al tua scrivania riservata.
• Le tue chiamate esterne sono consentite solo dopo aver effettuato l’accesso.
• Verrai disconnesso immediatamente e automaticamente durante la notte se non ti disconnetti al momento giusto.
• Varianti PBX supportate

Browser Web e accesso locale tramite chioschi

Il chiosco DeskFlex rende molto più facile scegliere uno spazio di lavoro vicino a un collega o nello spazio desiderato sul posto di lavoro. Un’altra opzione è prenotare in anticipo una scrivania a casa tua tramite l’intranet aziendale utilizzando un’applicazione di prenotazione della sala riunioni. Puoi anche trovare colleghi con cui lavorare tramite il software di prenotazione riunioni DeskFlex.

Sincronizzazione stazione di lavoro in tempo reale

Se disponi di spazi di lavoro liberi e disponibili, hai la possibilità di assegnare in modo che l’intero team possa accedere a stazione di lavoro specifiche quando necessario, sia in viaggio che in telecomunicazioni. I dipendenti possono controllare lo stato di avanzamento degli appuntamenti in tempo reale per assicurarsi di avere un posto di lavoro, dove parcheggiare e altre attrezzature per ufficio necessarie da utilizzare tramite il software di pianificazione delle riunioni.

Prenotazioni in loco e anticipate

I dipendenti possono scegliere e allocare in anticipo le aree di lavoro in modo conveniente per una data specifica o un insieme di date attraverso la visualizzazione della disponibilità della sala riunioni del sistema. Per gli spazi di coworking, il sistema ti aiuta anche a separare blocchi di aree a tariffe ridotte per organizzazioni affiliate, prenotazioni di team o attività speciali. Configura le date di sospensione delle scorte tramite la visualizzazione della disponibilità della sala riunioni in modo da sapere quando recuperare eventuali forniture. Dopo la riunione, le strutture inutilizzate nello spazio ufficio possono essere restituite immediatamente.

Gestione e rapporti dei dati relativi all’occupazione

Un sistema di prenotazione di sale riunioni e scrivania consente misurazioni affidabili dell’occupazione in generale o sotto forma di posti. La funzionalità di rapporto e analisi genera il numero totale di prenotazioni, cancellazioni, modifiche e altri perimetri allo sportello.

Puoi ottimizzare gli spazi degli uffici in base al comportamento e alla domanda dei tuoi dipendenti o clienti. Puoi creare fatture e contratti utilizzando un affidabile sistema di prenotazione di sale riunioni e tavoli per società di coworking e noleggio. Possono essere scaricati e assemblati facilmente con più cliente.

Un sistema di prenotazione delle sale che fornisce informazioni sull’utilizzo degli spazi e sulla dinamica delle prenotazioni e dei rinvii può consentire al management di comprendere meglio le esigenze degli uffici e programmarlo per prestazioni migliori.

Orari e pianificazione affidabili delle sale conferenze

Il sistema di prenotazione delle sale riunioni di DeskFlex fornisce una soluzione solida per coordinare e gestire le strutture dell’ufficio, le sale riunioni e gli strumenti per ufficio per aumentare la produttività dei team. Questo approccio è possibile anche attraverso la pianificazione della sala riunioni. La schermata di prenotazione della sala riunioni offre la massima flessibilità e usabilità. Qualsiasi consumatore può comodamente creare prenotazioni tramite l’intranet o il chiosco della propria azienda. Ad esempio, che l’azienda disponga di dieci sale conferenze. Gli utenti visualizzano l’inventario delle sale ed effettuano prenotazioni nei loro luoghi di lavoro e persino nelle loro case. Il software per spazi riunioni DeskFlex può essere adattato per funzionare con club civici, college o biblioteche in cui gli spazi devono essere assegnati in anticipo.

Ora di Outlook®

Pianificare una conferenza o un’attività può essere davvero impegnativo, ma spesso può essere quasi impossibile portare i partecipanti alla riunione. Ciò che rende tutto questo più difficile è perché sei consapevole degli spazi che puoi utilizzare, ma non li usi. Invece di inviare e-mail in blocco, sempre più organizzazioni e aziende stanno sfruttando i calendari online per soddisfare rapidamente le richieste. I calendari Internet aiutano gli organizzatori di eventi a impostare il momento ottimale per pianificare e avviare un evento attraverso la vista della sala riunioni. Il software per spazi riunioni DeskFlex si collega al calendario di Outlook per consentire la pianificazione delle sale riunioni e gli appuntamenti da eseguire in modo rapido, efficiente e diretto.

Profili per gli utenti

Gli orari sovrapposti e le doppie prenotazioni possono essere fastidiosi, ma la pianificazione della sala riunioni consente agli utenti di vedere gli orari degli altri dipendenti all’interno dell’ufficio. L’implementazione di DeskFlex semplifica la preparazione e la gestione di spazi e strutture. Puoi effettuare, modificare, visualizzare e annullare prenotazioni direttamente dal tuo software per sale riunioni Outlook con un solo clic del mouse: a portata di mano! Puoi anche scegliere di coordinare il tuo programma anche per gli altri.

Vantaggi esemplari dell’utilizzo del sistema di prenotazione

C’è un’enfasi enorme sul lavoro di team, in particolare nel mondo degli affari di oggi a causa della pandemia. Con luoghi di lavoro e colleghi distribuiti in più località geografiche e fusi orari, le sessioni vengono spesso condotte tramite tecnologie come teleconferenze e condivisione dello schermo, spesso tramite un’applicazione del sistema di prenotazione delle sale riunioni.

Sale conferenze, sale riunioni e pod sono diventati un luogo comune in ufficio, il che significa che spesso non sarai idoneo a usarli. In altri casi, potresti aver immaginato di aver prenotato una sala conferenze, solo per scoprire che qualcun altro è già lì quando provi a usarla. Ci sono diversi vantaggi nel fornire un’applicazione per il sistema di prenotazione delle sale riunioni nella tua azienda; questo blog ha delineato alcuni dei buoni vantaggi di averne uno.

Monitorare l’occupazione della sala

Un software efficiente per la prenotazione delle sale può aiutare gli utenti a identificare gli spazi riservati e le sale riunioni, consentendo loro di programmare le riunioni in base alla disponibilità della sala conferenze. Questo metodo preventivo di diagnosi e prevenzione elimina la maggior parte dei problemi di efficienza associati alla localizzazione di un parcheggio.

Suggerimenti per utilizzare in modo efficace l’app del sistema di prenotazione delle sale riunioni

• Incorpora nel tuo calendario e nelle strutture di gestione
• Riduci al minimo le mancate presentazioni o le conferenze abbandonate impostando avvisi e promemoria per organizzatori di riunioni e partecipanti
• Promuovi prenotazioni casuali di sale conferenze tramite RSVP e conferme
• Garantire il monitoraggio e la revisione di routine dell’utilizzo dell’implementazione del sistema
• Utilizzo dei codici QR per verificare i partecipanti durante l’evento della conferenza
• Rivolgiti al supporto tecnico per aggiornamenti software regolari e correzioni di bug quando necessario
• Pianifica un orario per addestrare il tuo team all’uso del nuovo software del sistema di prenotazione di sale e posti presso la tua azienda

Il tuo sistema di prenotazione delle sale conferenze dovrebbe consentire ai membri del tuo team di identificare e prenotare facilmente le risorse dell’ufficio, oltre a riconoscere i colleghi. I sistemi di prenotazione delle sale conferenze completamente automatizzati con funzionalità avanzate possono essere fantastici, ma forse il miglior ritorno sull’investimento è massimizzare la prenotazione delle sale e ridurre le spese immobiliari. Un software professionale che offre queste funzionalità vitali può essere una scelta aziendale più intelligente.

Come piattaforma di gestione delle prenotazioni, DeskFlex offre più di ciò di cui gli utenti hanno bisogno. L’obiettivo è garantire che i gestori di sala possano migliorare le proprie strutture. I visitatori hanno un’esperienza più significativa prenotando sale online che mai. I proprietari di spazi possono aumentare i loro profitti mentre i visitatori sono soddisfatti del servizio rapido e conveniente.

Pensieri finali

È fondamentale fornire una soluzione per la prenotazione delle sale riunioni in un ambiente aziendale che sostituisca le tradizionali strategie di prenotazione delle sale. Con un’efficace soluzione di prenotazione delle sale riunioni, i luoghi di lavoro miglioreranno notevolmente l’efficienza, il morale e l’utilizzo efficiente degli spazi liberi degli uffici.