Come scegliere un software di gestione degli eventi per rendere più efficienti le attività degli organizzatori di eventi

Tenere eventi aziendali e sociali post-pandemia potrebbe essere diverso da prima. La pandemia ha causato un cambiamento nel modo in cui gli organizzatori di eventi organizzano riunioni e convegni. Con i protocolli di conformità Covid in atto, il monitoraggio rigoroso e il controllo della folla sono diventati una priorità.

L’uso del giusto sistema di gestione degli eventi e del software di prenotazione è essenziale per la pianificazione e l’esecuzione di eventi aziendali e sociali di successo. Molti fattori stanno influenzando il risultato di un evento su cui gli organizzatori di eventi devono lavorare.

Gli organizzatori di eventi devono utilizzare gli strumenti di gestione adeguati, incluso il software di gestione degli eventi, perché aumenta la produttività del 27%, la partecipazione del 20% e il margine di profitto in media del 20-30%.

Ma scegliere il giusto software di gestione degli eventi può essere complicato. Ci sono una miriade di opzioni disponibili sul mercato in lizza per la tua attenzione. Con così tanti strumenti gratuiti per la gestione degli eventi online, come puoi scegliere il giusto software di gestione degli eventi per semplificare le attività degli organizzatori di eventi? Quali sono le caratteristiche chiave a cui devi prestare attenzione quando scegli il software giusto per la tua attività di eventi?

Discuteremo i modi e i mezzi per raggiungere la decisione giusta nella scelta del miglior software di prenotazione di eventi in questo articolo.

Sfide comuni nella pianificazione di un evento

Gli organizzatori di eventi fanno molto lavoro quando organizzano un evento, soprattutto se si tratta di un grande evento con molti partecipanti. Prima della positiva conclusione dell’evento, ci sono molte sfide da superare.

Se sei un organizzatore di eventi esperto, probabilmente puoi metterti in relazione con la pressione e lo stress di dover organizzare eventi significativi. Nel frattempo, se hai appena iniziato come organizzatore di eventi, ecco le sfide comuni nella pianificazione di conferenze, seminari, concerti, riunioni, fiere ed eventi speciali come matrimoni, compleanni e incontri sociali.

• mancanza di professionista

La mancanza di un professionista può causare problemi durante il giorno dell’evento. Potresti non essere in grado di determinare l’entità del problema finché non si verifica. Il più delle volte, la mancanza di un evento professionale può comportare una transizione disorganizzata del programma.

Avviare una conversazione con le parti interessate chiave consente di ottenere informazioni complete su ciò di cui hanno bisogno durante l’evento. Può anche aiutare a identificare i ruoli critici da assegnare al tuo team e quanti dipendenti saranno necessari all’evento.

• Spendere troppo il budget

Il budget è l’aspetto più critico di qualsiasi evento. È anche la parte più impegnativa della pianificazione degli eventi. Le modifiche al budget possono verificarsi in modo imprevisto durante il processo di pianificazione dell’evento. È necessario mantenere basse le spese. Confronta l’allocazione del budget e le spese degli eventi passati.

Se non conosci l’azienda, rivedi i vecchi dati sull’allocazione del budget dell’evento e sui costi effettivi per determinare il possibile budget e le stime di spesa che potrebbero verificarsi durante l’evento. È fondamentale valutare tutte le richieste e le modifiche relative agli eventi che potrebbero influire sul budget e sulla pianificazione della pianificazione. La mancata previsione delle modifiche al budget può sabotare il tuo evento.

• Non dare priorità alle attività di rete

La maggior parte dei professionisti aziendali ritiene che le attività di networking abbiano un impatto significativo sul processo decisionale durante la partecipazione all’evento. Indipendentemente dal budget, è essenziale incorporare attività di networking in ogni momento. Ad esempio, allestire veloci tavoli da cocktail in rete a pranzo, pianificare un happy hour alla fine del programma e social lounge in cui i partecipanti possono socializzare e incontrare nuove persone tra un’attività e l’altra. Uno strumento di gestione della sala riunioni può aiutarti con questa attività.

• Non avere piani di riserva per il maltempo

Pioggia, grandinate, tornado e uragani sono solo alcune delle sfide di un evento all’aperto. Tieni sempre a mente una seconda location in caso di pioggia il giorno del tuo evento. La posizione dovrebbe essere vicina e dovrebbe essere un posto dove puoi prenotare all’ultimo minuto.

Se l’evento sta vendendo biglietti, l’assicurazione per eventi o condizioni meteorologiche è vantaggiosa se si sceglie di annullare l’evento a causa del maltempo. Dovrai quindi rimborsare i biglietti. Avere piani di backup ti aiuterà a pensare velocemente. Tutti ti considereranno il supereroe dell’evento che sei già. Avere il miglior software di prenotazione di sale conferenze supporta i tuoi piani. Puoi aggiornarlo in movimento se succede qualcosa inaspettatamente.

• programmazione molto ristretta

Fare una sequenza temporale delle attività dell’evento è uno sforzo fondamentale. Pianificare un programma fitto può esaurire rapidamente i partecipanti e troppo tempo libero può annoiarli. È importante dare la priorità a quali attività sono essenziali e urgenti e su quali attività puoi lavorare in seguito. Un sistema di pianificazione delle strutture può aiutarti a gestire in modo efficiente la pianificazione e le attività.

• Mancanza di esperienza

Tutti iniziano come principianti in tutto, ma perdere l’opportunità di imparare da membri del team più esperti può essere devastante per la pianificazione degli eventi. Come principiante, potresti non avere familiarità con tutto, ma armarti di conoscenza ti darà un vantaggio. Un fattore che influisce sui risultati degli eventi è la mancanza di esperienza lavorativa degli organizzatori di eventi. Puoi iniziare imparando il software di pianificazione delle strutture e, da lì, puoi utilizzare le sue funzionalità innovative per facilitare il flusso delle tue responsabilità.

• Non utilizzare la tecnologia di automazione

Con così tanti aspetti di un evento che necessitano di una gestione approfondita, la tecnologia software di pianificazione degli eventi può aiutare a semplificare le attività pesanti che un organizzatore di eventi deve gestire. Ad esempio, l’utilizzo di una schermata di prenotazione di una sala conferenze consente agli organizzatori di eventi di scoprire quali spazi sono disponibili. Questo permette loro di riservare l’area immediatamente senza dover camminare da una stanza all’altra. Un sistema software di backup può anche aiutare gli organizzatori di eventi a ottimizzare le prenotazioni del sito per facilitare la pianificazione e l’accesso.

Le principali funzionalità da cercare nel software di pianificazione degli eventi

Trovare il miglior software per la prenotazione di eventi può essere difficile a causa dei numerosi fornitori di software. Questa guida ti aiuterà a restringere le opzioni del software di gestione degli eventi fornendo suggerimenti sulla scelta delle funzionalità del software da cercare.

Tuttavia, starà a te valutare quali caratteristiche si adattano meglio alla tua attività quando si tratta di prendere la decisione finale. Le seguenti risorse forniranno a te e alla tua attività di eventi gli strumenti di pianificazione necessari per avere successo e prosperare in un settore così esigente.

1. Pagamenti online facili e veloci

Accetta transazioni online e vieni pagato in pochi minuti invece che in settimane! L’industria degli eventi non fa eccezione alla trasformazione del mondo in un mercato digitale. Accettare bonifici online invece di assegni ti aiuterà a negoziare e fare affari con i tuoi partecipanti in modo più rapido ed efficiente. Il software di prenotazione fornisce un flusso continuo di transazioni e processi online.

2. Automatizza la registrazione dei partecipanti

Con il software di gestione degli eventi e le soluzioni di prenotazione, registrare i nomi dei tuoi ospiti, i partecipanti non sono mai stati così facili. Non c’è bisogno di complicati processi IT o di terze parti. Condividi facilmente informazioni personalizzate sugli eventi come piani, messaggi, attività, sponsor, contatti di eventi, marketing, promozioni e altro ancora.

3. Pannello di gestione degli eventi

Può essere difficile tenere traccia e gestire l’avanzamento del tuo progetto, soprattutto se hai un grande team di eventi. Il sistema di pannello degli eventi del software fornisce metriche per aiutarti ad analizzare rapidamente lo stato dell’intero evento. Ti consente di supervisionare ciò che richiede meno o più supervisione. Utilizzando il software di pianificazione delle sale riunioni, puoi anche pianificare dove vuoi tenere l’evento e quali passi devono ancora essere presi.

4. Invia gli inviti automaticamente

Crea, invia e monitora facilmente gli inviti e le conferme agli eventi per aumentare la partecipazione agli eventi. Puoi facilmente creare, presentare e monitorare inviti a eventi con la funzione Invia inviti del software di gestione degli eventi. L’invio di e-mail di invito all’evento a potenziali ospiti ti aiuterà ad aumentare la registrazione dell’evento e la vendita dei biglietti. Evita di spendere soldi in strumenti di email marketing complicati e inefficienti.

Invierai i tuoi inviti a eventi personalizzati in pochi minuti con lo strumento di invito integrato del software! Puoi anche monitorare il successo dei tuoi inviti. Il tuo team sarà in grado di vedere come stanno andando i tuoi inviti agli eventi e tu avrai l’opportunità di supervisionare. Scopri chi ha un invito, chi ha rifiutato e chi lo ha accettato. Con la schermata di pianificazione della sala conferenze, gli ospiti possono controllare il programma dell’evento e le attività durante la data effettiva.

5. gestire gli appuntamenti

Utilizzando il software di pianificazione delle prenotazioni, puoi creare i programmi e le prenotazioni degli eventi. Condividi un programma simile per tutti i partecipanti o condividi programmi con diversi gruppi di partecipanti.

Il semplice costruttore di pianificazione ti consente di creare, mantenere e condividere rapidamente il flusso di pianificazione. Acquisterai sicurezza sapendo che i tuoi partecipanti non stanno utilizzando di nuovo e-mail con informazioni obsolete o dati insufficienti. Inoltre, la segnaletica della sala riunioni ti assiste e ti informa quale stanza hai prenotato per l’evento.

 6. Delega di attività più semplice

Utilizzando il software gratuito per la prenotazione delle attrezzature, puoi creare e monitorare gli incarichi di lavoro. Gestisci senza sforzo i partecipanti all’evento, come i volontari e il personale dell’evento, assegnandogli compiti vacanti. Attraverso il software è possibile identificare e risolvere rapidamente problemi di lavoro e attività in conflitto.

7. Efficace gestione dei contatti

Porta l’ordine nell’elenco dei contatti dell’evento. I contatti possono essere facilmente condivisi con l’intero team. Quando trasmetti comunicazioni di eventi attraverso più posizioni, come telefoni cellulari del personale, e-mail, fogli di calcolo o programmi informativi frammentari, la gestione dei contatti diventa difficile.

Le informazioni di contatto dei partecipanti verranno immediatamente aggiunte all’elenco dei contatti principali del tuo evento al momento della registrazione. Il software mantiene aggiornate le tue informazioni di contatto in modo che tu possa avere le informazioni a portata di mano in tempo reale. Puoi anche importare comodamente elenchi esistenti o inserire manualmente i tuoi contatti. Tutto è costruito su un’infrastruttura di archiviazione basata su cloud, il che significa che puoi accedervi da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento con una connessione Internet.

Conclusione

In qualità di agente delle prestazioni, desideri solo il miglior risultato per l’evento che tu e il tuo team avete preparato. Semplificare le tue operazioni con un sistema di prenotazione offre molti vantaggi significativi. Il sistema di gestione delle sale ti aiuta a proteggere i dettagli dei tuoi ospiti per la gestione complessiva dell’evento.

Quando scegli attentamente le strategie di preparazione dell’evento che funzionano bene insieme, ottieni più valore per il tuo impegno. Utilizzando il software, risparmierai più tempo concentrandosi su come organizzare un evento fantastico. Un grande evento apre la strada a un’esperienza eccezionale per i tuoi ospiti.