Comprendere l'importanza del sistema di hot desking nel 2020 e oltre

L’idea dell’hot desking nei primi anni è notevole; tuttavia, ad alcune persone non sembrava desiderabile. Poiché continua ad evolversi nel posto di lavoro moderno, gli sviluppatori intendevano affrontare alcune preoccupazioni al riguardo. In questo articolo, si esaminerà in modo più dettagliato a questa strategia di gestione e a come funziona per rendere le operazioni della tua azienda fluide e senza problemi.

Cos’è l’Hot Desking?

Questa è una strategia di lavoro flessibile, in alternativa nota come “numero verde”, iniziata negli anni 90. I dipendenti non hanno un posto fisso assegnato, quindi possono scegliere dove sedersi in base all’ordine di arrivo. I suoi vantaggi includono:

• Massima flessibilità per i dipendenti
• Uso intelligente dello spazio
• Costo immobiliare minimo
• Ufficio meno disordinato senza una pila di effetti personali
• Pulizia della struttura senza problemi

Secondo un sondaggio del 2018, il 52% dei leader immobiliari aziendali prevede di implementare posti non assegnati nei propri uffici. Oltre a migliorare la disponibilità di spazio, vogliono dare ai dipendenti maggiore autonomia durante il lavoro.

L’hot desking migliora il rapporto tra le scrivanie e gli utenti, sfruttando efficacemente tutti gli spazi. Inoltre, facilita la pulizia dei locali, in quanto evita l’accumulo di effetti personali. Se cerchi flessibilità ed efficienza, questo è per te!

Quali sono le sfide dell’Hot Desking?

Sebbene ci siano molti vantaggi nel trarne vantaggio, ci sono anche alcuni svantaggi se viene eseguito manualmente. Alcuni di questi combattimenti includono:

• Conflitto sulle aree preferite
• Difficoltà a individuare i colleghi e gli altri membri del team
• Difficoltà a monitorare l’utilizzo della tabella
• Mantenere le aree pulite
• Trovare lo spazio giusto a volte può essere difficile

Tra questi, il problema più ricorrente è trovare uno spazio. Chi arriva in ritardo in ufficio trascorre circa 15-30 minuti alla ricerca di uno spazio di lavoro disponibile. È probabile che i primi ad arrivare abbiano già occupato aree con un ambiente tranquillo e vicino alla luce naturale dell’ufficio.

Un’altra lotta è trovare altri membri del team. Con i posti a sedere flessibili, non c’è modo di sapere dove sono seduti tutti. Poiché i dipendenti cambiano posto ogni giorno, è difficile trovare chi si siede dove.

E attualmente, la pandemia di Coronavirus ha intensificato alcune preoccupazioni per quanto riguarda la pulizia e l’igiene nella condivisione dei posti. Alcune persone potrebbero sentirsi a disagio poiché gli spazi condivisi sono i motivi comuni della trasmissione del virus.

Come vengono affrontate queste sfide nel posto di lavoro moderno?

L’innovazione di un sistema di prenotazione ha alleggerito l’onere dell’adozione del sistema dell’ufficio indirizzi gratuito. Offre numerosi vantaggi che consentono di risparmiare tempo, soldi ed energia nella gestione di un’azienda e nella gestione di un ufficio. La modernità e il progresso della tecnologia oggi hanno fornito soluzioni alle sfide significative sopra menzionate.

Trova spazi di lavoro

La tecnologia evoluta ha reso il sistema di indirizzi gratuito molto più semplice. I dipendenti possono trovare uno spazio libero tramite i loro dispositivi mobili comodamente da casa e prenotare questi spazi in anticipo. Quando arrivano in ufficio, possono recarsi direttamente in quell’area di lavoro e mettersi al lavoro, risparmiando tempo e aumentando la produttività.

Nessun conflitto sulle aree preferite

L’utilizzo del software di gestione delle prenotazioni riduce i conflitti di utilizzo delle tabelle. Le prenotazioni doppie sono errori comuni negli spazi di lavoro condivisi e questi incidenti possono portare a più problemi e ritardi di lavoro. Il principio “primo arrivato, primo servito” del software consente agli utenti di proteggere uno spazio di lavoro visualizzando lo stato della prenotazione in tempo reale. Gli aggiornamenti in tempo reale sono essenziali per impedire ad altri di occupare i segnaposto. Pertanto, un sistema ben sincronizzato è un dovere.

Posizione dei collaboratori nei locali

La ricerca di una persona specifica su un sistema di prenotazione flessibile è un compito complicato. Trovare rapidamente colleghi significa adottare un localizzatore hot desking che si integri con lo strumento di comunicazione dell’ufficio. Una comunicazione veloce ti aiuterà a collaborare in modo efficiente anche senza sedersi uno accanto all’altro.

Monitoraggio dell’utilizzo della scrivania

Il monitoraggio dell’utilizzo della scrivania in ufficio aiuta a determinare dove e cosa migliorare in questi spazi. Il software di prenotazione include la generazione di rapporti di prenotazione in modo da sapere quali posti sono molto preferiti dagli utenti e quali necessitano di alcune modifiche.

Mantenendo l’ambiente pulito

Le persone sono sospettose dei loro luoghi e delle cose che usano, soprattutto perché il mondo è attualmente in uno stato di crisi sanitaria. Con questo in mente, la pulizia deve venire prima di ogni altra cosa. Mentre i posti condivisi diventano un terreno fertile per i virus, il software del sistema di prenotazione gratuito può automatizzare un programma di pulizia dopo ogni utente. Questa funzione controlla e previene la contaminazione nonostante più utenti desktop.

Quali sono le considerazioni importanti prima di adottare il sistema di seduta flessibile?

È impressionante sapere che ci sono ottime soluzioni nella gestione degli uffici, grandi o piccoli che siano. Ma prima di prendere decisioni per la tua azienda, ci sono molte cose da considerare. L’adeguatezza o meno della prenotazione dell’hot desking dipende da quanto segue:

La necessità di riservatezza e privacy

Le informazioni essenziali devono essere mantenute riservate. Se ritieni che questo sia ciò di cui la tua azienda ha bisogno, la gestione assistita dalla tecnologia ti aiuterà a ottenere dati completamente sicuri e ben protetti.

Disposizione dell’ufficio

Indipendentemente dal fatto che il tuo ufficio sia spazioso o meno, puoi creare un layout dell’ufficio che supporti l’hot desking. Considerare la logistica tecnologica durante la progettazione del tuo ufficio crea un ambiente d’ufficio adatto. Se vuoi ridurre gli effetti personali depositati nelle scrivanie, fornire un armadietto per i dipendenti è un’ottima soluzione.

Inoltre, sarebbe meglio considerare i tipi di attrezzatura necessari utilizzati in ogni scrivania in modo da poter progettare gli spazi di conseguenza. Ad esempio, il collegamento di prese e connettori per cavi per laptop consente ai dipendenti di cambiare posto comodamente. Anche sedie e scrivanie regolabili per mettere a proprio agio i dipendenti sono un’ottima idea.

Informazioni sui membri del team

Prima di apportare un cambiamento sostanziale all’azienda, consultare i membri del tuo team è un passaggio fondamentale. Mentre molti saranno contenti del cambiamento, altri potrebbero avere qualche preoccupazione. Adottare un sistema di prenotazione di scrivanie e sale condivisi e sale riunioni significherebbe competenze tecnologiche aggiuntive. La navigazione nel software e l’utilizzo di nuovi dispositivi può essere una sfida per alcuni, quindi assicurati di ricevere l’assistenza e la formazione di cui hai bisogno.

Soluzioni di prenotazione necessarie

Quando si tratta di spazi di lavoro flessibili, la giusta tecnologia fa la differenza. Senza un adeguato sistema di prenotazione, i posti a sedere flessibili in ufficio diventano inutili e difficili da gestire. Il software di prenotazione più efficiente è quello che offre un’applicazione hot desking. L’app rende tutto più comodo in quanto consente a tutti gli utenti di creare, modificare o cancellare una prenotazione anche senza desktop. Che tu stia prendendo un caffè veloce, sdraiato a letto o mentre stai andando in ufficio, la sicurezza di uno spazio di lavoro arriva con pochi passaggi dell’app.

Hot Desking in futuro

Il mondo moderno ha aumentato le modalità di lavoro a distanza. L’orario flessibile è stato notevolmente ampliato dopo il lockdown del Covid19, poiché le aziende sono tornate lentamente alla configurazione dell’ufficio. A lungo termine, questa soluzione sarà adatta a situazioni di pandemia e sarà una necessità per la maggior parte delle aziende di qualsiasi settore.

Migliore organizzazione

Oltre alle scrivanie personali, puoi anche adottare un pianificatore per sale riunioni per mantenere l’intera struttura organizzata e massimizzata. Sono finiti i giorni in cui si registrava manualmente chi usa cosa perché i migliori programmi di prenotazione di software scaricabili gratuitamente lo faranno per te. Stabilisci la tua planimetria su una mappa 3D, abilita le impostazioni di prenotazione e aspetta che gli utenti selezionano i loro spazi ogni volta che lo desiderano. Mentre sei seduto sulla tua sedia o fai altre commissioni per l’azienda, le prenotazioni possono arrivare rapidamente senza bisogno di assisterli nel processo.

Ambiente più sicuro

Non dovrai più preoccuparti di usare scrivanie disordinate e disorganizzate. Con il software giusto, i programmi di pulizia e sanificazione arrivano secondo necessità senza ritardi. Durante la pandemia, adotta software personalizzabili per aiutarti a seguire rigorosamente le misure preventive contro il Coronavirus. Sono essenziali il distanziamento sociale, l’uso di dispositivi di protezione e il monitoraggio della temperatura corporea. Passa da una scrivania all’altra in una struttura sicura e priva di virus e lavora senza preoccupazioni.

Migliore comunicazione

Il successo generale della tua azienda dipende dalla tua capacità di comunicare e trasmettere informazioni ai membri del tuo team. Nel 21° secolo, gli strumenti di comunicazione più utilizzati sono diverse app e piattaforme di messaggistica. E a volte queste piattaforme non funzionano bene con grandi team. Oltre a utilizzare il giusto strumento di comunicazione, un gestore di sala riunioni Microsoft che si integri con il tuo software preesistente crea un impatto significativo sulla collaborazione del team e sui risultati del lavoro.

Gestire un’impresa richiede molto brainstorming. Sarebbe meglio se scegli la strategia giusta e assicurati di spendere saggiamente le tue finanze. Questa sfida è diventata più difficile dopo la pandemia di Covid19, poiché le aziende devono operare nella “nuova normalità”. Trovare le migliori strategie e modi per implementare spetta a te come manager aziendale e sai che i processi manuali o tradizionali non sono più efficienti oggi.

Finora, l’indirizzo gratuito o la tecnica dei posti a sedere flessibili è la soluzione più utile, vantaggiosa, conveniente ed economica. Attraverso l’hot desking, puoi massimizzare il tuo tempo, spendere saggiamente i tuoi soldi e aumentare le prestazioni e la produttività complessive del team.