Cos'è l'Hot Desking? Perché è utile utilizzarlo in questo momento della pandemia di COVID-19?

Lo sviluppo della tecnologia per ufficio ha spianato la strada a una maggiore produttività dei lavoratori, portando a maggiori risultati aziendali. Sono emersi strumenti per rendere più facile per i membri del team semplificare i processi, applicare le politiche aziendali necessarie e navigare nel sistema di hot desking sul posto di lavoro.

Normalmente, con la gestione delle strutture e delle risorse aziendali, i manager puntano a ottimizzare gli spazi sul posto di lavoro. Per analizzare i movimenti e le attività dei membri del team in ufficio, il manager deve utilizzare una soluzione affidabile di gestione dello spazio di lavoro che fornisca rapporti e dati completi sull’utilizzo dello spazio da parte dei dipendenti.

Ora, con la pandemia di Coronavirus, le aziende si trovano ad affrontare l’ennesima sfida nella gestione delle attività e dei processi degli uffici. Come faranno a riportare in sicurezza i membri del loro team in ufficio mantenendo il distanziamento sociale?

La risposta sono soluzioni di hot desking.

Cos’è l’hot desking?

L’hot desking è un sistema di gestione del posto di lavoro che consente ai dipendenti di utilizzare qualsiasi scrivania o postazione di lavoro disponibile invece di avere scrivanie permanenti assegnate, che è la configurazione tradizionale dell’ufficio.

Le grandi aziende praticano l’hot desking nei loro uffici per risparmiare sui costi immobiliari. Ad esempio, se l’azienda ha due turni, i dipendenti possono utilizzare la stessa postazione di lavoro e le stesse apparecchiature per ridurre i costi. Altre aziende ritengono che le scrivanie agili promuovano il lavoro di team e aumentino il morale del team mentre i membri del team interagiscono con i diversi dipartimenti.

Tuttavia, non tutto è roseo per la gestione degli spazi degli uffici utilizzando il sistema di prenotazione dell’hot desking. Il sistema alberghiero in ufficio ha la sua serie di critiche. Molti dipendenti odiano non essere in grado di chiamare “proprio” qualsiasi ufficio e riporre ricordi della propria vita personale.

Hot desking può anche significare il tempo continuo del verbo hot desk, che significa implementare o partecipare al sistema di ospitalità dell’ufficio. Di solito puoi etichettare la persona che prenota la scrivania come “hot desker”.

Perché l’Hot Desking è così cruciale nell’attuale crisi di salute di oggi?

L’hot desking è un concetto applicato da due decenni che si è dimostrato efficace in molti uffici aziendali. È stata una tecnologia fondamentale per la gestione degli uffici che rimane rilevante fino ad oggi, quando il Coronavirus ha cambiato il modo in cui le persone operano nel loro lavoro.

È fondamentale utilizzare le potenti funzioni e caratteristiche delle soluzioni software di hot desking ai tempi del COVID-19 per i seguenti motivi:

Garantire e mantenere il distanziamento sociale in ufficio

• L’Organizzazione Mondiale della Salute, insieme ai leader di governo di tutto il mondo, concorda sul fatto che uno dei modi più efficaci per fermare la diffusione della contaminazione è attraverso il distanziamento sociale. È consuetudine mantenere una distanza di 2 metri l’uno dall’altro quando ci si trova nelle aree pubbliche. Questo protocollo sanitario è valido nei luoghi di lavoro. Supponendo che tutti siano potenziali portatori del virus, è meglio mantenere le distanze seguendo la raccomandazione sul distanziamento sociale. Le soluzioni software di hot desking hanno funzioni che supportano le misure di distanziamento sociale in ufficio.

Pianifica la pulizia della scrivania dopo ogni utente e una pulizia approfondita settimanale

• Gli ingegneri del software hanno aggiornato le soluzioni di hot desking per includere la pianificazione della pulizia della scrivania dopo ogni utilizzo e la pulizia approfondita dell’intero ufficio su base settimanale. Il software di prenotazione dei posti ha nuove funzioni rilevanti per l’attuale crisi di salute. Poiché virus e batteri si attaccano agli oggetti condivisi, alle prese d’aria e al contatto da persona a persona, programmare una pulizia profonda può ridurre significativamente le possibilità di contaminazione sul posto di lavoro.

Tieni traccia, monitora e traccia i membri del team e i visitatori

• Il software di prenotazione oggi si è evoluto enormemente dalla pianificazione degli uffici negli anni 90. Oggi, l’avvento della tecnologia software aziendale ha aperto la strada a un sistema di ospitalità più sofisticato. Con le soluzioni software di hot desking integrate con scanner termici e capacità di rilevamento delle maschere, le aziende possono rilevare facilmente membri del personale e visitatori che hanno una temperatura corporea elevata e non indossano maschere prima di entrare nell’edificio. Oltre a queste funzioni, la funzione del software di tracciamento dei contatti DeskFlex raccoglie i dati dai dispositivi Bluetooth tramite beacon e li aggrega a fini di tracciamento dei contatti. È più facile identificare le persone vulnerabili esposte a potenziali vettori durante il loro tempo sul posto di lavoro.

Da dove viene il termine “Hot Desking”?

Il termine hot desking ha guadagnato popolarità all’inizio degli anni ’90, in seguito al termine focolaio, riferito a un letto in una locanda a basso budget in cui due o più persone condividono i tempi che cambiano. Ogni persona può dormire in un letto a un’ora prestabilita, quindi lasciarlo libero per il prossimo cliente. Un termine simile è legato alla pratica della Marina è il bunking caldo, con il quale due marinai che lavorano su turni diversi utilizzano lo stesso ormeggio a orari alterni.

L’hot desking rimuove la scrivania, il cubicolo o l’ufficio “assegnati” o “permanenti” che usano sempre e ingombrano quando lo ritengono opportuno. Questa strategia di gestione dello spazio ufficio utilizza uno schema “primo arrivato, primo servito” in cui i dipendenti possono prenotare qualsiasi scrivania disponibile in anticipo o quando stanno lavorando.

Come funziona l’Hot Desking?

L’utilizzo di soluzioni software di hot desking fornisce postazioni di lavoro per i professionisti che possono lavorare secondo necessità in spazi di coworking e uffici privati. Il membro del team trova una scrivania, collega o accende il computer fornito e inizia a lavorare. L’ospitalità d’ufficio coinvolge specificità distinte dell’azienda. Ad esempio, un’azienda richiede che le sue scrivanie siano dotate di un computer completo, di un alimentatore e di una linea telefonica diretta. Altre organizzazioni forniranno un solo alimentatore per ogni scrivania in modo che il membro del team possa portare il proprio laptop al lavoro.

Normalmente, un fornitore di software per la prenotazione dei posti installa, integra e fornisce formazione all’amministratore e ai dipendenti dell’azienda. Prima che l’azienda firmi il contratto, i fornitori del sistema consentono un’esperienza di prova pratica del software gratuito di hot desking. Quando l’organizzazione lo ritiene necessario per il tuo posto di lavoro, il software si integra con le soluzioni di rete esistenti e le funzioni di sistema specializzate che soddisfano i requisiti di gestione dell’ufficio.

I sistemi software alberghiero consentono inoltre alla gestione di stratificare e limitare l’accesso agli spazi di lavoro ad alta richiesta come sale conferenze, sale riunioni, sale progetti, uffici privati ​​e scrivanie in posizione privilegiata. Tuttavia, il software di prenotazione DeskFlex può fornire sofisticati sistemi software in grado di gestire i parcheggi associati ai postazione. Quando si organizzano eventi aziendali, il software di prenotazione delle sale riunioni DeskFlex garantisce l’inclusione di apparecchiature audiovisive per sale conferenze e può includere funzionalità di catering per riunioni e conferenze organizzative.

Nella maggior parte delle società di ospitalità d’ufficio, hanno postazione di lavoro identiche per evitare conflitti tra colleghi che desiderano scrivanie molto apprezzate. Quindi, affinché i membri del team siedano con il “gruppo” giusto, alcune aziende hanno creato “quartieri” costituiti da pareti colorate, segnaletica statica stampata o digitale e tappetini per il mouse per identificare il proprio reparto. Ad esempio, quando un membro del team appartiene alla zona rossa, indica che proviene dal reparto marketing, o forse la zona blu dal reparto creativo e così via.

Diverse aziende hanno specifiche diverse a seconda dell’ambiente, ma ci sono fattori chiave da considerare:

Accesso alle prese e alle linee telefoniche

• L’hosting desktop di solito viene fornito con i suoi alimentatori e connessione WIFI. Ci sono scrivanie specializzate in spazi di coworking condivisi con cabine telefoniche o sale condivise dedicate alla ricezione o all’effettuazione di chiamate. Il reparto vendite della maggior parte degli uffici aziendali utilizza la tecnologia di commutazione telefonica come caratteristica complementare al sistema di ospitalità dell’ufficio.

Prenotazione Sale Riunioni e Pianificazione Sale Conferenze

• La maggior parte dei sistemi di prenotazione delle sale dispone di un software di pianificazione delle sale riunioni e delle sale conferenze che consente ai membri del personale autorizzato di prenotare le sale riunioni accedendo all’app mobile della soluzione di prenotazione o alle opzioni del browser web. Il software di prenotazione viene fornito con la funzionalità dell’attrezzatura di hot desking che consente ai membri del team di prenotare una sala conferenze con l’attrezzatura appropriata.

Accesso a stampanti e altre apparecchiature per ufficio

• Analogamente al sistema di prenotazione delle sale conferenze, le soluzioni software di hot desking dispongono anche di una stampante centrale e di altre apparecchiature per ufficio a cui i lavoratori possono accedere utilizzando l’accesso Web o la versione dell’app mobile del software. Il Facility Manager monitora l’utilizzo di queste risorse di ufficio condivise in ambienti privati.

Spogliatoio per riporre oggetti personali

• Uno dei motivi per cui i dipendenti sono riluttanti a passare al sistema di hot desking è la mancanza di spazio per riporre borse, cappotti, snack e accessori da lavoro. Le aziende che praticano il sistema di ospitalità in ufficio affrontano questa preoccupazione in diversi modi. Un’azienda consente ai membri del suo team di lasciare i propri effetti personali in un hot desking per un periodo. Altri spazi di coworking offrono spogliatoi per riporre gli oggetti personali dei loro clienti hot desker. Alcuni uffici privati ​​consentono ai membri del loro team di prenotare la stessa scrivania per un periodo di tempo prima del check-out e di utilizzare un’altra scrivania per la prenotazione successiva.

Illuminazione e ambiente di lavoro adeguati

• I membri del team hanno abitudini di lavoro e strategie diverse per portare a termine le attività. L’ospitalità in ufficio garantisce che gli spazi prenotabili abbiano illuminazione e aria condizionata sufficienti quando i membri del team prenotano al loro interno. Ad esempio, solo le prenotazioni confermate della scrivania possono utilizzare alimentatori e servizi dell’ufficio mentre chiudono altre parti dell’ufficio quando non sono in uso. Questo metodo può ridurre significativamente i costi energetici e le bollette.

Qual è lo scopo dell’Hot Desking?

L’uso del software di hot desking è finalizzato a massimizzare gli spazi degli uffici, ridurre i rischi immobiliari e ridurre gli spazi degli uffici sottoutilizzati. Il software di hot desking gratuito è adatto per uffici privati ​​e spazi di coworking. La flessibilità relativa al sistema di ospitalità in ufficio è spesso legata a una maggiore innovazione da parte dei membri del team, mentre l’interazione sociale tra il team incoraggia la collaborazione tra più reparti.

Come valutare se un sistema di prenotazione di Hot Desking è adatto alla tua organizzazione?

I vantaggi e l’utilità del sistema alberghiero in ufficio possono essere innumerevoli; tuttavia, non tutti gli stili di lavoro e le industrie possono ospitare scrivanie gratuite.

Le organizzazioni che si occupano di dati altamente sensibili potrebbero aver bisogno di una soluzione più riservata. Allo stesso tempo, i team che richiedono una collaborazione costante durante il giorno possono diventare frustrati dal sistema in continua evoluzione. La formazione dei nuovi assunti richiede considerazioni diverse e trovare colleghi può essere un compito arduo per alcuni.

In questi casi, l’assegnazione di uno spazio ufficio o di una scrivania all’interno di un ufficio di coworking fornirà ai membri del team uno spazio di lavoro più controllato e coerente, offrendo agli altri i vantaggi della più ampia comunità di spazi di coworking.

Aziende che utilizzano soluzioni di Hot Desking

Che tu sia un libero professionista o un team agile, il software di hot desking gratuito può aiutarti ad aumentare la produttività del lavoro senza limiti. Consente ai leader organizzativi e aziendali di espandersi in nuovi mercati o assumere persone di talento in tutto il mondo, senza i costi a lungo termine e l’impegno degli uffici tradizionali.

Le aziende che già beneficiano dei vantaggi del hot desking includono l’US Patent and Trademark Office, che opera con successo nel telelavoro dagli anni 90. Citibank è entrata anche nella pratica dell’ospitalità in ufficio all’inizio degli anni 2000. Negli ultimi anni sono emersi piani per uffici aperti che supportano il sistema di ospitalità desktop. Aziende famose come Lego, Microsoft, Google, Facebook, ecc. stanno effettuando l’hot desking dei loro uffici e risorse.

In definitiva, puoi far crescere in modo significativo la tua organizzazione utilizzando il sistema di prenotazione hot desking desk, in quanto ti espone a nuove e innovative opportunità e ti dà accesso ai migliori professionisti di tutto il mondo.