Dalle basi ai vantaggi: sistema software per la prenotazione di sale riunioni aziendali

La tecnologia ha rivoluzionato il modo in cui le persone fanno le cose, nella vita privata, negli affari, nelle case, nei ristoranti e in molti altri settori. Il progresso tecnologico ha svolto un ruolo significativo nel miglioramento delle dinamiche dell’ufficio e della quotidianità dei dipendenti nel mondo aziendale.

Tecnologia di pianificazione degli uffici e delle sale

La tecnologia di pianificazione come il software di prenotazione delle sale riunioni è un’innovazione moderna nel settore dell’hardware e del software.

Per quanto riguarda l’hardware, include dispositivi di pianificazione delle sale, pannelli e segnaletica per i corridoi. Il software di pianificazione delle sale conferenze è costituito da funzionalità hardware aggiuntive, pannelli a sfioramento posizionati all’esterno dei locali, montati a parete o presenti nei centri di lobby. Le persone possono vedere gli orari di ogni sala, l’evento in arrivo e le persone o le persone specifiche interessate alla riunione.

I cartelli per i corridoi hanno anche trovato il loro posto nella tecnologia del posto di lavoro. I segnali luminosi ora possono mostrare lo stato della stanza negli uffici. Ad esempio, si illumina di rosso quando è occupato e di verde se disponibile. Aiuta tutti gli utenti e i dipendenti a determinare rapidamente gli spazi inutilizzati con un solo sguardo in fondo al corridoio.

E per il software, questo sistema di pianificazione si integra con i calendari aziendali e organizzativi per organizzare e fissare gli appuntamenti in modo efficiente e fornire analisi della sala. In particolare, un sistema di pianificazione delle strutture deve essere in grado di integrarsi in modo accurato ed efficiente con i calendari di rete preesistenti.

La maggior parte delle aziende utilizza Outlook, Office 365, Google Calendar e altre piattaforme comuni e il tuo software di prenotazione delle sale dovrebbe integrarsi perfettamente con loro. Un altro vantaggio che può fornire un sistema incorporabile è che gli utenti non avranno bisogno di imparare un nuovo sistema durante l’implementazione.

Inoltre, il software per la prenotazione delle riunioni può offrire una funzionalità di gestione delle riunioni spontanea. Gli utenti possono modificare una conversazione da uno spazio aperto a una sala riunioni fino all’ultimo minuto. Possono eseguire rapidamente la scansione della scheda madre del software, assicurarsi che sia disponibile e aggiungere o trasferire la riunione programmata al calendario. Dopo alcuni tocchi o clic, gli utenti possono aggiornare e modificare i dettagli della riunione senza che altri perdano le nuove informazioni.

Perché dovresti usare un software di pianificazione delle sale?

Il manager, devi comprendere appieno l’analisi delle sale per identificare il ritorno sull’investimento nei tuoi spazi. Le schede di pianificazione e il software di visualizzazione della lobby forniscono dati critici e segnalano quali aree di riunione utilizzano spesso gli utenti, quanto efficacemente le utilizzano e come possono migliorare.

Efficienza orientata alla tecnologia

L’uso efficiente della sala riunioni si traduce in un’efficace pianificazione del posto di lavoro. Il software di prenotazione delle sale riunioni aiuta gli utenti a determinare come utilizzare i propri spazi in modo efficace e influenza i progetti e i layout che guidano il lavoro. La tua azienda può determinare l’utilizzo dello spazio sul posto di lavoro rispondendo a domande come:

• Quali spazi di lavoro e aree riunioni riservano la maggior parte degli utenti?
• I partecipanti si presentano nella sala riunioni come programmato?
• Gli utenti utilizzano la sala riunioni per lo scopo previsto?

Quali aree di lavoro e riunioni riservano la maggior parte dei dipendenti?

Con le innovazioni nella tecnologia di pianificazione come il software di pianificazione delle sale conferenze, i membri del team possono visualizzare un pannello o una scheda principale con i dati sull’utilizzo della sala. In genere, queste informazioni includono:

• Totale ore di prenotazione per ogni sala
• La durata media di ogni riunione programmata
• Il numero medio di riunioni tenute ogni giorno e in quali orari specifici della giornata si svolgono
• Frequenza di ciascun utente per pianificare riunioni in una sala specifica

I partecipanti si presentano nella sala riunioni all’ora programmata?

Un sistema di pianificazione delle strutture può tenere conto delle cancellazioni fuori calendario. Attraverso di essa, le sale non sono indisponibili quando nessuno si presenta durante le ore. Beacon, rilevatori Bluetooth e altri sensori di presenza possono determinare se le persone stanno occupando la sala o meno.

I beacon di prossimità e i sensori per il check-in utilizzano spesso il Bluetooth insieme all’app sul dispositivo dell’utente per confermare che qualcuno è arrivato nella sala. Raccolgono anche dati sui movimenti all’interno della stanza e informazioni che mostrano l’andamento del tempo e dell’occupazione.

I sistemi software per la prenotazione delle riunioni possono annullare automaticamente le riunioni ogni volta che non vengono rilevati check-in entro un periodo specifico dopo l’inizio dell’orario programmato. Questa funzione consente alle sale di essere immediatamente disponibili per l’uso da parte di altri. Ad esempio, un utente pianifica una riunione alle 9:00 e non si presenta nessuno. La sala può passare dallo stato prenotato allo stato disponibile dopo 15 minuti ancora senza che il check-in sia confermato. In questo modo, gli altri dipendenti che hanno una riunione improvvisata possono prenotare e utilizzare il posto durante il tempo rimanente.

I dipendenti utilizzano la sala riunioni per lo scopo previsto?

Le grandi sale conferenze con doppio schermo e video e audio integrati, tutte controllabili premendo un pulsante, sono il sogno di tutti. Le sale riunioni più spaziose con strumenti moderni sono spesso le più ricercate.

Quando i gruppi più grandi esauriscono lo spazio da utilizzare, posticipano la riunione o cacciano qualsiasi piccolo gruppo dalla sala. Aspettare e ritardare sarebbe un’opzione impegnativa, portando così alla seconda. Tuttavia, questo sembra strano e immorale. Interrompere un altro incontro importante cacciando un altro gruppo fuori dallo spazio può creare dinamiche tese in ufficio.

L’utilizzo del software di pianificazione delle sale evita questo problema poiché il reparto IT può impostare i parametri di capacità minima e massima della sala. Ciò significa che se una sala riunioni può ospitare 10-15 persone, solo le riunioni con più di nove ospiti possono programmare la sala.

Cambio sala dell’ultimo minuto

I membri del team possono anche modificare le prenotazioni delle sale utilizzando la scheda di pianificazione nelle loro app o il software di visualizzazione della lobby. Mostra tutte le altre sale riunioni disponibili in un dato momento, quindi se una riunione è in ritardo, i partecipanti alla riunione in corso possono apportare immediatamente modifiche per rispettare la pianificazione.

Ad esempio, l’impiegato 1 ha una riunione programmata alle 13:00, ma la riunione dell’impiegato 2 la precede e, sfortunatamente, inizia in ritardo. L’impiegato 1 può controllare la scheda di pianificazione e cercare altre sale disponibili in modo che possano ancora iniziare con la pianificazione originale.

Da un punto di vista tecnologico, ha solo bisogno di uno schermo collaborativo per modificare la sua riunione per vedere una sala conferenze media con la giusta tecnologia. Con il semplice tocco di un pulsante nell’app o nel software di visualizzazione della lobby, puoi configurare tutto. In poche parole, queste innovazioni tecnologiche consentono ai dipendenti di essere agili e concentrarsi sul portare a termine il proprio lavoro nonostante potenziali conflitti di calendario e situazioni improbabili inevitabili.

Trova subito l’incontro giusto!

Ci sono ancora persone che sono in ritardo per la maggior parte delle riunioni e arrivano circa 2-5 minuti prima dell’inizio della sessione. Arrivare un po’ in ritardo alle riunioni può essere accettabile per alcune organizzazioni, ma sono previste sanzioni per il ritardo per altre società. Nel peggiore dei casi, un membro del team è in ritardo e non sa dove andare e quale spazio trovare.

• Vai allo schedule in quanto mostra tutte le riunioni in corso
• Visualizza tutti gli argomenti delle riunioni nelle riunioni in corso
• Vedi i nomi dei partecipanti invitati
• Raggiungi la posizione corretta al primo tentativo

Considerazioni essenziali per il software di prenotazione di riunioni

• La tecnologia di pianificazione delle sale consente ai gestori delle strutture di pianificare l’utilizzo futuro delle risorse. Aiutano anche i dipendenti a utilizzare questi spazi in modo efficiente e corretto.
• L’analisi della prenotazione delle sale fornita da pianificatori di alta qualità aiuta il manager a pianificare e prepararsi per espansioni future. Fornisce dati essenziali sulla frequenza con cui gli utenti prenotano questi spazi e fornisce dati sugli ambienti basati sulla tecnologia e altre informazioni correlate.

Il software di pianificazione delle sale conferenze consente ai dipendenti di rendere più efficienti i loro programmi giornalieri. Poiché la tecnologia non dovrebbe essere l’unico obiettivo, supporta perfettamente anche le operazioni aziendali, essendo ben adatta al processo della tua azienda.

Perché clienti e dipendenti preferiscono i processi di prenotazione online e in-app?

Molti imprenditori e amministratori aziendali esitano ad abbracciare le prenotazioni online e in-app. Inizialmente, la creazione di un sistema di prenotazione sembra impegnativo e richiederebbe un programmatore esperto per gestirlo. Ma la domanda principale è: i tuoi clienti e dipendenti preferiscono prenotare online e tramite app piuttosto che in modo tradizionale? Sicuro! Ecco alcuni motivi:

Prenotare le sale online è semplice e veloce

Il tradizionale processo di prenotazione carta e penna richiede molto tempo e spesso si traduce in alcuni errori. Un’interfaccia utente semplice e facile da usare consente agli utenti di prenotare in modo rapido e conveniente, indipendentemente dall’età. È il modo più diretto e potente per mantenere potenziali clienti e far funzionare la tua attività.

È accessibile anche dopo il normale orario lavorativo

I siti Web e le app sono sempre aperti a tutti gli utenti e possono essere aperti in qualsiasi momento. Inoltre, gli utenti non hanno bisogno di sedersi davanti al proprio computer per prenotare in quanto è possibile accedervi da qualsiasi dispositivo. Bastano pochi tocchi o clic e possono programmare le riunioni nel momento più conveniente.

I sistemi di pianificazione delle strutture mostrano la disponibilità in tempo reale

I sistemi di pianificazione delle strutture aiutano a ridurre le doppie prenotazioni e a risolvere le riunioni di mancata presentazione in ufficio. Avere un sistema che fornisce costantemente un elenco degli orari disponibili per gli spazi delle riunioni aiuta a garantire che utenti, visitatori e clienti utilizzino in modo efficiente tutte le risorse.

Risparmia sui costi degli utenti su telefonate e SMS

Nella maggior parte dei casi, i processi di prenotazione tradizionali richiedono alle persone di chiamare o inviare un SMS. Con un sistema software, gli utenti non dovranno spendere nulla per la prenotazione delle sale. Non dovranno più pagare i costi di chiamata, soprattutto se provengono dall’estero.

I sistemi di prenotazione sono intuitivi e chiari

Con un sistema di prenotazione per gli spazi riunioni e le risorse dell’ufficio, gli utenti riceveranno informazioni chiare e concise sulla sala riunioni e se dispone di tutti gli strumenti e le attrezzature necessarie per quell’evento specifico.

I sistemi di prenotazione multilingue promuovono una migliore comunicazione

La funzione multilingue aiuta gli utenti che non parlano la tua lingua a prenotare. Invece di contattarti via e-mail o telefono, possono farlo tramite l’app, configurandosi nella loro lingua madre, poiché la maggior parte delle interfacce del software di prenotazione supporta siti multilingue.

Le prenotazioni in-app creano un’esperienza straordinaria

Il processo di prenotazione è il più delle volte il primo punto di contatto tra l’azienda e un cliente. Quindi assicurarsi che facciano una prima impressione eccellente è essenziale. Se utenti, clienti e visitatori possono completare la loro prenotazione in meno di cinque minuti, senza dubbio li impressiona. Le prime esperienze positive utilizzando il processo e altri piccoli dettagli possono influenzare in modo significativo l’incontro generale con te e la tua azienda.

Hai appena letto le nozioni di base e i vantaggi del software di prenotazione delle sale riunioni. Avere uno nella tua azienda aiuta a crescere in modo significativo e diventare una parte essenziale del settore aziendale. Inoltre, ti consente di operare in costante evoluzione mentre anche la tecnologia si evolve.

Oggi le persone possono fare tutto con la tecnologia: prenotazioni alberghiere, biglietti aerei, noleggio auto, acquisto di beni e studio. Le persone ora sono abituate a fare molte cose su Internet. La stessa cosa vale per la pianificazione delle riunioni: le persone preferiscono farlo online. E poiché la maggior parte delle persone preferisce così, non ottenere questa tecnologia per la tua attività significa non avanzare nel settore.