10 funzionalità dell'app non negoziabili che dovresti cercare nelle soluzioni per la prenotazione dei posti

I progressi tecnologici hanno reso possibile l’automazione degli uffici e la digitalizzazione. Uno dei programmi software essenziali mai sviluppati sono le soluzioni per la prenotazione dei posti. Attraverso questo sistema di gestione dello spazio ufficio, le aziende possono fornire servizi soddisfacenti e prodotti eccellenti in modo efficiente. Può aiutare l’azienda ad espandersi a livello locale e globale, raggiungendo nuovi mercati e mantenendo una fedele base di clienti locali. Tuttavia, gestire l’attività nella “nuova normalità” rappresenta un’altra sfida per proteggere i clienti e i dipendenti dalla pandemia in corso.

Le conseguenze del COVID

Le organizzazioni stanno lentamente riprendendo da dove si erano fermate quando i governi hanno ordinato il blocco delle attività economiche non essenziali. Sei mesi dopo, l’economia è crollata, creando una situazione di quasi recessione. Per rilanciare l’economia, le aziende hanno elaborato un piano di ritorno al lavoro che includeva soluzioni di prenotazione degli sportelli per la salute e la sicurezza sul lavoro conformi al COVID.

Alcune aziende avevano già implementato il software di gestione delle prenotazioni delle sale nei loro uffici anni prima della pandemia. Hanno applicato il concetto di telelavoro all’inizio degli anni ’90, quando pochissime aziende credevano nelle idee del lavoro da casa. Hanno collaborato con società di tecnologia di sviluppo software per aiutarli ad automatizzare la configurazione dell’ufficio di telelavoro.

Se la tua azienda è nuova all’idea di un sistema di prenotazione dei posti e sta valutando la possibilità di iscriversi a un software di progettazione del sistema di prenotazione delle sale riunioni, ecco le principali funzionalità non negoziabili che il tuo software di prenotazione dei posti deve fornire:

1: Personalizza l’interfaccia del sistema di prenotazione

La tua attività deve mantenere la coerenza con l’appeal del tuo marchio, dal design del tuo sito Web all’interfaccia utente dell’app mobile. Un programmatore di sale riunioni open source affidabile consente la personalizzazione in base alle esigenze e ai requisiti della tua azienda. Mantenere un design dell’interfaccia di prenotazione coerente con il logo e le immagini del tuo marchio aumenterà la fiducia dei tuoi clienti e dipendenti quando utilizzi il sistema di prenotazione.

2: interfaccia amichevole

 Non tutti in ufficio hanno lo stesso livello di esperienza nell’uso della tecnologia, quindi è fondamentale scegliere un sistema di prenotazione delle sale online che sia facile da capire e navigare. I membri del tuo team dovrebbero utilizzare il software del calendario delle prenotazioni delle sale mentre sono in viaggio, quando se ne presenta la necessità. Quindi, scegliere un’app reattiva, intuitiva e facile da usare con un sistema di prenotazione di Office 365 è essenziale.

L’interfaccia intuitiva dovrebbe includere una facile integrazione dei programmi, dei calendari e di altre applicazioni di produttività del software esistenti dell’azienda. Alcune app di pianificazione automatizzano la migrazione del calendario, come Google, Outlook, Active Directory, Okta e Zapier. I membri del tuo team dovrebbero essere in grado di creare nuovi appuntamenti, modificare, annullare o riprogrammare le prenotazioni in una semplice interfaccia di Outlook del sistema di prenotazione delle sale riunioni.

Quando i membri del team utilizzano un sistema di prenotazione delle sale riunioni integrato con Office 365, semplifica le loro attività d’ufficio. È più facile introdurre nuove tecnologie quando sono integrate con ciò a cui i membri del team sono già abituati.

3: Fornisci immagini ad alta definizione degli spazi degli uffici

Il miglior sistema di prenotazione delle sale online può fornire immagini ad alta definizione della planimetria dell’ufficio. Se l’azienda tecnologica è in grado di fornire un’immagine 3D del luogo di lavoro, gli utenti possono facilmente prenotare le postazioni passando con il mouse o facendo clic sull’immagine e creare prenotazioni proprio lì. Alcuni fornitori di tecnologia inseriscono punti codificati a colori nei segnaposto per visualizzare la disponibilità della tabella. Utilizzando il chiosco della sala riunioni, gli utenti possono anche accedere a immagini ad alta definizione della planimetria ed effettuare prenotazioni per le postazioni di lavoro presso il chiosco.

4: invia notifiche automatiche

Un’app di pianificazione degli appuntamenti dovrebbe inviare notifiche automatiche per prevenire problemi di comunicazione. Gli utenti dovrebbero ricevere e-mail e notifiche di testo contenenti i dettagli della prenotazione al momento della conferma della prenotazione. Un’altra caratteristica utile è il promemoria via SMS ed e-mail qualche ora prima del check-in presso la postazione riservata.

Un sistema di prenotazione della sala conferenze invierà anche e-mail di notifica e messaggi SMS ai membri del team quando fanno parte della prenotazione di una sala riunioni.

Le notifiche via e-mail e di testo del sistema di prenotazione degli appuntamenti di Outlook ridurranno significativamente le mancate presentazioni e aumentano la produttività dei lavoratori.

5: Genera rapporti e analisi

Il mondo moderno funziona con la tecnologia dell’informazione. I dati raccolti dalle soluzioni di prenotazione possono fornire informazioni pertinenti sul comportamento, il movimento e l’attività degli utenti in ufficio. Gli amministratori possono scegliere quali rapporto vogliono generare.

Un software per la prenotazione delle sale in grado di generare rapporto su prenotazioni, no-show, cancellazioni, determinati giorni della settimana, spazi per uffici, attrezzature, ecc. può fornire preziose informazioni all’azienda sull’uso dello spazio aziendale. In qualità di responsabile dell’ufficio, puoi inviare rapporti automatizzati a diversi capi dipartimento per aiutare a implementare i cambiamenti sul posto di lavoro. Fornisce informazioni accurate per aiutare i leader aziendali a identificare punti di forza, di debolezza e altre aree di miglioramento.

6: Compatibile con tutti i dispositivi

La maggior parte delle persone accede a tutto, incluso Outlook dal software di gestione delle sale riunioni, utilizzando i propri dispositivi palmari. È fondamentale che un sistema di prenotazione dei posti gratuito fornisca un formato di app mobile compatibile con tutti i dispositivi. Dovrebbe includere la compatibilità con i sistemi Android e iOS, varie dimensioni e tipi di laptop, tablet e telefoni cellulari. Sempre più persone fanno molto affidamento sui propri dispositivi mobili per svolgere le attività quotidiane e le transazioni commerciali. Pertanto, la tua scelta di tecnologia per ufficio dovrebbe essere un sistema di prenotazione delle sale riunioni compatibile con Android e Apple.

7:  Mostra disponibilità, prenotazione e conferma in tempo reale

Il software per la disponibilità delle riunioni deve visualizzare la disponibilità degli spazi dell’ufficio in tempo reale e in tempo reale. Sapere quali spazi sono disponibili per la prenotazione riduce la possibilità di overbooking, prenotazioni perse e conflitti tra i membri del team. Aiuta anche gli utenti a creare prenotazioni di posti direttamente sulla mappa per scegliere la stazione di lavoro desiderata.

Un software affidabile per la prenotazione dei posti dovrebbe inviare notifiche e messaggi SMS agli utenti poco dopo la conferma della prenotazione e poche ore prima dell’orario di prenotazione. Inoltre, una schermata di visualizzazione della prenotazione della sala riunioni consentirà agli utenti di conoscere la disponibilità della sala quando guardano la schermata di visualizzazione.

I programmi software devono anche automatizzare le riunioni e le collaborazioni del team. La maggior parte delle aziende utilizza applicazioni e software che consentono alle persone di condividere progetti in tempo reale. La migliore app per la prenotazione di sale riunioni può consentire riunioni e collaborazioni del team di pianificazione senza intoppi. Consente di risparmiare tempo e fatica come manager ed evita problemi di pianificazione della sala riunioni tra i membri del team. Essere in grado di programmare una riunione quando tutti sono disponibili riduce il tempo e lo sforzo necessari per organizzare il lavoro collaborativo.

8: Fornisci l’accesso multilingue

Grazie a Internet, le aziende possono ampliare la loro portata ed esplorare nuovi mercati oltre i confini dei loro paesi. Se stai cercando di espandere la tua attività a livello globale, considera la possibilità di scegliere una soluzione di prenotazione multilingue.

Le aziende alberghiere e di ristorazione possono trarre vantaggio dall’utilizzo di un sistema di prenotazione multilingue per soddisfare i propri clienti internazionali. Ci sono circa 8 miliardi di persone, ma solo 400 milioni di loro capiscono l’inglese. Posizionare la tua azienda in prima linea nell’espansione globale attraverso più lingue aprirà le porte a infinite opportunità in tutto il mondo.

9: Opzioni di pagamento sicure

Il numero di affitti di spazi di coworking è in aumento. Liberi professionisti, avvocati, consulenti, contabili e venditori trascorrono più tempo lavorando in spazi di coworking mentre lavorano in movimento. Quindi, dovresti scegliere il miglior software personalizzabile per la prenotazione di sale riunioni che possa aiutare le aziende di coworking a consentire ai loro clienti di prenotare in anticipo online e pagare i loro posti in modo sicuro attraverso la stessa interfaccia.

Scegli un sistema di prenotazione dei posti che si integri con i migliori gateway di pagamento, perché la maggior parte delle transazioni online coinvolge i dettagli sensibili della carta di credito dei tuoi clienti. Semplificare le cose per i clienti del tuo spazio di coworking crea comodità sia per l’imprenditore che per i clienti.

10: Garantire le pratiche di salute e sicurezza sul lavoro

La pandemia di coronavirus ha cambiato il modo in cui le persone lavorano e vivono. Mentre le organizzazioni iniziano a riprendere le loro normali attività e operazioni, la riapertura del posto di lavoro nell’era della pandemia richiede protocolli di salute e sicurezza e piani strategici.

Il software di prenotazione dei posti con funzionalità compatibili con COVID è la scelta migliore per tutte le organizzazioni. Le funzionalità del software conforme a COVID includono la sanificazione automatica del posto, il rilevamento della maschera, lo scanner termico, la pianificazione dinamica, la gestione dei visitatori, il tracciamento dei contatti e il distanziamento sociale. Queste funzionalità del software possono aiutare a proteggere il posto di lavoro dalla contaminazione da coronavirus.

L’utilizzo di soluzioni per la prenotazione dei posti consente di risparmiare tempo e soldi

Investire in un sistema software di prenotazione semplifica la tua attività e il tuo posto di lavoro. Consente di risparmiare tempo e soldi consentendo ai clienti e ai membri del team di accedere all’app e creare, annullare e modificare autonomamente le prenotazioni a loro discrezione. Le riunioni del team di pianificazione, le conferenze e gli eventi diventano più accessibili e più organizzati. Il sistema di prenotazione delle sale riunioni di Exchange rende conveniente programmare i turni dei membri del team, la sanificazione della scrivania e la pulizia approfondita dell’ufficio.

I settori dell’istruzione, della sanità, degli affari, della finanza, della legge, del governo e delle società private possono utilizzare un’app di pianificazione degli spazi per ufficio per ridurre le pratiche burocratiche e i processi aziendali. I tuoi dipendenti e clienti apprezzeranno la possibilità di accedere al sistema per prenotare, modificare o cancellare una prenotazione in un momento conveniente. Può ridurre significativamente le risorse, le risorse e le strutture sottoutilizzate sul posto di lavoro.

Non tutte le app del sistema di prenotazione online hanno le stesse caratteristiche e funzioni. Esistono diversi fornitori di software con diverse fasce di prezzo a seconda dell’applicazione software scelta. Se non sei ancora sicuro che un software per la prenotazione dei posti sia adatto alla tua attività, un’ottima app per il software di prenotazione dovrebbe fornire una prova gratuita dell’app per la prenotazione delle sale riunioni per un periodo. È necessario avere esperienza diretta o di prova su strada durante la navigazione dell’app prima di firmare questo contratto. Assicurati di fare le tue ricerche per determinare quali funzionalità non sono negoziabili per la tua organizzazione.