Il nuovo ufficio normale: un grande passaggio a un luogo di lavoro ibrido

Molti leader aziendali stanno ora esaminando come riportare in sicurezza il proprio team in ufficio mentre il mondo emerge dalla pandemia. Per la maggior parte, il nuovo ufficio normale alla fine si evolverà a causa della pandemia. Alcune aziende sono andate avanti e hanno accolto i propri dipendenti sul posto di lavoro con una disposizione di lavoro ibrida utilizzando un sistema affidabile di prenotazione dei posti.

Che cos’è un ambiente di lavoro ibrido?

Il modello di posto di lavoro ibrido consente ai membri del team di segnare punti da più posizioni in una determinata settimana lavorativa. Ciò offre ai dipendenti la flessibilità di lavorare da casa, dall’ufficio aziendale, da uno spazio di coworking o da un’altra area adatta al lavoro.

In un recente studio di WeWork, Workplace Intelligence e HR Research, a quasi 2.000 dipendenti statunitensi e dirigenti di C-Suite è stato chiesto come un accordo di lavoro ibrido potesse adattarsi al loro ritorno al lavoro sicuro. Si scopre che il 95% dei dipendenti e il 96% delle aziende sono disposti a consentire la forza lavoro ibrida.

Più flessibilità

La maggior parte dei dipendenti è disposta a rinunciare ad almeno un beneficio lavorativo, ad esempio ferie, bonus o copertura sanitaria, se l’accordo di lavoro ibrido significa avere maggiore flessibilità nella scelta del luogo di lavoro. Quasi due terzi dei dipendenti considerano l’accesso a un’app gratuita per prenotare una scrivania, un coworking o uno spazio ufficio più vicino a dove vogliono essere. Questo tipo di flessibilità può essere raggiunta attraverso un sistema software di prenotazione dei posti.

Inoltre, quasi la metà dei dipendenti è disposta a spendere per uno spazio di coworking o a investire in un ufficio remoto. La maggior parte dei dirigenti aziendali consente ai dipendenti di alternare il tempo trascorso in remoto e in ufficio utilizzando un software di prenotazione dello spazio basato sul Web, se il loro lavoro si adatta a tale disposizione. I dirigenti dell’azienda accettano persino di offrire un’indennità ai propri dipendenti che desiderano lavorare da casa o in uno spazio di coworking utilizzando un sistema software di pianificazione delle sale per impostare giornate lavorative remote e in loco.

Il luogo di lavoro ibrido e il suo impatto sugli investitori

Mentre la maggior parte delle società di noleggio ha perso entrate significative dalle proprie attività di noleggio di uffici, molte aziende hanno ridotto le dimensioni dei propri uffici, ma gli spazi di coworking sono aumentati in modo significativo. L’utilizzo di strumenti di pianificazione online può aumentare la produttività e attirare un team più agile. Ora che i dipendenti stanno tornando alla vita quotidiana in ufficio, sono disposti a esplorare le opzioni di coworking, incluso l’accesso a un sito di prenotazione che li manterrà produttivi alle loro condizioni.

Ora più che mai, gli spazi in affitto che forniscono app gratuite per la pianificazione delle sale conferenze possono ottenere un vantaggio poiché i risultati del sondaggio hanno rafforzato ciò che la pandemia ha già chiarito: il Covid-19 ha cambiato radicalmente il modo in cui lo conosciamo.

Ricreare il luogo di lavoro per un luogo di lavoro ibrido

I leader aziendali stanno apportando modifiche ai loro luoghi di lavoro per accogliere il significativo passaggio a un ambiente di lavoro ibrido. Ecco alcuni modi in cui i leader dell’azienda stanno ridisegnando l’ufficio per il loro team ibrido:

• Modello misto. Quasi la metà delle aziende sta passando a un modello ibrido. Una configurazione del modello misto prevede tabelle assegnate in modo permanente e alcune scrivanie rotanti.
• Modello scrivania rotante. Il 14% degli intervistati è favorevole a questo nuovo modello senza seggi permanenti assegnati.
• Riduzione tabella. Il 18% dei leader aziendali ha affermato di aver ridotto il numero di scrivanie e aggiunto più spazi per riunioni per passare a uno spazio collaborativo in cui i team possono lavorare insieme.

Come i membri del team percepiscono il modello di hot desking?

Anche prima dell’inizio della pandemia, non tutti i dipendenti sono favorevoli alle pratiche della scrivania rotante sul posto di lavoro, ma le statistiche mostrano:

• Solo il 23% delle aziende intervistate ha riferito che i propri dipendenti preferiscono la scrivania.
• Il 19% dei leader aziendali ha affermato che i propri dipendenti non sono né favorevoli né contrari a questo concetto
• Il 10% dei leader aziendali ha affermato che i propri dipendenti stanno adottando pienamente il sistema software hot desk

Quando ai dipendenti è stato chiesto direttamente:

• Il 33% ha affermato di apprezzare il modello di hot desking
• Il 27% ha affermato di non apprezzare il sistema di hot desking

L’istituzione di pratiche di hot desking farà affidamento sui leader dell’azienda per aiutare i membri del loro team ad alleviare le lamentele. Il sistema di hot desking può aiutarli a massimizzare i loro spazi mantenendo la flessibilità del loro team sul posto di lavoro.

Comprendere le preoccupazioni dei leader aziendali sugli ambienti di lavoro ibridi

Quando ai leader aziendali è stata chiesta la priorità assoluta quando tornavano in ufficio, i leader del posto di lavoro hanno risposto all’unanimità “mantenere i membri del team al sicuro dalla trasmissione di virus” e “seguire le linee guida sanitarie raccomandate”.

Questa risposta risuonava come la massima priorità per i dipendenti, poiché la sicurezza dalla contaminazione era la massima priorità, seguita dal ristabilire l’equità sul posto di lavoro e dal recupero della produttività pre-pandemia.

Team ibrido: un nuovo inizio per un team d’ufficio più produttivo

Il grande passaggio ai luoghi di lavoro ibridi segna un nuovo inizio per diversi tipi di team di ufficio. Il team ibrido si allontanerà dalla tradizionale settimana lavorativa di cinque giorni in loco e implementa la flessibilità di un modello di lavoro ibrido. Il software di pianificazione delle sale di Microsoft può aiutare a trasferire il team ibrido a questa nuova normale configurazione dell’ufficio. I leader aziendali devono prepararsi alle sue implicazioni di vasta portata sulla vita personale e professionale dei dipendenti. Per massimizzare l’ambiente di lavoro ibrido, i leader devono applicare l’etichetta e le pratiche del lavoro ibrido, pur rimanendo agili mentre affrontano le sfide della loro azienda e della configurazione del lavoro ibrido dei dipendenti. L’utilizzo di un sistema di prenotazione delle sale riunioni per discutere di questi cambiamenti può informare tutti sull’idea.

3 sfide di configurazione del lavoro ibrido a cui prestare attenzione e come superarle

Le aziende stanno testando per la prima volta il lavoro ibrido configurato mentre il mondo aziendale torna lentamente al nuovo posto di lavoro normale. Sebbene non ci siano due organizzazioni che gestiscono l’impostazione del lavoro ibrido allo stesso modo, devono affrontare sfide simili all’impostazione del lavoro ibrido.

Ecco tre (3) sfide di impostazione del lavoro ibrido a cui prestare attenzione e le strategie da affrontare per superarle:

#1: Non abbastanza persone disposte a tornare e lavorare in loco

Se la tua azienda fatica a convincere i team a lavorare in ufficio, inizia a capire di cosa hanno bisogno i membri del tuo team per andare sul posto di lavoro. Fai delle ricerche per scoprire cosa fa sentire i tuoi dipendenti a proprio agio e disposti a tornare in ufficio. Sapendo di cosa hanno bisogno i tuoi team, puoi modificare i tuoi protocolli in modo che i tuoi dipendenti siano felici di tornare in ufficio utilizzando un sistema software di pianificazione della sala e della scrivania.

Ad esempio, se i tuoi dipendenti sono preoccupati per la loro salute e sicurezza, fornisci soluzioni concrete per affrontare le loro preoccupazioni. Un software di prenotazione ha una funzione di gestione dei vaccini che consente agli amministratori dell’azienda di monitorare i dipendenti vaccinati e le successive dosi programmate. Il sistema di prenotazione garantisce che i membri del tuo team siano protetti attraverso la funzione di distanziamento sociale, assicurando che i posti mantengano la distanza prescritta tra i dipendenti.

Il sistema DeskFlex per la pianificazione delle sale e della scrivania aiuta le aziende a implementare programmi di lavoro ibridi. Consente ai dipendenti di programmare il proprio orario d’ufficio con giorni o settimane di anticipo. Questo sistema di pianificazione della scrivania aiuterà i dipendenti a pianificare le riunioni con i colleghi e ad assegnare le loro postazioni di lavoro in ufficio con l’aiuto di un monitor del responsabile di sala.

#2: troppi dipendenti tornano contemporaneamente

Anche se tornare in ufficio è un buon segno che i tuoi dipendenti apprezzano il posto di lavoro, può ostacolare i protocolli di salute e sicurezza che la tua azienda sta cercando di far rispettare. Quindi concentrati sulla ridistribuzione del “lavoro in ufficio” e del “lavoro a distanza” tra i membri del tuo team utilizzando un’app di prenotazione. Il team deve avere un giorno della settimana designato per venire in ufficio. In questo modo, l’azienda può evitare le difficoltà di riavere tutti i dipendenti in ufficio contemporaneamente.

Il sistema software di pianificazione DeskFlex consente la configurazione del lavoro ibrido. Consente ai membri del team di pianificare le giornate in ufficio, le riunioni del team e le postazioni di lavoro utilizzando l’app mobile o l’accesso al browser Web comodamente da casa. Con il sistema software di prenotazione dei posti, sia i leader dell’azienda che i membri del team possono vedere quali postazioni sono disponibili per la prenotazione e quali posti sono già riservati.

#3: I membri del team non stanno massimizzando l’uso degli spazi degli uffici

Ci sono diversi motivi per cui i dipendenti non utilizzano le aree dell’ufficio. Uno potrebbe essere che i team non abbiano familiarità con gli spazi e un altro è che lo spazio ufficio è soggetto a determinati livelli di autorizzazione. Prendi in considerazione la possibilità di suggerire questi spazi inutilizzati che i membri del team possono utilizzare durante una riunione aziendale o quando la tua azienda invia e-mail a tutti.

Il software di prenotazione DeskFlex dispone di una funzione di analisi e reportistica in grado di registrare e monitorare in modo efficiente l’utilizzo dello spazio dell’ufficio per aiutare le organizzazioni a massimizzare l’utilizzo degli spazi di lavoro. I dirigenti dell’azienda possono utilizzare questa funzione per generare informazioni sulla frequenza con cui i dipendenti prenotano specifiche postazioni di lavoro, rivedere lo spazio dell’ufficio su richiesta, il numero di prenotazioni confermate, cancellate e riprogrammate, i tipi di apparecchiature richieste, i giorni o i mesi di pico e molti altri dati critici relativi a prenotazione di posti.

In definitiva, il passaggio a un nuovo set sarà affrontato con sfide. Questo processo di transizione continua nell’ambiente di lavoro ibrido. Tuttavia, identificare rapidamente i problemi e affrontarli in anticipo può aiutare a rendere più semplice il tuo team ibrido.

Come può funzionare il sistema DeskFlex Hot Desking per il posto di lavoro ibrido?

Poiché l’introduzione delle vaccinazioni accoglie molte persone della classe operaia, i dipendenti stanno tornando al loro posto di lavoro. Tuttavia, questi dipendenti non torneranno come erano le cose; invece, un ambiente di lavoro ibrido li accoglierà.

Un ambiente di lavoro ibrido consente ai dipendenti di programmare le proprie giornate di lavoro da remoto e di lavorare da casa per rispettare i protocolli di salute e sicurezza raccomandati in ufficio. Questo passaggio a uno spazio ufficio ibrido presenta le sue minacce. I leader dell’azienda dovrebbero prendere in considerazione la creazione di un ottimo posto di lavoro in cui i loro dipendenti saranno attratti dal ritorno e assicurarsi che “vogliono” veramente lavorare nei locali dell’ufficio.

Il sistema hot desk DeskFlex può aiutare le organizzazioni di tutti i settori a creare un ufficio agile in cui tutti saranno entusiasti di tornare. Il sistema organizza i programmi dei membri del team per attirare la collaborazione del team sul posto di lavoro. Inoltre, il tuo team può prenotare posti vicino agli altri tuoi compagni di team, mantenendo una distanza sociale di sicurezza tra i posti.

Utilizzando il sistema di prenotazione delle sale riunioni online, i membri del tuo team possono visualizzare, selezionare, modificare, confermare o annullare le prenotazioni dei posti e le riunioni del team. Poiché la collaborazione tra i team è sempre apprezzata, il sistema di prenotazione delle sale conferenze può aiutare a organizzare riunioni sicure tra i gruppi. DeskFlex viene fornito con un software di prenotazione dei posti basato sul Web e un’interfaccia per app mobile che può velocizzare l’accesso al sistema di prenotazione dei posti. Con la funzionalità del software di gestione dei vaccini, i leader dell’azienda possono monitorare lo stato di vaccinazione dei propri dipendenti e programmare la dose successiva.

Recenti sondaggi hanno rivelato che i dipendenti vogliono lavorare quasi tutti i giorni in ufficio e lavorare da casa per un giorno o due. Non riuscire a fornire un’ottima esperienza di lavoro ibrida ti metterà a rischio di trattenere i migliori talenti e alti tassi di abbandono dei dipendenti.