Software per l'utilizzo degli spazi alberghieri: la chiave per una gestione efficiente degli spazi in ufficio

La maggior parte delle sotto-organizzazioni utilizza metà dei propri uffici, con una conseguente spesa immobiliare maggiore del necessario. Se stai cercando di risparmiare sui costi immobiliari, l’utilizzo del software di utilizzo dello spazio alberghiero può aiutarti.

Il software di pianificazione dello spazio alberghiero consente a un’organizzazione di utilizzare lo spazio esistente e di ridurre i costi operativi dell’area di lavoro e le emissioni di carbonio. Inoltre, supporta la condivisione temporanea di stazioni di lavoro locali per team dinamici basati su progetti. L’implementazione dell’ospitalità in ufficio può aumentare significativamente le iniziative di telelavoro. Inoltre, l’ospitalità semplifica l’efficienza degli spazi condivisi e la responsabilità dei costi di occupazione.

Che cos’è il software di pianificazione dello spazio alberghiero?

Un sistema software per la pianificazione dello spazio utilizza la tecnologia software e hardware per consentire la condivisione della scrivania e l’ospitalità in ufficio. Si tratta di un sistema automatizzato assistito da sensori, tecnologia Bluetooth per aiutare i facility manager ad allocare i posti, gestire l’allocazione delle postazioni di lavoro e ottimizzare gli spazi immobiliari.

Perché ho bisogno di un sistema hot desk?

All’inizio dell’anno 2021, la maggior parte delle aziende sta valutando la possibilità di mantenere il proprio lavoro attuale lavorando da casa e programmando il lavoro dall’ufficio. Finché persisterà la minaccia del Coronavirus, ci saranno meno persone in ufficio, ma manterrà lo stesso spazio. I progetti delle stazione di lavori dipenderanno in gran parte dalle esigenze dei membri del team e le esigenze dei membri del team cambiano di volta in volta. L’implementazione di un sistema di hot desk consente alle aziende di controllare i membri dei team entrati in ufficio e quali scrivanie dovrebbero lavorare in quel giorno. Il sistema hot desk consente ai responsabili degli uffici di gestire le risorse in un’efficiente piattaforma applicativa software.

Chi beneficia del software di prenotazione dei posti?

Piccole e grandi organizzazioni di tutti i settori possono beneficiare di un sistema software di gestione alberghiera. Rende più sicuro il ritorno in ufficio dopo la pandemia di COVID-19, consentendo alle aziende di attuare il proprio piano strategico nel rientro post-pandemia sul posto di lavoro.

Flessibilità

Il sistema software di prenotazione di posti offre vantaggi per tutti i tipi di membri del team. Il software alberghiero offre flessibilità e accessibilità a qualsiasi organizzazione, massimizzando lo spazio dell’ufficio. Oltre a implementare turni alterni, il software di prenotazione scrivania consente ai dipendenti di scegliere la propria postazione di lavoro adatta al proprio ruolo per il giorno specifico in ufficio.

I tuoi dipendenti possono scegliere, modificare o annullare la prenotazione di una postazione di lavoro mentre sono in viaggio, in treno, in autobus, al bar oa casa, in qualsiasi momento per loro conveniente.

Accessibilità

I visitatori del sito possono anche accedere al sistema per programmare la visita in ufficio o affittare una sede per eventi speciali. Le società di noleggio di spazi di coworking possono trarre vantaggio dei posti integrando l’accesso degli utenti per la prenotazione dei posti nei loro siti Web.

Il sistema gratuito di prenotazione dei posti fornisce l’accesso a un browser web basato su cloud, un’app mobile scaricabile e un’interfaccia utente integrata nella rete aziendale.

dati aggregati

 I sistemi software hot desk possono presentare dati aggregati completi su stazione di lavoro attive/inattive, tavoli prenotati di frequente, numero di prenotazioni giornaliere, prenotazioni no-show, prenotazioni cancellate e altre metriche correlate. I responsabili dell’ufficio possono determinare quali spazi di lavoro necessitano di pulizia della scrivania e quali spazi dell’ufficio sono sottoutilizzati. Il sistema genera rapporto e analisi che possono aiutare gli imprenditori a migliorare la propria gestione immobiliare e ridurre la propria impronta di carbonio.

Transizione graduale

Lo spazio di lavoro consente ai membri del team di passare gradualmente dal lavoro a casa all’ufficio. Poiché le organizzazioni continuano ad applicare le misure Covid-19 sul posto di lavoro, i dirigenti aziendali possono facilmente monitorare il proprio team e comunicare con i dipendenti che potrebbero entrare in contatto con spazi e persone contaminati.

Altre risorse software

Il software di prenotazione DeskFlex può fornire più funzionalità di qualsiasi altro sistema di ospitalità per ufficio. Dispone di funzionalità conformi al COVID per aiutare le organizzazioni a evitare la contaminazione in ufficio. Puoi programmare la disinfezione profonda dell’ufficio, imporre il distanziamento sociale tra le scrivanie e assistere con il tracciamento dei contatti con il supporto di dispositivi hardware che acquisiscono segnali Bluetooth dagli utenti registrati e dai loro dispositivi connessi.

Il sistema può essere integrato con altri programmi di produttività come Office 365, Active Directory, Zapier e Okta. Inoltre, può anche essere integrato con scanner termici e può aggiungere il rilevamento della maschera. Con la prenotazione del tavolo DeskFlex, riceverai notifiche e-mail per le prenotazioni confermate, e-mail e promemoria di testo per la tua prenotazione programmata.

Tipi di assegnazione delle scrivanie e disposizione dei posti

Ogni organizzazione è composta da diversi dipendenti con diverse preferenze nello svolgere il proprio lavoro per produrre risultati. Hot Desk consente di creare più aree di lavoro per fornire maggiore flessibilità ai diversi membri del team.

Scrivanie permanenti: sono aree di lavoro assegnate a utenti permanenti. La direzione può dedicare singole scrivanie a un determinato team, ad esempio il contabile o il team delle risorse umane che necessitano di uno spazio permanente per conservare tutte le registrazioni su un computer.

Desk hoteling – è un sistema che consente ai membri del team di prenotare uno spazio di lavoro in anticipo, in loco o per un certo periodo.

Hot desk: serve per prenotare qualsiasi tavolo, sala riunioni, postazioni di lavoro disponibili in loco quando si arriva in ufficio.

L’ospitalità inversa sta liberando spazio in ufficio per gli altri membri del team per prenotare lo spazio disponibile.

Come si usa il software della stazione alberghiera?

Il sistema della stazione alberghiera consente di monitorare e controllare scrivanie, cabine, stazione di lavoro e consente solo ai membri del team designati di programmare gli orari d’ufficio in queste risorse.

Ad esempio, hai 500 dipendenti, ma solo la metà della capacità del piano e implementa il cambiamento tra i dipartimenti. Consentire solo la metà del normale traffico d’ufficio significa rimuovere o disabilitare 250 stazioni di lavoro nell’intero ufficio.

Inoltre, si desidera un orario designato per il lavoro a turni, consentendo solo 125 dipendenti nel turno mattutino e 125 dipendenti nel turno pomeridiano.

Inoltre, desideri che i membri del tuo team, inclusi i dirigenti e il loro team, vengano sul sito in qualsiasi momento o prenotino una postazione in anticipo.

Come prenoto una scrivania?

Esistono molti modi per sfruttare il software alberghiero. Puoi scaricare l’app mobile e creare prenotazioni in movimento. In secondo luogo, puoi accedere all’interfaccia del browser Web basata su cloud e accedere con le tue credenziali per prenotare uno spazio ufficio. Infine, puoi anche accedere all’interfaccia del software di prenotazione integrato nelle reti della tua azienda e creare prenotazioni anticipate dei posti.

Dopo aver effettuato l’accesso al sistema di prenotazione dei posti, puoi iniziare a cercare i tuoi spazi di lavoro preferiti e vederne la disponibilità. Scegli lo spazio, il tempo e la durata che desideri e crea una prenotazione in base alle tue esigenze. Conferma la prenotazione e attendi e-mail e sms di conferma.

Inoltre, puoi aggiungere apparecchiature come laptop, telefoni per conferenze, schermi TV, proiettori, audiovisivi e persino scrivere una nota ai tuoi colleghi. Puoi anche cercare un collega se vuoi lavorare vicino a loro in giorni specifici.

Come limitare il numero di team che entrano in ufficio?

Limitare il numero di dipendenti che entrano in ufficio e ridurre gli spazi prenotabili sono responsabilità degli amministratori dell’azienda. Se ti viene assegnato questo ruolo, puoi configurare il software alberghiero utilizzando il tuo accesso di amministratore.

In qualità di amministratore dell’ufficio, puoi impostare i parametri su quanti segnaposto devono essere consentiti per piano nell’edificio. Inoltre, puoi limitare i team di livello inferiore a riservare gli uffici del management. Tuttavia, hai il potere di assegnare in modo permanente tabelle e liberare spazi permanenti quando necessario. Puoi consentire o impedire ai membri del team di prenotare sale riunioni e sale conferenze molto ambite. Inoltre, puoi anche attivare e disattivare le postazioni in base alle tue prerogative.

Devo richiedere ai miei dipendenti di creare prenotazioni per spazi condivisi?

Decisamente sì. Dovresti richiedere ai tuoi team di creare prenotazioni e applicare l’etichetta condivisa dell’ufficio. Il tuo team potrebbe essere ben intenzionata, ma a causa dei loro background e personaggi diversi, il conflitto d’ufficio è inevitabile.

È importante stabilire regole di base quando si tratta di spazi di coworking. Inoltre, richiedere ai tuoi dipendenti di creare prenotazioni quando vogliono lavorare in ufficio sarà vantaggioso per te come proprietario o manager dell’azienda e dei team.

L’ospitalità al posto organizza i suoi team e permette loro di rispettare gli spazi riservati l’uno dell’altro.

 Può ridurre significativamente i conflitti sulle prenotazioni delle sale riunioni o sulla pianificazione delle riunioni delle sale conferenze. Tutti i dipartimenti sono molto avidi di questi due uffici principali e solo un sistema affidabile di prenotazione delle sale riunioni può risolvere le controversie sulle prenotazioni dei team.

Rilevanza del sistema software di gestione post-era COVID

Lo spazio di lavoro molto rilevante anche dopo la pandemia di COVID. Non è passato molto tempo dal rilascio dei vaccini per il COVID. Inoltre, ci vorranno mesi per vaccinare la maggior parte della popolazione e perché il sistema immunitario inizi a funzionare. Il ritorno al lavoro e a scuola metterà comunque le persone a rischio di infezione.

Consentire alle persone di lavorare in ufficio ea casa a giorni alterni è ancora la strategia migliore per mantenere l’attività in funzione e i dipendenti sani e salvi. L’utilizzo di un sistema di prenotazione gratuito affidabile può aiutare la tua organizzazione a tornare al lavoro mantenendo la sicurezza di tutti una priorità assoluta.

L’istruzione online potrebbe essere ancora l’opzione migliore finora. Ma con il sistema software di pianificazione delle classi, le scuole possono consentire a studenti più grandi, college e laureati di partecipare a lezioni faccia a faccia. Il software di pianificazione del campus consente il distanziamento sociale in classe e l’integrazione dello scanner termico e del rilevamento della maschera all’ingresso della scuola.

Inoltre, il sistema di prenotazione DeskFlex ha funzionalità aggiornate che aiutano a prevenire la contaminazione da COVID sul posto di lavoro. Il tuo sistema di gestione del vaccino in via di sviluppo può monitorare le dosi e i registrazioni del vaccino COVID dei dipendenti.

La fine della pandemia è quasi vicina, ma non ha ancora chiuso il cerchio. Le persone devono comunque essere caute quando sono in pubblico o al lavoro. Mentre le persone possono praticare le misure COVID tutto il tempo, la tecnologia può anche ridurre e prevenire significativamente la trasmissione virale tra gli individui.