8 motivi critici per cui ogni ufficio dovrebbe utilizzare il software di prenotazione delle riunioni, soprattutto durante la pandemia di COVID19

Le sale conferenze sono preziose risorse di ufficio condivise. Ma non tutti hanno bisogno di usarli tutti in una volta, soprattutto durante una pandemia. Anche la più piccola delle richieste diventerà difficile e richiede molto tempo se la tua azienda non integra metodi efficaci di prenotazione delle sale conferenze. La mancata attuazione di tali pratiche sul posto di lavoro può comportare la doppia prenotazione delle sale riunioni, errori di programmazione, catering sprecato e problemi di risorse spaziali, impressioni errate da parte dei visitatori e così via.

Il software di prenotazione delle riunioni aiuterà ad aumentare la capacità e l’utilizzo delle sale, consentendo ai dipendenti di individuare e prenotare lo spazio giusto per le loro esigenze. Aiuteranno anche a fare una prima impressione positiva alla reception integrando funzionalità su misura per le esigenze dei visitatori.

Per aiutarti a trovare l’opzione migliore, abbiamo elencato le funzioni critiche del software di pianificazione delle conferenze e otto (8) motivi per cui dovresti avere un’app per la prenotazione delle sale riunioni.

Funzioni essenziali del software di pianificazione delle conferenze che devi conoscere

Il software di gestione delle conferenze è un approccio aziendale che aiuta esperti e organizzazioni a pianificare le riunioni sul posto di lavoro in modo più efficiente. Conosciuto anche come software di prenotazione, il programma gestisce le seguenti cinque funzioni essenziali.

• Funzione di pianificazione del cliente: fornisce alle persone il calendario del consulente di un’organizzazione per prenotare un appuntamento.

• Pianificazione dei membri del team: aiuta i proprietari di aziende a tenere traccia degli orari dei propri dipendenti in tempo reale.

• Promemoria computerizzati: ciò consente di fornire a clienti e dipendenti promemoria automatici (tramite e-mail o SMS) sugli appuntamenti imminenti e sulla pianificazione delle sale.

• Gestione del calendario: ti aiuta ad aggiungere appuntamenti/riunioni al calendario e scambiarli con gli amici in vari luoghi.
• Programma automatizzato in tempo reale: dopo aver compilato una richiesta di appuntamento, puoi confermare o rifiutare automaticamente.

8 motivi per cui dovresti integrare i programmi di prenotazione del posto di lavoro

Molte aziende considerano le sale riunioni una risorsa importante, se non essenziale. È un punto o spazio di lavoro necessario per riunioni interne, presentazioni, partnership e un’opportunità che produce crescita dei ricavi. Diamo un’occhiata ai motivi per cui i programmi di prenotazione possono aiutare la tua attività finanziariamente e operativamente.

1. Prenotazione semplificata delle sale conferenze

Gli utenti possono cercare gli articoli in base alla loro posizione, attributo, abilità o accessorio. A seconda del livello di accesso, conoscenza o autorità, l’utente può disporre di vari livelli di autorizzazione, come la sola lettura, la richiesta o la prenotazione diretta della stanza o la mancata visualizzazione della stanza. Gli utenti amministratori possono anche modificare tutte queste opzioni.

2. Facilità di utilizzo nella prenotazione di sale riunioni

C’è una riduzione della quantità di clic necessari per effettuare e modificare le prenotazioni grazie alle funzionalità di trascinamento della selezione dello strumento di prenotazione semplificato. Per modificare una data di prenotazione, ad esempio, bastano pochi clic del mouse. Aggiorna tutti gli aspetti della prenotazione e tutte le parti interessate.

3. Integrazione con Microsoft Exchange e Outlook

Il software integra MS Exchange e Outlook per una facile pianificazione e prenotazione. Ci vogliono solo pochi minuti per completare il processo. Gli utenti e i gestori di eventi aziendali possono utilizzare il sistema di prenotazione delle sale di Outlook per decidere il momento giusto per organizzare un evento. Gli utenti possono organizzare comodamente le riunioni utilizzando il calendario online nel gestore della sala riunioni di Outlook e condividerlo con tutti i membri del team.

4. Supporto al lavoro versatile

Le aziende stanno vedendo metodi di lavoro versatili per guidare l’allocazione intelligente delle sale e generare un elevato ritorno sull’investimento. Lo strumento di pianificazione delle sale dispone di interfacce self-service e di controllo centralizzato. Con un solo clic, gli utenti possono prenotare sale e condividere tavoli in modo rapido ed efficiente!

5. Pannelli facili da illuminare per monitor da camera

Gli utenti possono anche accedere a una sala conferenze o prenotare un posto scansionando un codice QR sui propri dispositivi mobili. Gli utenti possono annullare la prenotazione tramite le schermate di prenotazione. Dopo un ciclo di prenotazioni continue, la macchina fisserà un orario per igienizzare il posto e la sala conferenze.

6. Funzionalità di gestione dei visitatori efficiente

L’integrità del marchio e dell’azienda è spesso influenzata dall’esperienza del visitatore. L’esperienza deve essere il più efficiente possibile in ogni momento. La programmazione della sala conferenze ha il pieno controllo degli ospiti attraverso il chiosco della reception, compresi i visitatori che accompagnano dall’arrivo alla partenza. Gli utenti possono modificare la funzionalità di sicurezza dei visitatori per fornire qualsiasi cosa, da un registro elettronico essenziale a integrazioni tecnologiche più sofisticate. Queste funzioni includono uno scanner biometrico, telecamere di sicurezza, monitoraggio senza maschera, scansione della temperatura corporea e registrazione di visitatori non autorizzati.

7. Supporta i sistemi PBX

Cisco Cyber ​​Security Systems Call Manager 4.3(x) deve supportare un solido sistema di prenotazione delle camere. Il programma di prenotazione della camera deve essere conforme alle linee guida e ai parametri di valutazione di Cisco Cyber ​​Security System. Gli utenti possono effettuare prenotazioni online sicure con elevati standard di crittografia e protezione dei dati.

8. Rapporti o analisi completi

Il software di prenotazione delle riunioni dovrebbe avere un sistema di monitoraggio del suono che aiuta a mostrare lo stato delle stazione di lavoro. Questa funzione aiuterebbe la tua azienda consentendoci di scegliere una stazione di lavoro che soddisfi le tue esigenze o quelle dei tuoi dipendenti. Per ottimizzare la tua capacità di spazio e adattare di conseguenza, puoi prenotare e monitorare apparecchiature come proiettori, computer e lavagne.

Punto Finale

Il software di prenotazione delle riunioni può rimodellare radicalmente il modo in cui la tua azienda pianifica e conduce le riunioni. Questa tecnologia all’avanguardia cerca di eliminare gli errori d’ufficio che contribuiscono a ridurre l’efficienza e una cattiva gestione del tempo. I dipendenti traggono vantaggio dagli strumenti di prenotazione delle sale conferenze in una varietà di aree e gli amministratori delle strutture traggono vantaggio da prospettive basate sui dati.