Rafforza la gestione dei visitatori nel tuo edificio commerciale utilizzando il software di pianificazione della scrivania

I tuoi dipendenti, clienti, visitatori e fattorino alle consegne possono visitare regolarmente i locali del tuo edificio commerciale. Se la tua azienda offre un sistema di pianificazione efficiente, garantire un’esperienza tranquilla è essenziale. In genere, questo si presenta sotto forma di un sistema di pianificazione affidabile.

Inoltre, l’integrazione del software alberghiero in ufficio con le funzionalità di gestione dei visitatori consentirà alle persone di creare appuntamenti nel tuo ufficio. Possono anche utilizzare il sistema di pianificazione dell’app mobile per pianificare la loro visita nella tua posizione.

La pianificazione di una riunione diventa più conveniente con il software di prenotazione che invia notifiche agli invitati.

Ma cos’è una funzione di gestione dei visitatori?

Che cos’è la gestione dei visitatori e come aiuta il tuo ufficio?

La gestione dei visitatori è qualsiasi processo che aiuta le aziende a monitorare le persone all’interno dei loro edifici. Devono dare la priorità ai protocolli dei visitatori per chiunque non sia considerato un dipendente a tempo pieno.

Mentre la pianificazione delle riunioni è un ottimo primo passo, il passo successivo è fornire un’esperienza positiva. Ecco perché la gestione dei visitatori è importante per il tuo ufficio:

Tenere un registro dei visitatori

L’obiettivo principale di un sistema di gestione dei visitatori è la conservazione dei registri. Saprai chi ha effettuato il check-in, dove e  qual è l’obiettivo. Non hai bisogno di un raccoglitore per questo: puoi automatizzare l’intero processo!

• Dirigere il traffico pedonale all’interno dei vostri locali

Il visitatore che visita per la prima volta il tuo edificio avrà bisogno di indicazioni stradali semplici. Dopotutto, le sale conferenze non sono sempre facili da trovare. Quando sanno come raggiungere diverse aree all’interno della tua struttura, la loro esperienza migliora.

• Migliorare la confidenza dei visitatori

Entrare in un nuovo edificio può intimidire, ma non deve esserlo. Risolvendo questo, migliorerai la confidenza dei visitatori. In questo modo è più probabile che visitatori e potenziali clienti tornino.

Come il software di prenotazione semplifica la gestione dei visitatori

Nonostante le sfide dell’ambiente d’ufficio, la tecnologia offre soluzioni uniche che migliorano la gestione dei visitatori.

Il software alberghiero consente alle aziende di gestire più dello spazio. Migliora anche l’esperienza complessiva del visitatore. Molti stanno passando da cartacei ai sistemi digitali che automatizzano l’intero processo.

Ecco come un’app di software alberghiero semplifica il processo di gestione dei visitatori:

• Le mappe 3D consentono ai visitatori di navigare all’interno dell’edificio

Una caratteristica importante di questo software è la mappa 3D del piano. Queste mappe consentono aggiornamenti in tempo reale. Mostra disponibilità e le modifiche quando vengono effettuate nuove prenotazioni.

Quando i visitatori effettuano il check-in, possono vedere la mappa del piano. Questo dà loro un’idea di quale direzione prendere. Una volta che sanno dove si trovano, possono facilmente trovare la loro strada.

Ciò si traduce nei seguenti vantaggi:

o   I visitatori riducono i ritardi delle riunioni –  i visitatori non devono dedicare molto tempo a chiedere indicazioni stradali. Le riunioni iniziano presto e tutti possono discutere i propri ordini del giorno immediatamente.

o   Le aziende possono soddisfare le esigenze di conformità sanitaria – sempre più persone stanno tornando lentamente al posto di lavoro fisico. Ciò aggiunge ulteriori sfide per i gestori delle strutture nell’applicare le linee guida sul distanziamento sociale.

o  Maggiore comodità in loco – quando gli imprenditori danno la priorità alla sicurezza dei visitatori, si ottiene una solida prima impressione. Dà ai clienti la sensazione che l’azienda stia facendo uno sforzo per garantire la sicurezza sul lavoro.

• Un applicazione consente ai gestori di visualizzare gli appuntamenti di prenotazione.

La pianificazione gioca un ruolo importante nella gestione dei visitatori. È un fattore determinante per la produttività dei dipendenti. Riduce al minimo i problemi che possono sorgere nella doppia prenotazione a causa delle sale riunioni.

Se c’è solo una stanza per le riunioni del team, i team successivi possono riprogrammare. Possono visualizzare in tempo reale le prenotazioni attive, le riunioni vicine e gli spazi di lavoro disponibili.

• Il software consente agli amministratori di sapere in ogni momento dove si trovano i visitatori.

I gestori e gli amministratori devono applicare le linee guida sul distanziamento sociale  La giusta app lo consente. Inoltre, consente anche una migliore tracciabilità dei contatti.

Il software alberghiero tiene traccia dei movimenti dei visitatori tramite sensori e beacon Bluetooth. Chi risulta positivo al Covid-19 viene avvisato tramite e-mail.

Riunioni, pianificazione e gestione degli spazi

Visitatore e gestione dello spazio vanno di pari passo per le stesse ragioni. Oltre ai visitatori, il software di pianificazione consente alle aziende di gestire al meglio gli spazi degli uffici.

Questo è un grande vantaggio che consente loro di utilizzare gli spazi inattivi. Molte aziende stanno adottando un modello di lavoro ibrido. I dipendenti lavorano da casa. Con i dati del software, i gestori possono prendere decisioni sugli spazi critici in modo decisivo.

Ad esempio, le riunioni possono essere pianificate per ridurre al minimo la sovrapposizione. I gestori possono assegnare altre sale per seminari. Quest’ultimo può consentire loro di creare finestre dove la manutenzione può pulire dette stanze per la prossima riunione.

Il software alberghiero offre anche altri vantaggi che ti aiutano a gestire lo spazio dell’ufficio:

• Integrazione dell’applicazione

Per il software è necessaria l’integrazione delle applicazioni per ridurre al minimo il numero di applicazioni utilizzate. Inoltre, le riunioni pianificate in strumenti come Outlook possono riflettersi anche nel sistema.

• Protezione riunione abbandonata

Le riunioni vengono interrotte, annullate o spostate in stanze diverse. Tuttavia, il software di pianificazione può annullare automaticamente la prenotazione dopo un determinato periodo di tempo. Altri dipendenti possono prenotare spazio quando necessario.

• Prenotazione attrezzatura

I dipendenti vogliono anche prenotare attrezzature per ufficio specifiche. Questi possono essere proiettori, stampanti o persino computer. Il software di prenotazione può essere personalizzato per tenere traccia di queste prenotazioni.

Conclusione

Accogliere i visitatori può essere una sfida in quanto è necessario assicurarsi che si sentano benvenuti e al sicuro.

Con il giusto software la gestione dei visitatori è un’occasione per fare un’ottima prima impressione. È anche una garanzia che lo spazio del tuo ufficio sia sempre completamente ottimizzato.

Oltre alla semplice assegnazione degli spazi, il software ha diverse funzionalità a vantaggio dei dipendenti a tutti i livelli. Questi possono variare dalle visualizzazioni della scheda di stato al tracciamento dei contatti, a seconda delle esigenze della tua azienda.