Sistema di gestione della sala: garantire il ritorno sicuro del team ibrido

Guardando la maggior parte degli uffici, si noterà che circa la metà delle postazioni di lavoro sono vacanti e hanno bisogno di un sistema di gestione della sala per gestirli. Le persone che lavorano a casa, lavorano in un luogo remoto, sono assenti dal posto di lavoro o lavorano altrove sono alcune delle ragioni per la bassa occupazione di uffici.

Con un costo annuo stimato di $ 10.000 per workstation, è semplice vedere quanto queste postazioni vuote costano all’azienda, sprecano risorse preziose e aumentano l’impatto ambientale.

L’epidemia di COVID-19 è stata una sfida per miliardi di persone in tutto il mondo. Con la pandemia che colpisce ancora le norme sociali, molte attività personali e professionali sono soggette a rigide limitazioni.

Tuttavia, c’è una luce alla fine del tunnel. Molti paesi stanno ora iniziando a revocare le loro restrizioni e iniziano il lungo viaggio verso la normalità. Le aziende garantiscono un ritorno sicuro per i propri dipendenti rispettando i protocolli di distanziamento sociale utilizzando il sistema di gestione delle sale.

Torna a lavorare in sicurezza

Riportare un team ibrido a lavorare in ambienti di lavoro ibridi sarà fondamentale nella transizione dalla configurazione del lavoro remoto. Molte persone in tutto il mondo hanno dovuto lavorare da casa con scadenze ravvicinate a causa del lockdown. Sebbene ciò abbia alcuni vantaggi, non è sempre una valida risposta a lungo termine al panorama occupazionale.

Quando i dipendenti lavorano insieme negli uffici in loco, possono interagire e collaborare in modo più efficace rispetto a quando lo fanno virtualmente. Sono anche più forti nel coordinare le operazioni come gruppo quando collaborano con altre divisioni dell’azienda. Si sentono anche più connessi e meno soli, il che può influire in modo significativo sulla loro salute mentale e sulla qualità della vita.

È fondamentale anche dal punto di vista aziendale. La tua attività potrebbe essere una delle tante che ora pagano affitto, utenze, connettività e altri costi generali per una proprietà commerciale non occupata. Di conseguenza, preparare queste strutture per un ritorno graduale e sicuro allo spazio di lavoro è fondamentale per tutti i reparti coinvolti. Tuttavia, le aziende devono eseguirlo correttamente per fornire adeguate misure di distanza di sicurezza per un team ibrido.

Gestire un ritorno sicuro in ufficio

Le ripercussioni dell’attuazione della tecnica inappropriata del ritorno al lavoro possono essere disastrose. Per cominciare, può mettere a rischio la salute del team, ponendo un rischio significativo di un focolaio di infezione. Tuttavia, ci sono ramificazioni per l’intera azienda.

Dovrai seguire alcuni obblighi legali quando si tratta di riaprire le strutture. Non riuscire a risolverli può portare a cause che possono compromettere la salute e il benessere. Se questi problemi vengono divulgati al pubblico, puoi danneggiare l’immagine e la credibilità del tuo marchio per il tuo mercato.

È anche fondamentale mantenere un team ibrido resiliente. Per massimizzare l’efficienza della tua azienda, dovresti consentire alle persone sul posto di lavoro, se necessario, di utilizzare il software di pianificazione delle sale online.

Tutto ciò richiede tempo, ma è fondamentale che i dipendenti tornano al posto di lavoro il più rapidamente possibile. Una chiusura prolungata può essere un ostacolo significativo allo sviluppo delle entrate e alla sostenibilità operativa. E, con una flessione, ogni centesimo sarà fondamentale per rimanere a galla e redditizio. Ordinare tutte le informazioni può sembrare complicato, ma è essenziale.

La soluzione

La tecnologia integrata è la chiave per sviluppare la tua struttura ideale per il ritorno al lavoro. È il modo più efficiente per collegare i collegamenti e garantire che tutti siano al sicuro sul posto di lavoro. Con così tanti aspetti da considerare in merito alla pianificazione del lavoro, alle misure di distanziamento sociale , devi prestare molta attenzione a ogni dettaglio.

È possibile distribuire quanto segue con un sistema basato sulla tecnologia, ad esempio un software di gestione dell’area di lavoro che funziona su dispositivi mobili e desktop:

• Gestione dell’area di lavoro

Personalizza il tuo spazio di lavoro per rispettare i metodi di distanza di sicurezza. Utilizza le funzioni di blocco per le prenotazioni della scrivania per mantenere separati i dipendenti attivi e ridurre i limiti di capacità della sala conferenze.

• Flessibilità dell’orario di lavoro

Il personale dovrebbe conoscere il tuo programma di lavoro, l’assegnazione del posto o lo spazio di lavoro e chi sarà sul posto di lavoro quel giorno. Semplifica inoltre il cambio turno e lo sviluppo di configurazioni per ufficio e casa su misura per le esigenze di ciascun membro del team.

• tracciamento dei contatti

Quando un collega viene infettato dal virus, puoi rispondere immediatamente. Determina dove si trovavano, quando erano lì e con chi erano in giro. Puoi anche chiudere le sale per una pulizia approfondita. Quindi, informa qualsiasi altro personale coinvolto che dovrà lavorare da remoto.

Avere un software di gestione delle sale riunioni che può aiutare la tua azienda a implementare con successo un ritorno in ufficio sicuro. Tuttavia, dovresti anche considerare gli aspetti principali che la tua azienda dovrebbe valutare prima di definire la “nuova normalità” per la tua attività.

Il sistema di gestione delle sale è essenziale nei luoghi di lavoro ibridi

L’integrazione del software di gestione dell’area di lavoro può aiutarti a risparmiare sui costi di proprietà. Ciò manterrà anche la tua attività in esecuzione in modo efficiente e i tuoi clienti felici.

 1. Distanziamento sociale efficace negli spazi degli uffici

Il primo passo per rendere efficace il distanziamento sociale per la tua azienda è determinare quanti dipendenti lavorano in un determinato periodo. Questo valore può essere pari o superiore al 50% della capacità originale per più aziende. Devi determinare cosa è meglio per la tua azienda e i tuoi dipendenti. È meglio informarsi in anticipo per non compromettere la sicurezza di tutti.

2.Limitare la disponibilità degli spazi di lavoro

Per promuovere un migliore distanziamento sociale, valutare e modificare le attuali disposizioni dei posti a sedere sul posto di lavoro e la capacità della sala riunioni.

Le organizzazioni possono impostare limiti di capacità. Stabilire tecniche di distanziamento sociale, utilizzando un sistema di prenotazione basato sul Web, con DeskFlex, per regolare da remoto i limiti dei posti a sedere nell’area di lavoro. Puoi applicare la pianificazione della scrivania per team specifici o turni divisi.

3. Designazione dell’ufficio dei membri del team

Devi pianificare e gestire lo spazio personale del tuo team ibrido. Aiuta i tuoi dipendenti a lavorare in sicurezza con assegnazioni di posti predefinite con il sistema di pianificazione delle sale conferenze.

Le aziende possono utilizzare Deskflex per pianificare i loro spazi di lavoro. Invia notifiche di prenotazione ai colleghi con le linee guida del sistema di gestione dello spazio di lavoro a basso tocco tramite codici QR.

Le organizzazioni possono utilizzare le tecnologie dei sensori. Queste innovazioni generano informazioni che consentono all’amministratore di utilizzare lo spazio in modo efficiente. Può aiutare a ridurre al minimo l’utilizzo dello spazio e i costi effettivi. L’adozione di queste tecnologie può aiutare l’organizzazione a migliorare il morale del personale e la durata dell’azienda.

4. Metodi software per la prenotazione dell’ufficio

Non è necessario che un amministratore di ufficio tenga traccia di tutto. I dipendenti in ambienti di lavoro ibridi possono utilizzare i loro telefoni per programmare, fare il check-in e uscire dagli uffici.

5. Processi di verifica e check-in senza contatto

Le aziende devono considerare qualcosa di più dei soli dipendenti. Numerose industrie devono accogliere ospiti e accettare lavoratori aggiuntivi in ​​loco. Dipendenti e ospiti possono effettuare il check-in utilizzando un codice QR con i propri dispositivi per un monitoraggio intuitivo degli ospiti.

Il software avanzato di pianificazione delle strutture di DeskFlex consente alle aziende di fare pre-registrazione gli ospiti. Gestisci i permessi di accesso attraverso un team centralizzato. Questo metodo garantisce la sicurezza dei tuoi ospiti migliorando al contempo il benessere organizzativo e dei membri del team.

6. Tracciamento dei contatti e raccolta dati

Quando un visitatore o un lavoratore entra nella struttura, i beacon Bluetooth inviano un segnale al server centrale. Tiene traccia dell’attività di accesso degli utenti, delle prenotazioni, delle informazioni personali e della posizione dell’ufficio. Altri beacon Bluetooth raggiungono i segnali cellulari degli utenti mentre si muovono attraverso la struttura. Tengono traccia di dove si trovano in qualsiasi momento.

Lo strumento di tracciamento dei contatti di DeskFlex può riportare le informazioni geografiche dell’utente a seconda dei segnali registrati sui beacon Bluetooth. Questo strumento aiuta, soprattutto quando un ospite o un membro del team mostra i sintomi del virus e alla fine diventa positivo.

7. Garantire la pulizia dell’area di lavoro

Piani di pulizia e ispezione per tutti i reparti. Gli amministratori devono garantire l’igiene degli ambienti di lavoro ibridi e la sicurezza dei dipendenti. Il team addetto alla manutenzione deve igienizzare le postazioni di lavoro e le sale conferenze dopo l’uso. La disinfezione programmata riduce la diffusione di potenziali malattie per proteggere i lavoratori e dare loro tranquillità.

Quando un membro del team lascia un sito di lavoro, gli utenti possono utilizzare il software di gestione dell’area di lavoro per richiedere la pulizia della scrivania. A seconda del traffico in alcune aree dello stabilimento, il team di manutenzione può optare per richieste di “pulizia ordinaria” o “pulizia profonda”, come consigliato.

Come il software di prenotazione dello spazio aiuta gli ambienti di lavoro ibridi

Un nuovo modo di lavorare richiede sistemi software creativi per la prenotazione dello spazio. Gli ambienti di lavoro ibridi richiedono un software di prenotazione che faciliti la flessibilità e semplifichi la gestione dell’utilizzo dello spazio. Per operare con successo, le istituzioni utilizzano ora un sistema di prenotazione degli spazi. Inoltre, un eccellente servizio di prenotazione online aiuta efficacemente metodi di transizione stabili e facili. Ciò che può fornire è quanto segue:

Transizione casa-ufficio senza problemi

Il COVID-19 ha consolidato la domanda di orari di lavoro flessibili tra la maggior parte dei dipendenti. Le funzionalità incluse nel sistema di prenotazione degli uffici DeskFlex semplificano la gestione efficace del posto di lavoro. I dipendenti possono navigare e prenotare posti utilizzando qualsiasi dispositivo. Possono anche effettuare richieste self-service o far autorizzare richieste dai supervisori. I dipendenti hanno la libertà di scegliere la configurazione in un sistema di gestione della sala. Può aiutarli a essere altamente produttivi, uno strumento vitale a disposizione di qualsiasi azienda.

Protezione della salute e del benessere dei dipendenti

La prenotazione dei posti è più di un semplice software amministrativo utile. Può aiutare a proteggere il benessere generale dei dipendenti e ad alleviare eventuali preoccupazioni sociali che potrebbero avere riguardo al ritorno in un ufficio istituito. La prenotazione dei posti è anche un buon strumento per la registrazione, che può diventare molto importante man mano che le aziende perseguono misure di sicurezza più rigorose.

Aumentare l’efficienza attraverso l’uso dello spazio fisico

La capacità di produrre dati visualizzando i tassi di prenotazione dei posti e analizzando tendenze e modelli è una delle componenti più significative della prenotazione. Queste informazioni possono aiutare a creare piani di struttura e influenzare le decisioni di acquisto a lungo termine, aumentando forse la redditività.

Conclusione

I luoghi di lavoro devono evolversi a causa di esigenze e richieste aziendali in continua evoluzione. Il software di gestione dell’area di lavoro è ora una componente essenziale per tornare al lavoro dopo la pandemia.

A seconda della strategia e dell’etica aziendale, le aziende possono disporre di sistemi di gestione delle sale. È vantaggioso per ragioni finanziarie, ambientali e culturali dell’organizzazione. Oggi, è altrettanto importante in tutti i settori:

• Massimizzando lo spazio disponibile.
• Identificare dove tagliare le spese.
• Mantenere la sicurezza fisica dei dipendenti.

Il sistema software di prenotazione delle attrezzature ora reagisce ai cambiamenti culturali. Sempre più persone realizzano i vantaggi di un’impostazione di lavoro flessibile. Utilizzando il sistema, possono prenotare in anticipo lo spazio e le attrezzature dell’ufficio.

L’automazione e la razionalizzazione delle operazioni di prenotazione dei posti non solo rendono il processo più semplice per le aziende più grandi. La soluzione DeskFlex è personalizzabile, rendendola adatta ad aziende di tutte le dimensioni. Ti permette di gestire il cambiamento pur continuando a regolare la crescita.

L’obiettivo finale delle aziende dovrebbe essere quello di ottimizzare la produttività dei dipendenti in un ambiente di lavoro flessibile. Quando inizi il tuo ritorno al lavoro, l’integrazione del software di gestione dell’ufficio DeskFlex con il tuo team ti aiuterà a seguire i protocolli di distanza di sicurezza. Ciò fornirà anche soluzioni economiche e innovative per aiutarti a prosperare dopo la pandemia.