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Sistemi di prenotazione di sale conferenze per ufficio: progetti, sfide e soluzioni
Quasi tutti i paesi stanno gradualmente riaprendo i loro uffici nel mezzo della pandemia. Secondo un sondaggio, quasi il quaranta per cento dei lavoratori domestici vuole tornare al proprio posto di lavoro.
Ma prima che l’azienda dia il benvenuto ai membri del proprio team, questi devono garantire la sicurezza nelle sale conferenze, negli uffici e nelle strutture condivise.
Il distanziamento sociale rimane un’azione necessaria per prevenire la diffusione del virus. Pertanto, l’azienda deve modificare i propri spazi di lavoro per conformarsi alla politica del governo e garantire la sicurezza della propria organizzazione. Tecnologie come i programmi di pianificazione degli uffici possono aiutarli a compiere i passi necessari verso spazi di lavoro più sicuri.
Qual è la disposizione ideale della sala conferenze?
L’uso corretto delle sale conferenze può aiutare i membri del tuo team a essere più creativi e produttivi quando lavorano in team. Le sale conferenze devono avere un design funzionale, arredi confortevoli e attrezzature e tecnologie adeguate, come l’integrazione del software di pianificazione delle sale con l’integrazione di Outlook, in modo che i membri del team si sentano soddisfatti e aumentino il lavoro di team.
Come creare layout sicuri per le sale conferenze?
Le misure di sicurezza pandemiche hanno rimodellato la disposizione della sala conferenze per una buona ragione. La capacità massima di ciascuna sala conferenze deve essere dimezzata per seguire le linee guida di sicurezza. L’obiettivo è ridurre le possibilità di trasmissione del virus, quindi. È necessario assicurarsi che ogni posti sia distante almeno un metro e mezzo. Infine, utilizza lo schermo della sala conferenze che mostra la capacità della sala per evitare il sovraffollamento.
Le viste delle sale possono aiutarti in modo significativo a controllare la densità dei tuoi spazi di lavoro. I sistemi di prenotazione delle sale conferenze dispongono di potenti funzionalità conformi al COVID-19 che ti aiutano a evitare la contaminazione negli spazi dell’ufficio. Ecco i sistemi di prenotazione delle sale con funzionalità compatibili con il COVID:
- Scanner termico e rilevamento della maschera
- Risorse per il distanziamento sociale
- Software per la gestione dei visitatori
- Chioschi, room monitor senza contatto, dispositivi FlexCube
Suggerimenti per la disposizione delle sale riunioni sicuri e creativi
La scelta del giusto design della sala conferenze deve essere pianificata attentamente in base al suo scopo e al programma della riunione. Ecco alcuni semplici suggerimenti per progetti di layout delle sale efficaci.
- Considera le esigenze dei tuoi clienti
- Scegli una configurazione della tabella
- Scegli la stanza giusta
- regolare l’illuminazione
- Scegli lo schermo giusto
- fornire servizi
- Mantieni il design coerente
- Prova prima della riunione
Creare un design del layout della sala conferenze sicuro ma funzionale è un duro lavoro. C’è molto da tenere a mente. Non esiste un design ideale per la sala conferenze che si adatti a tutti gli scopi della conferenza. Alcune sale conferenze potrebbero aver funzionato per la necessità di un evento particolare, ma non per altri. E non soddisfa tutte le esigenze della tua azienda o dei tuoi team, soprattutto nell’ambiente di lavoro post-pandemia.
Dai un’occhiata alle diverse sale conferenze con il design ideale, le sfide e come lo schermo della sala conferenze le risolve.
piccole sale conferenze
Questa sala conferenze è il luogo ideale per ricevere telefonate, incontrare clienti, azionisti, tenere riunioni di lavoro virtuali e riunioni di team rapidamente.
come progettare
Per rendere più funzionale questa sala, puoi completare l’allestimento con un telefono da sala aziendale, un proiettore, un tavolo quadrato o rotondo posizionato al centro con una sedia e una TV sulla parete accanto al capotavolo. Ancora più importante, puoi includere un software di pianificazione con l’integrazione di Outlook per sincronizzare rapidamente la tua prenotazione con il tuo calendario.
Sfide
Potresti aver bisogno di questa sala da solo, con visitatori speciali o solo per pochi minuti. E lo volevi pronto subito.
Soluzioni
Per prenotare questo spazio senza problemi, puoi utilizzare un sistema di conferenza per sale riunioni per le tue esigenze immediate. Poiché i partecipanti sono pochi, il processo di prenotazione è fluido perché non richiede molta preparazione.
Sale riunioni di brainstorming
Questa sala riunioni è uno degli avventori dei sistemi di check-in per conferenze. Poiché le organizzazioni devono collaborare regolarmente, hanno bisogno di uno spazio specifico dedicato al brainstorming che sia pronto in qualsiasi momento. Questo è il luogo in cui i membri del team liberano la creatività nelle loro menti per elaborare idee innovative e redditizie in modo efficace.
come progettare
Il design ideale per questa sala è una disposizione comoda e aperta che consente l’interazione e la mobilità. E per supportare e migliorare la creatività dei membri del team, hanno bisogno di mobili e tecnologie adeguati come comode sedie, divani, sedie per videogiochi, cuscini da pavimento e un set di tavolini e sedie per accogliere gli altri partecipanti.
Sfide
Piccoli spazi come questo hanno una capacità limitata. E per evitare che il virus si diffonda, nella sala dovrebbero entrare solo poche persone alla volta.
Soluzione
Per evitare il sovraffollamento, è possibile utilizzare lo schermo della sala conferenze per limitare la capacità della sala. Il touchscreen mostra lo stato della sala e ti avvisa quando raggiunge la capacità massima.
sale di formazione
La formazione dei membri del team nuovi e attuali sui processi e la tecnologia è la cosa migliore se si dispone di una sala designata per questo. Le sale di formazione sono spazi in cui i membri del team si riuniscono per apprendere nuove idee e affinare le proprie competenze. La formazione consiste in una vasta gamma di attività. Pertanto, durante la progettazione di questa sala, potresti voler considerare la configurazione che può ospitare questi esercizi.
come progettare
Uno dei modelli consigliati è lo stile banchetto, dove i posti a sedere sono attorno a un tavolo ovale al centro. Questa configurazione migliora i flussi di comunicazione e l’interazione di gruppo, consentendo al formatore di camminare facilmente per la sala e discutere facilmente con lo studente. Puoi mettere un grande tavolo ovale, sedie, proiettore, smart TV, armadio e tavolo per snack e bevande per completare le cose necessarie.
Sfide
Il proiettore non deve necessariamente trovarsi in questa sala se la tua azienda ha attrezzature limitate.
Soluzioni
Puoi sempre programmare il tuo utilizzo con il software gratuito per la pianificazione delle sale. Il software invia una notifica al team autorizzato quando la prenotazione della sala conferenze viene visualizzata nel sistema. Con le informazioni in mente, ti forniranno l’attrezzatura di cui hai bisogno durante la sessione programmata. I tuoi tirocinanti possono anche utilizzare un’app gratuita per la pianificazione delle sale conferenze per familiarizzare con la struttura del posto di lavoro. Ti consentirà inoltre di invitarli rapidamente nella sala di formazione.
Grandi Sale Riunioni
L’azienda utilizza grandi sale conferenze per riunioni aziendali generali, visite ai clienti o riunioni più formali. Avere una grande capacità lo rende migliore per l’uso in grandi organizzazioni, composte da dozzine di membri del team.
come progettare
Una delle configurazioni ideali per grandi sale riunioni è lo stile teatro. È qui che dispongono i sedili in uno schema semicircolare. Questa impostazione impedisce ai partecipanti di bloccare la visualizzazione della bacheca da parte di altri, in particolare per le riunioni con discussioni interattive. Oppure puoi scegliere la disposizione del tavolo aperto dove il tavolo è al centro della sala conferenze. L’impostazione consente una migliore interazione faccia a faccia mentre i partecipanti si fronteggiano.
Per completare la configurazione, puoi posizionare una grande smart TV nella parte anteriore centrale della sala, sedie abbastanza comode e uno schermo per sale conferenze accanto alla porta.
Sfide
Avere una sala ampia e lussuosa; pertanto, è necessario assicurare un uso corretto. Alcune persone potrebbero abusare delle sale; possono prenotare i grandi anche se hanno pochi partecipanti. Quindi gli altri che ne hanno bisogno finiranno con i più piccoli.
Soluzioni
Per risolvere questo problema, puoi prenotare la sala in anticipo con un potenziale cliente software per le sale conferenze per evitare di trovare un posto all’ultimo minuto. Il software si integra con Outlook in modo che il tuo calendario si sincronizzi con le prenotazioni, consentendo prenotazioni di sale più convenienti.
Sale relax o spazio giochi
Le aziende potrebbero considerare di avere un posto dove i membri del team possono prendersi una pausa dalle loro scrivanie e recuperare il ritardo. Un luogo dove condividere idee divertendosi. La sala dovrebbe avere una buona atmosfera che incoraggi il relax e il divertimento.
come progettare
Per progettare la sala, puoi posizionare comode sedie e divani ad angolo o a parete, TV, tavolo per giochi come biliardo o ping pong e qualche rinfresco su un lato.
Sfide
Tuttavia, se hai una grande organizzazione e alla maggior parte dei membri del tuo team piace fare brainstorming in questo tipo di sala riunioni, possono sorgere conflitti. Altri che vogliono usarlo sempre possono prenotarlo per se stessi, mentre un altro membro del team non può usarlo per il proprio team.
Soluzioni
Per risolvere questo problema, puoi utilizzare un programma di pianificazione della sala conferenze e fargli sapere di prenotare la sede prima dell’uso. È necessario inserire i dati necessari nel sistema durante la prenotazione, come la durata della riunione, il piano, l’edificio, ecc. In questo modo, l’utente della sala corrente dovrà andarsene al termine della sessione, poiché il software aprirà lo spazio all’interno del sistema. Inoltre, la schermata della sala conferenze mostrerà lo stato della sala. Quindi, quando gli altri membri del team vedono che l’area è disponibile, possono finalmente prenotare la sala.
Pensieri finali
Ridisegnare le sale conferenze può essere una sfida, aggiungendo considerazioni sulle linee guida di sicurezza. Ma con un’adeguata progettazione del layout, un’attenta pianificazione e l’uso della pianificazione delle sale conferenze di Office 365, i layout delle sale conferenze scelti possono soddisfare perfettamente le mutevoli aspettative e le esigenze dei membri del team.