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4 recursos de software de reserva de mesa cruciais para otimizar a utilização do espaço de escritório
A hotelaria começou a reinar nos escritórios na década de 1990. Entre os primeiros implementadores estão empresas de contabilidade e consultoria. Hoje, muitas empresas se beneficiam muito desse sistema alugando seus espaços e instalações.
Para muitas empresas, especialmente empresas menores, otimizar o uso do espaço é imperativo. Não importa quão pequeno seja o custo do aluguel, cada metro quadrado não utilizado já é uma despesa que os empresários devem maximizar.
Se o seu escritório estiver no coração da cidade, os custos imobiliários podem atingir o teto. Embora a subutilização seja um problema comum para muitas organizações, sua solução está ao seu alcance.
Os gerentes e líderes de equipe devem considerar redefinir o layout do escritório e complementá-lo com a tecnologia certa – o sistema de software hoteleiro. Essa inovação pode ajudar as empresas a economizar em custos imobiliários, despesas com serviços públicos e utilização de espaço.
O que é Hotelaria?
A hotelaria é um sistema de gerenciamento de escritório em que os funcionários reservam dinamicamente um espaço de trabalho de que precisam para horas ou dias específicos. Elimina a necessidade de uma mesa designada para um membro da equipe. Qualquer pessoa pode usar uma mesa ou sala depois que o usuário atual terminar seu horário agendado.
Portanto, mesmo com poucos cômodos e espaços, todos podem concluir sua tarefa.
Por que o uso eficiente do espaço de escritório é crucial para o seu negócio?
É essencial entender as variáveis que afetam o planejamento e a gestão do espaço. Os espaços tradicionais de escritório cedem o uso exclusivo de cubículos e mesas para seus funcionários; isso não é mais o caso hoje.
Para locais de trabalho modernos, o software de hotelaria de escritório torna tão conveniente adotar uma configuração de trabalho ágil que os gerentes e empregadores não precisam estar no escritório em determinados dias. Eles podem trabalhar em casa ou em qualquer lugar que possam estar no momento.
Aqui estão algumas métricas de utilização de espaço que você pode querer considerar:
- Pico de utilização diária do espaço – Este é o número máximo de funcionários e visitantes que entram no escritório a qualquer momento.
- Total de metragem quadrada – O tamanho real de uma instalação em termos de metragem quadrada utilizável (ou seja, salas de reuniões, armazenamento, espaço de escritório, etc.
- Quantidade média de funcionários e visitantes – Com recursos de análise e relatórios, você pode obter o número médio de funcionários e visitantes usando espaços específicos a qualquer momento.
- Áreas de alto tráfego – Essas áreas têm o maior tráfego de pedestres e densidade de membros da equipe ou visitantes em comparação com todo o seu escritório.
- Densidade – Refere-se a quantos funcionários ou visitantes estão em uma determinada área em seu escritório em um determinado momento. Tenha em mente que essas são métricas que você pode observar facilmente.
Você pode exportar as análises mensais, semanais ou até diárias para uma planilha ou PDF com o software de hotelaria.
Isso fornece um relatório detalhado sobre o uso do espaço do escritório e leva a um melhor gerenciamento do espaço.
Há muitas razões pelas quais eles são importantes para o seu negócio:
Melhor experiência para funcionários e visitantes
Um espaço de trabalho otimizado é um espaço de trabalho produtivo. Isso significa ter um espaço que seja fácil de navegar e que permita menos distrações. Essas distrações podem ser a falta de privacidade, o que afeta a concentração.
Além disso, isso também significa um local de trabalho que prioriza a segurança e garante que os funcionários estejam confortáveis. Quando os funcionários estão mais felizes no trabalho, eles são mais propensos a fornecer seus melhores resultados.
- Saúde e segurança
Durante a pandemia, muitas organizações adotaram softwares de utilização de salas para acomodar as medidas de distanciamento social.
Muitas empresas usaram esses aplicativos para aplicar modelos de trabalho híbridos e incentivar os funcionários a trabalhar em casa. No entanto, eles também podem ser usados para outros fins, como rastreamento de contatos.
- Melhor gestão do orçamento
O programa de hotelaria permite que os gerentes obtenham relatórios analíticos detalhados sobre o uso do espaço em seus escritórios. Com esses dados, eles podem cortar gastos desnecessários e reaproveitar áreas subutilizadas.
Como resultado, os gerentes podem tomar decisões mais econômicas, levando em consideração as operações diárias e a segurança dos membros da equipe. Isso resulta em menores custos e melhores economias.
Como o software de reserva de mesa otimiza o espaço de escritório subutilizado
Os sistemas de software hoteleiro podem ser valiosos para empresas que adotam modelos de trabalho flexíveis.
Isso ocorre porque as empresas ágeis e as startups entendem a necessidade de aproveitar ao máximo todos os recursos disponíveis. Devido aos recentes eventos globais, a utilização do espaço também é crucial para garantir a segurança dos trabalhadores e visitantes.
Veja como os aplicativos de reserva de mesa permitem que você use o espaço com mais eficiência:
O software de hotelaria oferece uma visão geral dos espaços disponíveis
Erros de reserva podem acontecer, e muitas vezes acontecem, em todos os escritórios. Isso é verdade se o sistema de reservas não for automatizado.
No entanto, com um aplicativo de reserva hoteleiro, os funcionários podem reservar salas e mesas com mais eficiência. Os aplicativos móveis permitem que eles verifiquem os espaços disponíveis para reservar, modificar e cancelar com o mínimo de conflito.
Além disso, também permite que os funcionários verifiquem os espaços disponíveis antes de reservá-los. Ao exportar dados, os gerentes podem destacar e incentivar os funcionários a reservar espaços de trabalho específicos que, de outra forma, estariam ociosos.
Um aplicativo de hotelaria com um recurso de login único fornece uma ferramenta conveniente para os funcionários.
Em um ambiente de trabalho híbrido, os espaços otimizados proporcionam um ambiente mais produtivo e conveniente para os trabalhadores. Os aplicativos de agendamento de salas podem ajudar na criação desse ambiente.
Esses aplicativos fazem isso criando um sistema de armazenamento simplificado que permite que os usuários acessem informações compartilhadas. Com um diretório central, os funcionários precisam apenas de uma senha para acessar as ferramentas de que precisam.
Estes reduzem custos e economizam tempo, tornando-os excelentes ferramentas para produtividade.
O software hoteleiro se integra a sensores para métricas de utilização do espaço em tempo real.
Os dados auto-relatados não são confiáveis, mas os sensores podem rastrear dados valiosos com muito mais eficiência.
Os sistemas de hotelaria se integram a sensores que exibem a disponibilidade do espaço de trabalho em tempo real. Esses sensores podem enviar dados para uma rede central que pode gerar um relatório de análise.
Esses relatórios fornecem aos gerentes os dados de que precisam para tomar decisões cruciais para otimizar os locais de trabalho.
O gerenciamento de ativos simplificado permite que os gerentes acompanhem o estoque e os equipamentos.
As empresas precisam gerenciar seus ativos com eficiência. Embora se estendam a mesas e salas de reunião, também incluem projetores, monitores, impressoras, etc.
Além de salas e mesas, os funcionários também podem solicitar reservas para esses equipamentos no software de hotelaria de escritório. O sistema notifica a equipe designada, que pode fazer o check-in para ver a programação.
Isso também permite que os gerentes saibam se alguns equipamentos são utilizados com frequência e se ajustem às necessidades dos funcionários de acordo. Isso pode ser qualquer coisa, desde projetores a impressoras ou até monitores.
O espaço de escritório é um recurso que os gerentes devem usar de todas as maneiras possíveis. A excelente notícia é que otimizar seu espaço de trabalho híbrido não precisa ser complicado.
Uma das melhores formas de medir a otimização do espaço é com a ajuda de sistemas de reserva hoteleiro. Embora forneçam uma excelente opção para espaços de trabalho híbridos e funcionários remotos alternarem seus turnos de trabalho no escritório, eles podem fazer muito mais.
Com dados em tempo real e um sistema de agendamento eficiente, é possível utilizar esses espaços para garantir que não fiquem ociosos.
O software inovador da DeskFlex possui esses recursos e muito mais, devido à sua personalização. Presta serviço de programação customizada para empresas com necessidades específicas em seus sistemas organizacionais.
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