7 melhores práticas de hotelaria para escritórios que toda organização deve conhecer

Planos de plantas abertas e hotelaria, também conhecidos como reserva de mesas, oferecem inúmeros benefícios ao escritório. Isso inclui colaboração aprimorada e custos imobiliários reduzidos. Mas para conseguir isso, os líderes de negócios devem implementá-lo de uma forma que a organização e os membros da equipe possam se beneficiar.

Depois de garantir que seja apropriado para sua empresa, você deve garantir que seu plano de implementação leve em consideração os diferentes fatores existentes. Algumas organizações desejam reduzir as despesas com imóveis e melhorar os espaços de escritório, enquanto outras desejam uma equipe mais flexível. De qualquer forma, você precisará capacitar seus funcionários para encontrar uma área tranquila e produtiva e uma área para reuniões e colaboração.

As mudanças de escritório necessárias para uma iniciação hoteleira bem-sucedida também apoiam a equipe móvel, atraindo e retendo os melhores talentos. No entanto, a mobilidade não significa apenas trabalhar em casa. Também pode significar encontrar o aplicativo certo para fazer uma reserva de uma mesa no escritório. Ou pode ser capaz de se conectar perfeitamente ao software de videoconferência se seus colegas de equipe estiverem fora do escritório.

Você deseja garantir que sua nova estratégia de escritório atenda às diferentes necessidades e expectativas dos membros da equipe. Para tornar isso possível, aqui estão as sete melhores práticas que você deve conhecer.

1: Criando Diferentes Tipos de Espaços

Ao falar sobre espaços de trabalho eficazes, uma configuração não é suficiente. Você precisa ter uma variedade de espaços, especialmente se considerar as necessidades dos diferentes membros da equipe. Por exemplo, em alguns dias, um profissional de marketing pode fazer um brainstorming com outros membros da equipe sobre novos projetos. Ou ele pode ter que trabalhar com outro departamento para eventos externos e precisaria de tempo sozinho para fazer o material necessário. Essas duas situações exigem espaços diferentes para trabalhar, e você deve tê-los em seu escritório.

Com o software de hotelaria, você pode apoiar facilmente os membros de sua equipe cujas funções precisam de um alto nível de flexibilidade. Permitir que eles escolham entre vários espaços, e isso permitirá que eles sejam mais produtivos. O sistema irá ajudá-los a proteger sua área, seja um assento confortável, locais de trabalho socialmente ativos ou longas mesas de trabalho.

2: Permitindo a Personalização

Dê uma olhada em escritórios tradicionais. Você provavelmente encontrará várias maneiras pelas quais os membros da equipe marcaram as mesas como seu território. Pode ser fotos, arrumando objetos pessoais na mesa ou dando um toque pessoal. Espera-se que as pessoas esperem que esse tipo de arranjo de trabalho não permita espaços personalizados.

Este sistema de trabalho abre as portas para ideias de armazenamento exclusivas. Ele ajuda os gerentes de instalações a fornecer uma área separada que permite uma variedade de personalização. Um fórum recente descobriu que um escritório enriquecido onde os funcionários podem personalizar seu ambiente de trabalho leva a um aumento de 15% na produtividade.

3: Adotando um software hoteleiro bem estabelecido

Nada acontece pior do que aparecer para trabalhar todas as manhãs sem uma estação segura para o dia. Pode haver espaços livres para você, mas eles podem não ser adequados e propícios para trabalhar de forma produtiva.

Este é um problema comum na configuração tradicional para espaços de escritório. Quando os gerentes de instalações designam um lugar permanente para todos os membros da equipe, alguns podem não gostar de sua área. Os diferentes fatores incluem iluminação, ruído, tamanho do espaço, acessibilidade a outros equipamentos e ferramentas e pessoas ao redor. Isso leva a membros da equipe desmotivados e baixa produtividade geral.

Com o software de hotelaria de escritório certo, você pode implementar convenientemente uma base de ordem de chegada para os membros de sua equipe. A incerteza é realmente estressante para algumas pessoas, e usar um sistema apropriado pode ajudá-las a evitar situações improváveis. Por exemplo, uma equipe precisa colaborar ou discutir um projeto, mas não consegue encontrar um espaço. Eles podem usar o aplicativo e encontrar a melhor sala para acomodar seu grupo ou determinar qual sala estará disponível em breve.

As empresas querem ter sistemas que agilizem significativamente seu processo de reserva. E à medida que a tecnologia avançava, os modelos híbridos também evoluíram para serem mais simples, ricos em recursos e personalizáveis. Os recursos de um software ideal de hotelaria de mesa incluem:

Detecção e reserva de espaços de trabalho de acordo com as permissões do usuário

Exibindo salas disponíveis de acordo com disponibilidade, tipo e localização

Visualização de fotos, mapas de piso e detalhes vinculados a cada espaço

4: Habilitando notificações para todos os check-ins perdidos e reservas abandonadas

Adotar o software de reserva nos escritórios ajuda a reduzir o risco de precisar de um espaço de trabalho que pode não estar disponível, os membros da equipe geralmente reservam salas ou áreas “apenas no caso” de precisarem. Essa prática potencialmente leva a espaços de trabalho desacompanhados e, eventualmente, a uma diminuição significativa na produtividade, nas vendas ou no retorno do investimento.

A configuração de hotelaria que impõe um processo simples de check-in e check-out ajuda a identificar o comparecimento nas reservas agendadas. Em apenas 15 minutos após cada reserva agendada, você pode abrir o espaço de volta para quem o utiliza. Monitorar o uso do seu espaço é bastante simples com o software certo.

5: Fazendo excelente uso dos relatórios de utilização

Espaços subutilizados só trazem mais custos, e o principal impulsionador da mudança global para a prática de hotelaria de escritório é a eliminação de espaços mal utilizados.

Gerentes de instalações e proprietários de negócios podem tomar decisões baseadas em dados para otimizar a utilização do espaço por meio de relatórios que capturam e analisam informações de uso. Aplicativos e sistemas de software registram automaticamente o histórico de reservas e uso e geram um resumo das reservas de espaço no escritório.

No geral, o uso inteligente dos relatórios do sistema de software de reserva de salas ajuda a eliminar espaços desnecessários ou a melhorá-los de acordo com a preferência dos membros de sua equipe.

6: Mantendo o ambiente de trabalho seguro e limpo

Os funcionários geralmente se mudam de um lugar para outro e, ao fazê-lo, trazem muitos germes de volta ao escritório. Isso aumenta as chances de propagação de doenças, especialmente agora que há uma crise de saúde em andamento.

Os membros da equipe devem conhecer os fundamentos da boa higiene, e a empresa deve investir em serviços regulares de limpeza profunda.

Além disso, seu sistema de software deve ter recursos para agendamento automatizado de limpeza e higienização. Ele pode vir como um alarme ou detectar assentos recém-vagos e mantê-los indisponíveis até que sejam higienizados.

7: Envolvendo os membros de sua equipe antes da transição

A mudança é difícil, pois pode ser algo significativo e impactante. Mesmo que todos os envolvidos na mudança acreditem em um resultado positivo, ela ainda será desafiadora. Por outro lado, se os membros de sua equipe não forem a favor das alterações propostas, o processo será mais difícil ou um fracasso total. Aqui estão alguns passos básicos que você pode precisar:

• Envolva os membros de sua equipe na mudança para a prática de hotelaria de escritório, especialmente aqueles que serão bastante afetados.
• Reúna as opiniões o máximo que puder – contribuições de um pequeno grupo ou equipe representativa.
• Crie um teste para ver, em pequena escala, como as coisas vão. Por meio dele, você pode aprender com seus erros antes que eles afetem significativamente sua empresa ou organização.
• Certifique-se de ter uma estratégia eficiente para combater quaisquer problemas potenciais e estabelecer uma base sólida

As melhores práticas de hotelaria de escritório e o sistema de software de reserva de mesa não estão apenas criando espaços abertos para colaboração; só diminui os custos imobiliários. É uma estratégia abrangente para locais de trabalho modernos para alcançar um processo interno sistemático, completo e preciso. De acordo com a pesquisa, as melhores práticas discutidas neste artigo são as mais eficientes. E, é claro, com a tecnologia e as técnicas certas, você pode ter um escritório flexível, produtivo e econômico.