Ambiente de trabalho híbrido pós-pandemia: por que a tecnologia de software de reserva de mesa é mais importante do que nunca

Mais de um ano após o início da pandemia de COVID-19, muitas pessoas foram infectadas e, felizmente, a maioria sobreviveu. Agora que a maioria das pessoas receberam suas vacinas, muitas organizações estão em transição para seu retorno seguro ao local de trabalho.

Os programas de vacinação iniciaram a reabertura completa e a restauração das normas globais de trabalho, especialmente em algumas partes dos EUA que já atingiram a marca de 70%. Como resultado, os empresários precisam reavaliar o planejamento da equipe, o gerenciamento de desempenho e as estratégias de experiência dos funcionários.

Enfrentando desafios sem precedentes na manutenção dos protocolos durante a reabertura total, como eles podem superar isso com sucesso?

Vamos examinar como um sistema de reserva de mesa pode ser uma ferramenta eficaz para uma transição suave do trabalho em casa para o trabalho no escritório em um ambiente híbrido.

Mudanças no conceito do local de trabalho para melhor

Muitas organizações com visão de futuro fizeram a transição de cubículos para layouts de escritório aberto nos últimos anos, mesmo antes da pandemia acontecer. Em vez disso, eles começaram a adotar técnicas de trabalho dinâmicas, como trabalho flexível e baseado em atividades. E com a pandemia, essas abordagens estão se tornando parte da modernização do local de trabalho para sempre.

Configuração de trabalho pré-pandemia

Antes do Coronavírus tomar conta do mundo, você pode estar se preparando para trabalhar no escritório às 9h. Espera-se que você esteja trabalhando em sua mesa dedicada, participando de reuniões pessoais e participando do bate-papo diário com seus colegas. Então, quando o relógio batesse às 17h, você provavelmente estaria indo para casa e repetiria o mesmo ciclo todos os dias por anos. Às vezes, você pode pensar em trabalhar remotamente, mas seu gerente pode estar cético em relação à produtividade dos funcionários trabalhando fora do escritório.

No entanto, quando você experimentou trabalhar em casa devido à pandemia, sua empresa adotou o trabalho remoto perfeitamente. Embora houvesse desafios em reuniões digitais e comunicação em sua organização, você já teria navegado em torno disso.

Durante a configuração do trabalho pandêmico: trabalho remoto (trabalho em casa)

A essa altura, você provavelmente já está trabalhando em casa há mais de um ano. Você pode se acostumar com reuniões virtuais, trabalhar de shorts e chinelos e aproveitar o conforto do seu sofá. Claro, pode haver momentos em que você perca interações com seus colegas de trabalho, mas de alguma forma, o happy hour virtual preenche a lacuna.

O foco principal dos líderes empresariais agora é determinar como levar seus funcionários de volta ao local de trabalho sem arriscar sua saúde. A configuração de trabalho tradicional não é a mais adequada para a situação. Então, a grande questão é: como você prepara seu escritório para a transição do ambiente de trabalho híbrido?

Possivelmente, algumas de suas listas de tarefas são as políticas regulares obrigatórias de saneamento e limpeza, agendamento alternativo de trabalho e uso de EPI. Além disso, algumas organizações consideram modificar suas estratégias imobiliárias e adquirir uma sede. Mas esta ideia pode custar-lhes muito. Independentemente de como você aborda essas preocupações, isso afetará significativamente seu local de trabalho na era pós-pandemia.

A nova configuração do escritório após 2021

Proposições e ideias sobre como um ambiente de trabalho híbrido funcionará no futuro são abundantes. Devido à consideração da saúde e ao mandato do governo, a maioria das pessoas concorda que as coisas precisam mudar. Muitos de seus funcionários podem até se acostumar a trabalhar remotamente e hesitar em trabalhar no escritório. Mas nem todos os funcionários querem trabalhar em casa o tempo todo. A maioria dos funcionários ainda prefere trabalhar no escritório na maioria dos dias e ter tempo para trabalhar em casa nos outros dias. Em resumo, a maioria deles prefere trabalhar em um ambiente de trabalho híbrido.

No entanto, alguns empregadores podem não concordar em trabalhar em casa, dizendo que isso pode reduzir a colaboração, a comunicação e a cultura da empresa. Mas tudo pode acontecer com planejamento, preparação e cooperação adequados. Portanto, é seguro dizer que o futuro do local de trabalho ainda pode ser um paraíso para colaboração e interação. Os trabalhadores remotos ainda podem estar em sua maior produtividade. Tudo é alcançável com um sistema e tecnologia adequados, como uma ferramenta de agendamento online que pode suportar o novo método de trabalho.

Tecnologia de software de reserva de mesa essencial para uma transição perfeita

Um novo método de trabalho exige soluções inovadoras. O local de trabalho pós-pandemia requer soluções que agilizem a flexibilidade e agilizem o gerenciamento da utilização do espaço de trabalho. Atualmente, as instituições estão recebendo ajuda de um sistema de reserva de salas de reunião online para atender a essas necessidades. Além disso, uma excelente ferramenta de reserva de salas online facilita com eficiência as estratégias necessárias para uma transição segura e tranquila. Veja o que ele pode oferecer:

Software de atendimento

Os dias de trabalhar em uma mesa permanente e sentar perto um do outro acabaram. Como uma maneira eficaz de prevenir a infecção pelo vírus é por meio do distanciamento físico, os líderes empresariais precisam reorganizar as mesas que cumprirão a distância de 2 mestros entre elas.

O hot desking é um sistema que permite desabilitar uma mesa para reservas para que os trabalhadores possam cumprir automaticamente o espaço seguro. Também suporta o trabalho flexível ou baseado em atividades que os trabalhadores pós-pandemia buscam ao retornar ao escritório. Este software de reserva de mesa simplifica o sistema.

• Permite que você e os membros de sua equipe reservem um espaço de trabalho disponível agora ou mais tarde para que você possa agendar seu tempo no escritório sem problemas.
• Reserve uma mesa com um dia ou uma semana de antecedência, para não precisar fazer isso toda vez que precisar trabalhar no escritório.
• Encontre rapidamente seus colegas de equipe sem seus assentos dedicados usando o software de reserva de mesa baseado na Web ou o aplicativo de reserva de sala.
• Equipe adequada e software de agendamento de salas da Microsoft para diminuir a densidade do local de trabalho.
• Dê tempo suficiente para limpar e desinfetar os espaços de trabalho entre a utilização.
• Notifica automaticamente a equipe de limpeza quando uma mesa precisa ser limpa.
• Permite que você crie políticas de limpeza sistemáticas para cada espaço de trabalho.

Aplicativo gratuito de reserva de mesa

Um aplicativo gratuito de reserva de mesa pode ajudar rapidamente os funcionários a adotar a transição como a tecnologia de software de hot desking. Os funcionários remotos ainda podem navegar pelo software de reserva de mesa, mesmo em casa, na cafeteria ou no trânsito. Eles podem facilmente:

• Reserve uma mesa no local ou antes que eles cheguem ao escritório para passar apenas as horas necessárias para o trabalho;
• Elimina a transmissão de vírus;
• Menos interação pessoal ao fazer check-in em um espaço de trabalho;
• Faça o check-in em uma mesa em poucos toques;
• Você economiza tempo ao procurar uma mesa ou um membro da equipe.

Software de agendamento de salas

À medida que sua empresa volta a funcionar com toda a sua operação, você precisa contar o número de dias antes de se encontrar em uma sala de reunião por causa do fluxo de reservas agendadas dos outros departamentos. Obviamente, quando você ainda trabalha em casa, as reuniões virtuais são a tendência e, mesmo quando se reúnem todos os dias, não se preocupa com o virus. Mas agora que as pessoas estão fisicamente presentes no local de trabalho, o risco é muito alto, principalmente para quem não foi vacinado. Portanto, marcar uma reunião de grupo presencial precisa de uma distância segura e de um sistema adequado de reserva de reuniões.

Um software de agendamento de salas é um programa poderoso que permite gerenciar sua sala de reuniões, principalmente quando se considera a segurança de todos. Além disso, um sistema de reserva de salas de conferência é uma ferramenta eficiente para:

• Encontrar rapidamente uma sala vaga usando o site de reserva em apenas alguns cliques;
• Usando uma tela do gerenciador de sala, você pode visualizar as reservas atuais e futuras para uma sala específica, para saber o melhor horário para agendar sua reunião;
• Limite os participantes da reunião para acomodar o distanciamento físico dentro da sala;
• Reserve o equipamento junto com a reserva da sala, para que você não precise entrar em contato com o pessoal designado para isso;
• Notifica automaticamente a equipe da limpeza quando uma sala precisa ser limpa;
• Dê tempo suficiente para limpar e desinfetar as salas de reunião entre o uso;
• Permite que você e os membros de sua equipe reservem uma sala de reunião disponível agora ou mais tarde para que você possa agendar seu tempo no escritório sem problemas;

Encontre rapidamente a sala de seus colegas de equipe usando o software de reserva baseado na web ou no aplicativo.

Aplicativo Gratuito de Agendamento de Salas de Conferência

A reserva da sala de reunião é mais fácil com um aplicativo gratuito de agendamento de sala de conferência. Assim como o software de reserva de salas baseado na web, ele otimiza seu tempo ao precisar de uma sala de reuniões. O melhor é que você pode aproveitar o sistema em qualquer lugar a qualquer momento. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais ele pode ajudá-lo a passar seu dia de trabalho no ‘novo normal’:

• Reserve uma no local ou antes que eles cheguem ao escritório para passar apenas as horas necessárias para o trabalho;
• Elimina a transmissão de vírus;
• Menos interação pessoal ao confirmar o convite da reunião;
• Faça o check-in de uma sala em poucos toques
• Notifica você quando houver alguma alteração em sua reunião agendada, mesmo quando não estiver no escritório Economiza tempo ao procurar uma sala ou um membro da equipe.

Software de gerenciamento de vacinas

Cada governo do mundo se esforça para fornecer vacinas a todos os seus povos. Os países que deram injeções de vacina à maioria de sua população agora podem eliminar as coberturas faciais e podem esperar um risco menor de serem infectados. Mas como dissemos, nem todos estão dispostos a se vacinar.

Portanto, os líderes empresariais precisam monitorar o histórico de vacinas de cada um dos membros de sua equipe para garantir que todos estejam seguros. Um software de gerenciamento de vacinas é especialmente construído para fazer isso. Ele ajuda você de forma eficiente:

• Rastreia e monitora o histórico de vacinação de seus funcionários, incluindo a vacina COVID-19;
• É um recurso de software essencial que oferece suporte a recursos de rastreamento de contatos e mantém protocolos de segurança no local de trabalho;
• Notificá-lo sobre o calendário de vacinação seguinte do membro da sua equipe ou as próximas doses de reforço por e-mail e notificações de texto;
• Fornece atualizações em tempo real sobre o histórico de vacinação do membro da sua equipe;
• Gera uma lista de todos os seus funcionários com categorias de vacinas, incluindo data de vacinação, necessidade de reforço, tipo de vacina, data de administração das doses de reforço e conclusão da dose de reforço e
• Ele agiliza o procedimento de vacinação dos membros de sua equipe e garante que eles cumpram suas doses;
• Gerenciamento fácil de vacinas com uma plataforma de rastreamento e monitoramento de gerenciamento de vacinas que acompanha o processo de vacinação do membro da equipe desde o registro, administração da dose inicial até a dose final e acompanhamento de sintomas e reações;

Possui gerenciamento de contatos confiável que ajuda você a responder a perguntas frequentes e aproveitar e-mail/SMS para engajamento da empresa, elegibilidade de vacinas e pesquisas de saúde.

Conclusão

De acordo com relatórios recentes, em alguns países, as pessoas que foram vacinadas ainda adquiriram a doença de Coronavírus. Outros países experimentam outra onda da pandemia. Os especialistas dizem que você precisa tomar uma vacina anti-Covid para poupá-lo da infecção. No entanto, a eficácia em si não diz que você não ficará 100% doente.

As pessoas precisam trabalhar, e nem todas as pessoas têm o privilégio de trabalhar em casa. Portanto, o melhor da saúde e as medidas de precaução ainda são necessárias para um local de trabalho seguro.

Na DeskFlex, estamos aqui para ajudá-lo a incentivar seus funcionários e organizações a manter uma distância segura para um retorno seguro ao trabalho e diminuir a ameaça de contaminação por vírus no escritório.

O software de agendamento de salas e mesas DeskFlex possui todos os recursos de tecnologia essenciais mencionados acima para dar suporte aos ambientes de trabalho híbridos e ajudá-lo a implementar as políticas de segurança da saúde necessárias. Voltar ao escritório não é um passeio no parque, mas quando você estiver equipado com o conhecimento adequado e o software de agendamento de salas e mesas, sua empresa voltará às suas operações comerciais normais em pouco tempo.