Do básico aos benefícios: sistema de software de reserva de sala de reunião para negócios

A tecnologia revolucionou a maneira como as pessoas fazem as coisas, seja em suas vidas privadas, negócios, residências, restaurantes e muitas outras indústrias. O avanço tecnológico teve um papel significativo na melhoria da dinâmica do escritório e do dia a dia dos funcionários no mundo corporativo.

Tecnologia de agendamento de escritório e sala

A tecnologia de agendamento, como o software de reserva de salas de reunião, é uma inovação moderna na indústria de hardware e software.

Quanto ao hardware, inclui dispositivos de agendamento de salas, painéis e placas de corredor. O software de agendamento de salas de conferência consiste em recursos de hardware complementares, painéis de toque colocados fora das instalações, montados na parede ou encontrados em centros de lobby. As pessoas podem ver os horários de cada sala, qual evento está chegando e as pessoas específicas ou interessadas na reunião.

Os sinais de corredor também encontraram seu lugar na tecnologia do local de trabalho. Sinais de luz agora podem mostrar o status da sala nos escritórios. Por exemplo, acende em vermelho quando ocupado e verde se disponível. Ele ajuda todos os usuários e funcionários a determinar rapidamente os espaços não utilizados em apenas uma olhada no corredor.

E para o software, esse sistema de agendamento se integra aos calendários de negócios e organizações para organizar e definir agendamentos com eficiência e oferecer análises de salas. Notavelmente, um sistema de agendamento de instalações deve ter um recurso de integração preciso e eficiente com seus calendários de rede pré-existentes.

A maioria das empresas corporativas usa Outlook, Office 365, Google Calendar e outras plataformas comuns, e seu software de reserva de salas deve se integrar perfeitamente a elas. Outro benefício que um sistema integrável pode oferecer é que os usuários não precisarão aprender um novo sistema durante a implementação.

Além disso, o software de reserva de reuniões pode oferecer um recurso de gerenciamento de reuniões espontâneas. Os usuários podem modificar uma conversa de um espaço aberto para uma sala de reunião até o último minuto. Eles podem examinar rapidamente a placa-mãe do software, garantir que ela esteja disponível e adicionar ou transferir sua reunião agendada para o calendário. Após alguns toques ou cliques, os usuários podem atualizar e modificar os detalhes da reunião sem que outras pessoas percam as novas informações.

Por que você deve usar o software de agendamento de salas?

Como gerente de instalações, você precisa entender completamente a análise de salas para identificar o retorno do investimento em seus espaços. Os painéis de agendamento e o software de exibição do lobby fornecem dados essenciais e relatam quais áreas de reunião os usuários costumam usar, com que eficiência os usuários as utilizam e como podem melhorar.

Eficiência Orientada à Tecnologia

O uso eficiente da sala de reuniões se traduz em planejamento eficaz no local de trabalho. O software de reserva de salas de reunião ajuda os usuários a determinar como usar seus espaços de forma eficaz e influencia os projetos e layouts que conduzem ao trabalho. Sua empresa pode determinar a utilização do espaço no local de trabalho respondendo a perguntas como:

• Quais áreas de trabalho e reunião a maioria dos usuários reserva?
• Os participantes aparecem na sala de reunião conforme programado?
• Os usuários usam a sala de reuniões para o propósito pretendido?

Quais áreas de trabalho e reunião a maioria dos funcionários reserva?

Com inovações em tecnologia de agendamento, como software de agendamento de salas de conferência, os membros da equipe podem visualizar um painel ou placa principal com dados sobre o uso da sala. Normalmente, essas informações incluem:

• O total de horas de reserva para cada sala
• A duração média de cada reunião agendada
• A média de reuniões realizadas a cada dia e em que horas específicas do dia elas ocorrem
• Frequência de cada usuário para agendar reuniões em uma sala específica

Os participantes comparecem na sala de reuniões no horário agendado?

Um sistema de agendamento de instalações pode contabilizar cancelamentos fora do calendário. Por meio dele, as salas não ficam indisponíveis quando ninguém aparece durante o horário. Beacons, detectores Bluetooth e outros sensores de ocupação podem determinar se as pessoas estão ocupando a sala ou não.

Beacons de proximidade e sensores de check-in costumam usar Bluetooth junto com o aplicativo no dispositivo de um usuário para confirmar se alguém já chegou na sala. Eles também coletam dados sobre movimento dentro da sala e informações mostrando tendências de horário e ocupação.

Os sistemas de software de reserva de reuniões podem cancelar reuniões automaticamente sempre que não houver check-ins detectados em um período específico após o início do horário agendado. Esse recurso permite que as salas estejam imediatamente disponíveis para outras pessoas usarem. Por exemplo, um usuário planeja uma reunião às 9h e ninguém aparece. A sala pode mudar do status reservado para o status disponível após 15 minutos ainda sem qualquer check-in confirmado. Assim, outros colaboradores que tenham uma reunião de improviso podem reservar e utilizar o local durante o tempo restante.

Os funcionários usam a sala de reuniões para o propósito pretendido?

Grandes salas de conferência com telas duplas e vídeos e sons integrados, todos controláveis com o toque de um botão, são o sonho de todos. As salas de reuniões mais espaçosas com ferramentas modernas são geralmente as mais procuradas.

Quando grupos maiores ficam sem espaço para usar, eles adiam a reunião ou expulsam qualquer grupo pequeno da sala. Esperar e atrasar seria uma opção desafiadora, levando assim à segunda. No entanto, isso parece estranho e antiético. Perturbar outra reunião importante expulsando outro grupo do espaço pode criar uma dinâmica tensa no escritório.

O uso do software de agendamento de salas evita esse problema, pois o departamento de TI pode definir os parâmetros de capacidade mínima e máxima da sala. Isso significa que, se uma sala de reuniões comporta de 10 a 15 pessoas, apenas reuniões com mais de nove convidados podem agendar a sala.

Mudança de sala de última hora

Os membros da equipe também podem alterar as reservas das salas usando o painel de agendamento em seus aplicativos ou o software de exibição do lobby. Ele mostra todas as outras salas de reunião disponíveis a qualquer momento, portanto, se uma reunião se atrasar, os participantes da reunião em andamento poderão fazer ajustes imediatamente para manter o cronograma.

Por exemplo, o Funcionário 1 tem uma reunião agendada às 13h, mas a reunião do Funcionário 2 a precede e, infelizmente, está começando tarde. O funcionário 1 pode verificar o painel de agendamento e procurar outras salas disponíveis para que ele ainda possa começar em sua agenda original.

Em um aspecto tecnológico, ele só precisa de uma tela colaborativa para modificar sua reunião para ver uma sala de conferência média com a tecnologia certa. Com o toque de um botão no aplicativo ou no software de exibição do lobby, você pode ter tudo configurado. Simplificando, essas inovações tecnológicas permitem que os funcionários sejam ágeis e se concentrem em realizar seu trabalho, apesar de possíveis conflitos de calendário e situações improváveis inevitáveis.

Encontre a reunião certa imediatamente!

Ainda há pessoas que se atrasam na maioria das reuniões e chegam aproximadamente 2 a 5 minutos antes do início da sessão. Atrasar-se um pouco nas reuniões pode ser aceitável para algumas organizações, mas há sanções por atraso para outras empresas. Na pior das hipóteses, um membro da equipe se atrasa e não sabe para onde ir e que espaço encontrar.

• Caminhe até o agendador, pois ele mostra todas as reuniões em andamento
• Exibir todos os tópicos de reunião em reuniões em andamento
• Veja os nomes dos participantes convidados
• Chegue ao local correto na primeira tentativa

Considerações essenciais sobre o software de reserva de reuniões

• A tecnologia de agendamento de salas permite que os gerentes de instalações planejem o uso futuro de recursos. Eles também ajudam os funcionários a usar esses espaços de forma eficiente e adequada.
• A análise de reserva de salas fornecida por agendadores de alta qualidade ajuda o gerente de instalações a planejar e se preparar para futuras expansões. Ele fornece dados essenciais sobre a frequência com que os usuários agendam esses espaços e oferece dados sobre ambientes orientados por tecnologia e outras informações relacionadas.

O software de agendamento de salas de conferência permite que os funcionários tornem suas agendas diárias mais eficientes. Como a tecnologia não deve ser o único foco, ela também suporta perfeitamente as operações de negócios, sendo adequada ao processo da sua empresa.

Por que clientes e funcionários preferem processos de reserva online e no aplicativo?

Muitos proprietários de empresas e administradores de empresas duvidam de adotar reservas online e no aplicativo. Inicialmente, configurar um sistema de reservas parece desafiador e precisaria de um programador especialista para lidar com isso. Mas a questão principal é: seus clientes e funcionários preferem reservar online e por meio de um aplicativo em vez de fazer da maneira tradicional? Claro! Aqui estão algumas razões do porquê:

O agendamento de salas on-line é rápido e fácil

O processo tradicional de reserva de papel e caneta é demorado e geralmente resulta em alguns erros. Uma interface de usuário simples e fácil de usar permite que os usuários reservem de forma rápida e conveniente, independentemente da idade. É a maneira mais direta e poderosa de manter clientes em potencial e manter seu negócio funcionando.

É acessível mesmo após o horário normal de expediente

Sites e aplicativos estão sempre abertos para todos os usuários visitarem e abrirem a qualquer momento. Além disso, os usuários não precisam se sentar na frente do computador para reservar, pois ele pode ser acessado de qualquer dispositivo. Apenas alguns toques ou cliques e eles podem agendar suas reuniões no horário mais conveniente.

Sistemas de agendamento de instalações mostram disponibilidade em tempo real

Os sistemas de agendamento de instalações ajudam a reduzir as reservas duplicadas e resolvem reuniões sem comparecimento no escritório. Ter um sistema que oferece constantemente uma lista de horários disponíveis para espaços de reunião ajuda a garantir que usuários, visitantes e clientes utilizem todos os recursos com eficiência.

Economiza custos de usuários em chamadas telefônicas e SMS

Na maioria dos casos, os processos tradicionais de reserva exigem que as pessoas liguem ou enviem um SMS. Com um sistema de software, os usuários não precisarão gastar nada em reservas e agendamentos de salas. Eles não precisarão mais pagar as tarifas das ligações, principalmente se forem do exterior.

Os sistemas de reservas são intuitivos e claros

Com um sistema de reservas para seus espaços de reunião e recursos de escritório, os usuários obterão informações claras e concisas sobre a sala de reunião e se ela possui todas as ferramentas e equipamentos necessários para aquele evento específico.

Sistemas de reservas em vários idiomas promovem uma melhor comunicação

O recurso multilíngue ajuda os usuários que não falam no seu idioma a reservar. Em vez de entrar em contato com você por e-mail ou telefone, eles podem fazê-lo por meio do aplicativo, configurando-o em seu idioma nativo, pois a maioria das interfaces de software de reserva oferece suporte a sites em vários idiomas.

As reservas no aplicativo criam uma experiência incrível

O processo de reserva é na maioria das vezes o primeiro ponto de contato entre uma empresa e um cliente. Assim, garantir que eles tenham uma excelente primeira impressão é essencial. Se usuários, clientes e visitantes puderem concluir sua reserva em menos de cinco minutos, isso sem dúvida os impressionará. As primeiras experiências positivas no uso do processo e outros pequenos detalhes podem afetar significativamente o encontro geral com você e sua empresa.

Você acabou de ler o básico e os benefícios do software de reserva de salas de reunião. Ter um em seu negócio ajuda a crescer significativamente e se tornar uma parte essencial do setor corporativo. Mais do que isso, permite operar em constante evolução à medida que a tecnologia também evolui.

Hoje, as pessoas podem fazer tudo com a tecnologia: reservas de hotéis, passagens aéreas, aluguel de carros, compra de mercadorias e estudos. As pessoas agora estão acostumadas a fazer muitas coisas pela internet. A mesma coisa vale para agendar reuniões – as pessoas preferem fazer isso online. E como a maioria das pessoas prefere assim, não obter essa tecnologia para o seu negócio significa não avançar no setor.