Entendendo a relevância do sistema de hot desking em 2020 e além

A ideia de hot desking nos primeiros anos é notável; no entanto, não parecia desejável para algumas pessoas. À medida que continua a evoluir no local de trabalho moderno, os desenvolvedores pretendiam abordar algumas preocupações sobre isso. Neste artigo, você conhecerá mais de perto essa estratégia de gerenciamento e como ela funciona para tornar as operações da sua empresa tranquilas e sem complicações.

O que é Hot Desking?

Trata-se de uma estratégia de trabalho flexível, alternativamente conhecida como “endereço gratuito”, que teve início na década de 1990. Os funcionários não têm uma atribuição de assento permanente, portanto, podem escolher onde se sentar por ordem de chegada. Suas vantagens incluem:

• Máxima flexibilidade para os funcionários
• Uso inteligente do espaço
• Custo imobiliário mínimo
• Escritório menos desordenado sem uma pilha de pertences pessoais
• Limpeza de instalações sem complicações

De acordo com uma pesquisa realizada em 2018, 52% dos líderes imobiliários corporativos planejam implementar assentos não atribuídos em seus escritórios. Além de melhorar a disponibilidade de espaço, eles querem dar aos funcionários mais autonomia durante o trabalho.

O hot desking melhora a proporção de mesas para usuários, tornando todos os espaços efetivamente utilizados. Além disso, facilita a limpeza das instalações, pois evita o acúmulo de pertences pessoais. Se você procura flexibilidade e eficiência, isso é para você!

Quais são os desafios do Hot Desking?

Embora existam muitas vantagens para aproveitá-lo, também existem algumas desvantagens se for feito manualmente. Algumas dessas lutas incluem:

• Conflito sobre áreas preferenciais
• Dificuldade em localizar colegas de trabalho e outros membros da equipe
• Dificuldade em rastrear o uso da mesa
• Mantendo as áreas limpas
• Encontrar o espaço certo pode ser difícil às vezes

Entre estes, o problema mais recorrente é encontrar um espaço. Aqueles que chegam mais tarde ao escritório gastam cerca de 15 a 30 minutos procurando um espaço de trabalho disponível. As chances são de que os primeiros a chegar já tenham ocupado as áreas com ambiente tranquilo e próximo à iluminação natural no escritório.

Outra luta é encontrar outros membros da equipe. Com assentos flexíveis, não há como saber onde todos estão sentados. Como os funcionários mudam de lugar todos os dias, é difícil encontrar quem senta onde.

E atualmente, a pandemia de Coronavírus intensificou algumas preocupações em relação à limpeza e saneamento no compartilhamento de mesas. Algumas pessoas podem se sentir desconfortáveis, pois os espaços compartilhados são os motivos comuns de transmissão de vírus.

Como esses desafios são abordados no local de trabalho moderno?

A inovação de um sistema de reservas aliviou o fardo de adotar o sistema de escritório de endereço gratuito. Ele oferece vários benefícios que economizam tempo, dinheiro e energia na administração de um negócio e no gerenciamento de um escritório. A modernidade e o avanço da tecnologia hoje forneceram soluções para os significativos desafios mencionados acima.

Encontrar espaços de trabalho

A tecnologia evoluída tornou o sistema de endereço gratuito muito mais simples. Os funcionários podem encontrar um espaço vago por meio de seus dispositivos móveis no conforto de suas casas e reservar esses espaços com antecedência. Ao chegar ao escritório, eles podem ir diretamente para aquele espaço de trabalho e começar a trabalhar, economizando tempo e aumentando a produtividade.

Nenhum conflito sobre áreas preferenciais

O uso do software de gerenciamento de reservas reduz os conflitos no uso da mesa. Reservas duplas são erros comuns em espaços de trabalho compartilhados, e esses incidentes podem levar a mais problemas e atrasos no trabalho. O sistema por ordem de chegada integrado ao software permite que os usuários protejam um espaço de trabalho exibindo o status da reserva em tempo real. Atualizações em tempo real são essenciais para evitar que outras pessoas ocupem espaços reservados. Por isso, um sistema bem sincronizado é uma obrigação.

Localização de colegas de trabalho nas instalações

Procurar uma pessoa específica em um sistema de reservas flexível é uma tarefa complicada. Encontrar colegas de trabalho rapidamente é adotar um localizador de hot desk que se integra à sua ferramenta de comunicação no escritório. A comunicação rápida ajudará você a colaborar de forma eficiente, mesmo sem sentar um ao lado do outro.

Rastreamento de uso da mesa

O monitoramento do uso da mesa no escritório ajuda a determinar onde e o que melhorar nesses espaços. O software para reservas de mesa inclui a geração de relatórios de reserva para que você saiba quais mesas são altamente preferidas pelos usuários e quais precisam de algumas alterações.

Mantendo a limpeza

As pessoas desconfiam de seus lugares e das coisas que usam, especialmente porque o mundo está atualmente em estado de crise de saúde. Com isso em mente, a limpeza deve vir antes de qualquer outra coisa. Enquanto as mesas compartilhadas se tornam terreno fértil para vírus, o software do sistema de reservas gratuito pode automatizar um cronograma de limpeza após cada usuário. Esse recurso controla e evita a contaminação apesar de vários usuários de mesa.

Quais são as considerações importantes antes de adotar o sistema de assento flexível?

É impressionante saber que existem ótimas soluções na gestão do escritório, seja ele grande ou pequeno. Mas antes de tomar decisões para sua empresa, há muitas coisas a serem ponderadas. Se a reserva de hot desk é apropriada ou não depende do seguinte:

A necessidade de confidencialidade e privacidade

As informações essenciais devem ser mantidas em sigilo. Se você acha que isso é necessário para sua empresa, o gerenciamento auxiliado por tecnologia o ajudará a obter dados totalmente seguros e bem protegidos.

Layout do escritório

Seja seu escritório espaçoso ou não, você pode criar um layout de escritório que suporte o hot desking. Considerar a logística de tecnologia ao projetar seu escritório cria um ambiente de escritório adequado. Se pretende reduzir os pertences pessoais colocados nas secretarias, disponibilizar um armário para os funcionários é uma excelente solução.

Além disso, seria melhor considerar os tipos necessários de equipamentos usados ​​em cada mesa para que você possa projetar os espaços de acordo. Por exemplo, conectar tomadas e conectores de cabos para laptops faz com que os funcionários troquem de lugar convenientemente. Cadeiras e mesas ajustáveis ​​para deixar os funcionários confortáveis ​​também é uma ótima ideia.

Informações do membro da equipe

Antes de fazer uma mudança considerável na empresa, consultar os membros de sua equipe é um passo vital. Enquanto muitos ficarão felizes com a mudança, outros podem ter algumas preocupações. Adotar um sistema de reserva de mesas e salas para mesas compartilhadas e salas de reunião significaria habilidades tecnológicas adicionais. Navegar pelo software e operar novos dispositivos pode ser um desafio para alguns, portanto, garanta a assistência e os treinamentos necessários.

Soluções de reserva necessárias

Quando se trata de espaços de trabalho flexíveis, a tecnologia certa faz toda a diferença. Sem um sistema de reservas adequado, os assentos de escritório flexíveis tornam-se inúteis e difíceis de gerenciar. O software de reserva mais eficiente é aquele que oferece um aplicativo de hot desk. O aplicativo torna tudo mais conveniente, pois permite que todos os usuários criem, modifiquem ou cancelem uma reserva, mesmo sem um desktop. Esteja tomando um café rápido, deitado na cama ou a caminho do escritório, a segurança de um espaço de trabalho vem com apenas alguns toques de dedo no aplicativo.

Hot Desking no futuro

O mundo moderno aumentou os arranjos de trabalho remoto. O cronograma flexível foi significativamente ampliado após o lockdown do Covid19, à medida que as empresas voltavam lentamente para a configuração do escritório. A longo prazo, esta solução será adequada para situações de pandemia e será uma necessidade para a maioria das empresas de qualquer setor.

Melhor Organização

Além das mesas pessoais, você também pode adotar um agendador de salas de reunião para deixar toda a instalação organizada e maximizada. Longe vão os dias de registrar manualmente quem usa o quê, porque os melhores programas de reserva de software de download gratuito farão isso por você. Estabeleça sua planta baixa em um mapa 3D, habilite as configurações de reserva e espere que os usuários selecionem seus espaços a qualquer momento que desejarem. Enquanto você está sentado em sua cadeira ou fazendo outras tarefas para a empresa, as reservas podem chegar rapidamente sem precisar auxiliá-las no processo.

Ambiente mais seguro

Não se preocupe mais em usar mesas bagunçadas e desorganizadas. Com o software adequado, os cronogramas de limpeza e higienização vêm conforme necessário, sem atrasos. Durante a pandemia, adote softwares customizáveis ​​para te ajudar a seguir rigorosamente as medidas preventivas contra o Coronavírus. Distanciamento social, uso de equipamentos de proteção e monitoramento da temperatura corporal são essenciais. Mude de mesa em mesa em uma instalação segura e livre de vírus e trabalhe sem preocupações.

Comunicação aprimorada

O sucesso geral da sua empresa depende da sua capacidade de comunicar e transmitir informações aos membros da sua equipe. No século 21, as ferramentas de comunicação mais usadas são diferentes aplicativos e plataformas de mensagens. E, às vezes, essas plataformas não funcionam bem com equipes de grande porte. Além de usar a ferramenta de comunicação certa, um gerenciador de sala de reunião da Microsoft que se integra ao seu software pré-existente cria um impacto significativo na colaboração da equipe e nos resultados do trabalho.

Administrar um negócio exige muito brainstorming. Seria melhor se você escolhesse a estratégia certa e se assegura de gastar suas finanças com sabedoria. Esse desafio tornou-se mais difícil após a pandemia do Covid19, pois as empresas precisam operar no “novo normal”. Encontrar as melhores estratégias e formas de implementá-las depende de você como gestor de negócios, e você sabe que os processos manuais ou tradicionais não são mais eficientes hoje.

Até agora, o endereço gratuito ou a técnica de assento flexível é a solução mais útil, benéfica, conveniente e econômica. Por meio do hot desking, você pode maximizar seu tempo, gastar seu dinheiro com sabedoria e aumentar o desempenho geral e a produtividade da equipe.