O que é Hot Desking? Por que é benéfico usar neste momento de pandemia do COVID-19?

O desenvolvimento da tecnologia de escritório abriu o caminho para o aumento da produtividade dos trabalhadores, levando ao aumento dos resultados dos negócios. As ferramentas surgiram para tornar mais fácil para os membros da equipe simplificar os processos, aplicar as políticas necessárias da empresa e navegar pelo sistema de hot desking do local de trabalho.

Normalmente, com a gestão das instalações e recursos da empresa, os gerentes visam otimizar os espaços no local de trabalho. Para analisar o movimento e as atividades dos membros da equipe no escritório, o gerente deve usar uma solução confiável de gerenciamento de espaço de trabalho que forneça relatórios e dados abrangentes sobre o uso do espaço pelos funcionários.

Agora, com a pandemia do Coronavírus, as empresas estão enfrentando mais um desafio na gestão de atividades e processos de escritório. Como eles vão trazer com segurança os membros de sua equipe de volta ao escritório, mantendo o distanciamento social?

A resposta é soluções de hot desking.

O que é hot desking?

O hot desking é um sistema de gerenciamento de local de trabalho que permite que os funcionários usem qualquer mesa ou estação de trabalho disponível em vez de ter mesas permanentes atribuídas, que é a configuração tradicional do escritório.

Grandes empresas praticam hot desking em seus escritórios para economizar custos imobiliários. Por exemplo, se a empresa tem dois turnos de trabalho, os funcionários podem usar a mesma estação de trabalho e equipamentos para reduzir os custos de equipamentos. Outras empresas acreditam que mesas ágeis promovem o trabalho em equipe e aumentam o moral da equipe, uma vez que os membros da equipe interagem com diferentes departamentos.

No entanto, nem tudo é um mar de rosas para gerenciar espaços de escritório usando o sistema de reserva de mesa para hot desking. A hotelaria de escritório tem seu conjunto de críticas. Muitos funcionários odeiam não poder chamar qualquer mesa ou espaço do escritório de “próprio” e colocar lembranças de suas vidas pessoais.

Hot desking também pode significar o tempo contínuo do verbo hot desk, que significa implementar ou participar do sistema de hotelaria de escritório. Normalmente, você pode rotular a pessoa que pratica a reserva de mesa como um “hot-desker”.

Por que o Hot Desking é tão crucial na atual crise de saúde de hoje?

O hot desking é um conceito aplicado há duas décadas que se mostra eficaz em muitos escritórios corporativos. Tem sido uma tecnologia fundamental de gerenciamento de escritório que continua sendo relevante até o presente, quando o Coronavírus mudou a maneira como as pessoas operam em seus empregos.

É vital utilizar as poderosas funções e recursos das soluções de software de hot desking na época do COVID-19 pelos seguintes motivos:

Garantir e manter o distanciamento social no escritório

• A Organização Mundial da Saúde, juntamente com líderes governamentais em todo o mundo, concordam que uma das maneiras mais eficazes de impedir a propagação da contaminação é através do distanciamento social. É a prática de manter uma distância de 2 metros uns dos outros quando em áreas públicas. Este protocolo de saúde é válido no local de trabalho. Supondo que todos sejam portadores em potencial do vírus, é melhor manter distâncias de mesa seguindo a recomendação de distanciamento social. As soluções de software de hot desking têm funções que suportam medidas de distanciamento social no escritório.

Agendar a higienização da mesa após cada usuário e higienização profunda semanalmente

• Os engenheiros de software atualizaram as soluções de hot desking para incluir agendamento de higienização da mesa após cada uso e higienização profunda de todo o escritório semanalmente. O software de reserva de mesa tem novas funções que são relevantes para a atual crise de saúde atual. Como vírus e bactérias se ligam a objetos compartilhados, saídas de ar e contato pessoa a pessoa, programar limpeza profunda e higienização pode reduzir significativamente as chances de contaminação no local de trabalho.

Rastrear, monitorar e rastrear membros e visitantes da equipe

• O software de reserva de mesa hoje evoluiu tremendamente a partir do agendamento de espaço de escritório nos anos 90. Hoje, o advento da tecnologia de software empresarial abriu caminho para um sistema de hotelaria mais sofisticado. Com soluções de software de hot desking integradas com scanners térmicos e recursos de detecção de máscara, as empresas podem detectar facilmente membros da equipe e visitantes que têm temperatura corporal elevada e não usam máscaras antes de entrar no prédio. Além desses recursos, a função do software de rastreamento de contatos DeskFlex coleta dados de dispositivos Bluetooth por meio dos beacons e agrupa esses dados para fins de rastreamento de contatos. É mais fácil identificar pessoas vulneráveis ​​expostas a possíveis portadores durante seu tempo no local de trabalho.

De onde vem o termo ‘Hot Desking’?

O termo hot desking ganhou popularidade no início dos anos 1990, seguindo o termo hotbed, referindo-se a uma cama em uma pousada de baixo orçamento, onde duas ou mais pessoas compartilham horários de mudança. Cada pessoa pode dormir em uma cama em um horário designado, em seguida, desocupando-o para o próximo cliente. Um termo semelhante está relacionado à prática da Marinha é o hot bunking, com o qual dois marinheiros trabalhando em turnos diferentes usam o mesmo beliche em horários alternados.

O hot desking remove a mesa, cubículo ou escritório “atribuído” ou “permanente” que eles sempre usam e desordenam quando consideram adequado. Essa estratégia de gerenciamento de espaço de escritório usa o esquema “primeiro a chegar, primeiro a ser servido” no qual os funcionários podem reservar qualquer mesa disponível com antecedência ou quando estiverem trabalhando.

Como funciona o Hot Desking?

O uso de soluções de software de hot desking fornece estações de trabalho de escritório para profissionais trabalharem conforme necessário em espaços de escritório privados e de coworking. O membro da equipe encontra uma mesa, conecta ou liga o computador fornecido e começa a trabalhar. A hotelaria de escritório envolve particularidades distintas da empresa. Por exemplo, uma empresa exige que suas mesas venham com um computador completo, fonte de alimentação e linha telefônica direta. Outras organizações fornecerão apenas uma fonte de alimentação em cada mesa para que o membro da equipe possa levar seu laptop para o local de trabalho.

Normalmente, um provedor de software de reserva de mesa instala, integra e fornece treinamento para o administrador e os funcionários da empresa. Antes de a empresa assinar o contrato, os fornecedores do sistema permitem uma experiência de teste prática do software gratuito de hot desking. Quando a Organização considera necessário ao seu local de trabalho, o software integra-se às suas soluções de rede existentes e funções de sistema especializadas que atendem aos requisitos de gestão do seu escritório.

Os sistemas de software de hotelaria de mesa também permitem que o gerenciamento crie camadas e limitações de acesso para espaços de trabalho de alta demanda, como salas de conferência, salas de reunião, salas de projeto, escritórios particulares e mesas com localização privilegiada. No entanto, o software de reserva de mesa DeskFlex pode fornecer sistemas de software sofisticados que podem gerenciar estacionamentos associados às mesas. Ao definir eventos da empresa, o software de reserva de salas de reunião DeskFlex garante a inclusão de equipamentos audiovisuais de sala de conferência e pode incluir recursos de Catering para reuniões e conferências organizacionais.

Na maioria das empresas de hotelaria de escritório, eles têm estações de trabalho idênticas para evitar conflitos de colegas em cobiçar mesas altamente valorizadas. Assim, para que os membros da equipe se sentassem com o “grupo” certo, algumas empresas criaram “bairros” formados por paredes coloridas, sinalização impressa ou digital estática e mousepads para identificar seu departamento. Por exemplo, quando um membro da equipe pertence à zona vermelha, isso indica que ele é do departamento de marketing, ou talvez a zona azul do departamento de criação e assim por diante.

Diferentes empresas têm especificações variadas dependendo do ambiente, mas há fatores fundamentais a serem considerados:

Acesso a tomadas e linhas telefônicas

• A hospedagem de mesa geralmente vem com suas fontes de energia e conexão WIFI. Há mesas especializadas em espaços compartilhados de coworking com cabines telefônicas ou salas compartilhadas dedicadas a receber ou fazer chamadas. O departamento de vendas da maioria dos escritórios corporativos utiliza a tecnologia de comutação telefônica como um recurso complementar ao sistema de hotelaria de escritório.

Reserva de Sala de Reunião e Agendamento de Sala de Conferência

• A maioria dos sistemas de reserva de salas tem uma sala de reunião e software de agendamento de sala de conferência que permite que membros autorizados da equipe reservem salas de reunião acessando o aplicativo móvel da solução de reservas ou as opções do navegador da web. O software de reservas vem com o recurso de equipamento de hot desking que permite que os membros da equipe reservem uma sala de conferência com o equipamento apropriado.

Acesso a impressoras e outros equipamentos de escritório

• Semelhante ao sistema de reserva de sala de conferência, as soluções de software de hot desking também possuem uma impressora central e outros equipamentos de escritório que os trabalhadores podem acessar usando o login na web ou a versão do aplicativo móvel do software. O gerente de instalações monitora o uso desses recursos de escritório compartilhados em ambientes privados.

Vestiário para guardar itens pessoais

• Uma razão pela qual os membros da equipe hesitam em mudar para o sistema de hot desking é a ausência de espaço de armazenamento para colocar suas bolsas, casacos, lanches e acessórios de trabalho. As empresas que praticam o sistema de hotelaria de escritório abordam essa preocupação de várias maneiras. Uma empresa permite que os membros de sua equipe deixem seus pertences em um hot desking por um período. Outros espaços de coworking oferecem vestiários para guardar coisas pessoais de seus clientes hot desker. Alguns escritórios particulares permitem que os membros de sua equipe reservem a mesma mesa por um período antes de fazer o check-out e usar outra mesa para a próxima reserva.

Iluminação Apropriada e Ambiente de Trabalho

• Os membros da equipe têm diferentes hábitos de trabalho e estratégias para realizar as tarefas. A hotelaria de escritório garante que os espaços reserváveis ​​tenham iluminação e ar condicionado suficientes quando os membros da equipe fizerem reservas neles. Por exemplo, apenas as reservas confirmadas de mesa podem usar fontes de alimentação e amenidades de escritório enquanto desligam outras partes do escritório quando não estão em uso. Este método pode reduzir significativamente os custos de energia e os gastos com serviços públicos.

Qual é o objetivo do Hot Desking?

A utilização de software de hot desking visa maximizar os espaços de escritório, diminuir os riscos imobiliários e reduzir os espaços de escritório subutilizados. O software gratuito de hot desking é adequado para escritórios particulares e espaços de coworking. A flexibilidade relacionada ao sistema de hotelaria de escritório está frequentemente ligada ao aumento da inovação dos membros da equipe, enquanto a interação social entre a equipe incentiva a colaboração entre vários departamentos.

Como Avaliar se um Sistema de Reservas de Mesa para Hot Desking é adequado para sua Organização?

Os benefícios e a utilidade do sistema de hotelaria de escritório podem ser incontáveis; no entanto, nem todos os estilos de trabalho e indústrias podem se adaptar aos arranjos de mesas livres.

As organizações que lidam com dados altamente confidenciais podem precisar de uma solução mais privada. Simultaneamente, as equipes que exigem colaboração constante ao longo do dia podem ficar frustradas com o sistema em constante mudança. O treinamento de novos contratados precisa de considerações diferentes, e encontrar colegas pode ser uma tarefa difícil para alguns.

Nesses casos, alocar um espaço de escritório ou mesa dentro de um escritório de coworking fornecerá aos membros da equipe um espaço de trabalho mais controlado e consistente, ao mesmo tempo em que dará aos outros as vantagens da comunidade de espaços de coworking mais ampla.

Empresas que estão utilizando soluções de Hot Desking

Seja você um freelancer ou uma equipe ágil, o software gratuito de hot desking pode ajudá-lo a aumentar a produtividade do trabalho sem limites. Ele permite que líderes organizacionais e de negócios se expandam para novos mercados ou empreguem indivíduos talentosos em todo o mundo, livres dos custos de longo prazo e do compromisso do espaço de escritório tradicional.

As empresas que já estão usufruindo dos benefícios do hot desking incluem o Escritório de Patentes e Marcas Registradas dos Estados Unidos, que praticava o teletrabalho com sucesso desde os anos 90. O banco Citi também entrou na prática de hotelaria de escritórios no início dos anos 2000. Os últimos anos mostraram o surgimento de planos de escritórios abertos que suportam o sistema de hotelaria de mesa. Empresas famosas como Lego, Microsoft, Google, Facebook, etc. estão fazendo hot desking em seus espaços de escritório, recursos e ativos.

Em última análise, você pode aumentar significativamente sua organização usando o sistema de reserva de mesa para hot desking, pois ele expõe você a oportunidades novas e inovadoras, ao mesmo tempo em que oferece acesso aos melhores profissionais de todo o mundo.