10 recursos de aplicativos de software não negociáveis que você deve procurar nas soluções de reserva de mesa

Os avanços tecnológicos tornaram possível a automação e digitalização de escritórios. Um dos programas de software essenciais já desenvolvidos são as soluções de reserva de mesa. Por meio desse sistema de gerenciamento de espaço de escritório, as empresas podem fornecer serviços satisfatórios e produtos excelentes com eficiência. Pode ajudar a empresa a expandir local e globalmente, alcançando novos mercados e mantendo uma base de clientes locais leais. No entanto, operar o negócio no ‘novo normal’ representa outro desafio para manter os clientes e funcionários protegidos da pandemia em andamento.

As consequências do COVID

As organizações estão retomando lentamente de onde pararam quando os governos ordenaram bloqueios de atividades econômicas não essenciais. Seis meses depois, a economia mergulhou fundo, criando uma situação de quase recessão. Para renovar a economia, as empresas elaboraram um plano de retorno ao trabalho que incluía soluções de reserva de mesa de saúde e segurança compatíveis com COVID no local de trabalho.

Algumas empresas já haviam implementado o software de gerenciamento de reservas de salas em seus escritórios anos antes da pandemia acontecer. Eles aplicaram o conceito de teletrabalho no início dos anos 1990, quando muito poucas empresas acreditavam em ideias de trabalho em casa. Eles fizeram parceria com empresas de tecnologia de desenvolvimento de software para ajudá-los a automatizar a configuração de seu escritório de teletrabalho.

Se sua empresa é nova na ideia de um sistema de reserva de mesa e está pensando em se inscrever em um software de projeto de sistema de reserva de sala de reunião, aqui estão os principais recursos não negociáveis ​​que seu software de reserva de mesa deve fornecer:

1: Personalizar a interface do sistema de reservas de mesa

Sua empresa deve manter a consistência com o apelo da sua marca, desde o design do site até a interface do usuário do aplicativo móvel. Um programador de sala de reunião de código aberto confiável permitirá a personalização de acordo com as necessidades e requisitos da sua empresa. Manter um design consistente da interface de reservas com o logotipo e as imagens da sua marca aumentará a confiança de seus clientes e funcionários ao usar o sistema de reservas de mesa.

2: Interface amigável

 Nem todos no escritório têm o mesmo nível de experiência no uso da tecnologia, por isso é vital escolher um sistema de reserva de salas online que seja fácil de entender e navegar. Os membros de sua equipe devem usar o software de calendário de reserva de sala enquanto estiverem em trânsito, quando surgir a necessidade. Assim, é essencial escolher um aplicativo responsivo, intuitivo e fácil de usar com um sistema de reservas do office 365.

A interface amigável deve incluir fácil integração de programas existentes da empresa, calendários e outros aplicativos de produtividade de software. Alguns aplicativos de agendamento automatizam a migração de calendários, como Google, Outlook, Active Directory, Okta e Zapier. Os membros da sua equipe devem ser capazes de criar novos compromissos, editar, cancelar ou remarcar reservas em uma interface fácil do Outlook do sistema de reserva de salas de reunião.

Quando os membros da equipe usam um sistema de reserva de sala de reunião integrado ao Office 365, ele simplifica suas tarefas de escritório. É mais fácil introduzir novas tecnologias quando integradas com o que os membros da equipe já estão acostumados a usar.

3: Forneça imagens de alta definição dos espaços de escritório

 O melhor sistema de reserva de salas online pode fornecer imagens de alta definição da planta do escritório. Se a empresa de tecnologia puder fornecer uma imagem 3D do local de trabalho, os usuários poderão facilmente reservar estações de trabalho passando o mouse ou clicando na imagem e criar reservas ali mesmo. Alguns provedores de tecnologia colocam pontos codificados por cores nos espaços reservados ​​para exibir a disponibilidade da mesa. Usando o quiosque da sala de reuniões, os usuários também podem acessar imagens de alta definição da planta e fazer reservas de estações de trabalho no quiosque.

4: Envie notificações automatizadas

Um aplicativo de agendamento de consultas deve enviar notificações automatizadas para evitar falhas de comunicação. Os usuários devem receber notificações por e-mail e texto contendo os detalhes da reserva quando a reserva for confirmada. Outro recurso útil é o lembrete de texto e e-mail algumas horas antes do check-in na estação de trabalho reservada.

Um sistema de reserva de sala de conferência também enviará e-mails de notificação e mensagens SMS aos membros da equipe quando eles fizerem parte de uma reserva de sala de reunião.

As notificações por e-mail e texto do sistema de reserva de compromissos do Outlook reduzirão significativamente os não comparecimentos e aumentarão a produtividade do trabalhador.

5: Gere relatórios e análises

O mundo moderno funciona com tecnologia da informação. Os dados coletados pelas soluções de reserva de mesa podem fornecer informações pertinentes sobre o comportamento, movimento e atividade do escritório dos usuários. Os administradores podem escolher quais relatórios desejam gerar.

Um software de reserva de salas de código aberto que pode gerar relatórios sobre reservas, não comparecimentos, cancelamentos, remarcações, determinados dias da semana, espaços de escritório, equipamentos, etc. pode fornecer informações valiosas à empresa sobre a utilização do espaço da empresa. Como gerente de escritório, você pode enviar relatórios automatizados para diferentes chefes de departamento para ajudar a implementar mudanças no local de trabalho. Ele fornece informações precisas para ajudar os líderes de negócios a identificar pontos fortes, pontos fracos e outras áreas de melhoria.

6: Compatível com todos os dispositivos

 A maioria das pessoas acessa tudo, incluindo o Outlook do software de gerenciamento de salas de reunião, usando seus dispositivos portáteis. É fundamental que um sistema de reservas de mesa gratuito forneça um formato de aplicativos móveis compatível com todos os dispositivos. Deve incluir compatibilidade com sistemas Android e iOS, vários tamanhos e tipos de laptops, tablets e telefones celulares. Mais pessoas estão confiando fortemente em seus dispositivos móveis para realizar atividades diárias e transações comerciais. Portanto, sua escolha de tecnologia de escritório deve ser um sistema de reserva de sala de reunião compatível com Android e Apple.

7:  Mostrar disponibilidade, reserva e confirmação em tempo real

O software de disponibilidade de reuniões deve exibir a disponibilidade de espaço de escritório real e em tempo real. Saber quais espaços estão disponíveis para reserva reduz a possibilidade de overbooking, reservas perdidas e conflitos entre os membros da equipe. Ele também ajuda os usuários a criar reservas de mesa diretamente no mapa para escolher a estação de trabalho desejada.

Um software de reserva de mesa confiável deve enviar notificações e mensagens SMS aos usuários logo após a confirmação da reserva e algumas horas antes do horário da reserva. Além disso, uma tela de exibição de reserva de sala de reunião permitirá que os usuários saibam a disponibilidade da sala quando olharem para a tela de exibição.

Os programas de software também devem automatizar as reuniões e colaborações da equipe. A maioria das empresas usa aplicativos e softwares que permitem que as pessoas compartilhem projetos em tempo real. O melhor aplicativo de reserva de sala de reunião pode permitir reuniões e colaboração da equipe de planejamento sem problemas. Economiza tempo e esforço como gerente e evita problemas de agendamento de sala de reunião entre os membros da equipe. Ser capaz de agendar uma reunião quando todos estiverem disponíveis reduz o tempo e o esforço necessários para organizar o trabalho colaborativo.

8: Forneça acesso multilíngue

Graças à internet, as empresas podem expandir seu alcance e explorar novos mercados além das fronteiras de seus países. Se você pretende expandir seus negócios globalmente, considere escolher uma solução de reserva multilíngue.

Empresas de hotéis e restaurantes podem se beneficiar do uso de um sistema de reservas multilíngue para acomodar seus clientes internacionais. Existem cerca de 8 bilhões de pessoas, mas apenas 400 milhões delas entendem inglês. Posicionar sua empresa na frente da expansão global por meio de vários idiomas abrirá portas para infinitas oportunidades em todo o mundo.

9: Opções de pagamento seguro

O número de aluguéis de espaços de coworking está aumentando. Profissionais autônomos, advogados, consultores, contadores e vendedores passam mais tempo trabalhando em espaços de coworking enquanto trabalham em trânsito. Assim, você deve escolher um melhor software de reserva de sala de reunião personalizável que possa ajudar as empresas de coworking a permitir que seus clientes reservem antecipadamente on-line e paguem por suas mesas com segurança por meio da mesma interface.

Escolha um sistema de reservas de mesa que se integre aos melhores gateways de pagamento, porque a maioria das transações on-line envolve detalhes confidenciais de cartão de crédito de seus clientes. Simplificar as coisas para os clientes do seu espaço de coworking cria conveniência tanto para o proprietário da empresa quanto para os clientes.

10: Garantir as práticas de saúde e segurança no local de trabalho

A pandemia de coronavírus mudou a maneira como as pessoas trabalham e vivem. À medida que as organizações começam a retomar suas atividades e operações habituais, a reabertura do local de trabalho na era da pandemia exige protocolos de saúde e segurança e planos estratégicos.

O software de reserva de mesa que possui recursos compatíveis com COVID é a melhor escolha benéfica para todas as organizações. Os recursos de software compatíveis com COVID incluem higienização automática de mesa, detecção de máscara, scanner térmico, agendamento dinâmico, gerenciamento de visitantes, rastreamento de contatos e distanciamento social. Esses recursos de software podem ajudar a proteger o local de trabalho contra a contaminação por coronavírus.

O uso de soluções de reserva de mesa economiza tempo e dinheiro

Investir em um sistema de software de reserva de mesa simplifica seus negócios e o local de trabalho. Economiza tempo e dinheiro, permitindo que seus clientes e membros da equipe acessem o aplicativo e criem, cancelem e modifiquem reservas de forma independente a seu critério. Reuniões de equipe de planejamento, conferências e eventos tornam-se mais acessíveis e mais organizados. O sistema de reserva de sala de reunião de intercâmbio torna conveniente o agendamento de turnos de membros da equipe, higienização de mesa e limpeza profunda do escritório.

As indústrias de educação, saúde, negócios, finanças, direito, governo e empresas privadas podem usar um aplicativo de agendamento de espaço de escritório para reduzir a papelada e os processos de negócios. Seus funcionários e clientes apreciarão poder acessar o sistema para reservar, modificar ou cancelar uma reserva em um momento conveniente. Ele pode reduzir significativamente recursos, ativos e instalações subutilizados no local de trabalho.

Nem todos os aplicativos de sistema de reservas de mesa online têm os mesmos recursos e funções. Existem vários fornecedores de software com diferentes faixas de preço dependendo do aplicativo de software que você escolher. Se você ainda não tiver certeza se um software de reserva de mesa é adequado para sua empresa, um ótimo aplicativo de software de reserva deve fornecer uma avaliação gratuita do aplicativo de reserva de sala de reunião por um período. Você deve ter experiência em primeira mão ou test-drive na navegação do aplicativo antes de assinar esse contrato. Certifique-se de fazer sua pesquisa para determinar quais recursos não são negociáveis ​​para sua organização.