5 privilégios de usar um sistema de reserva de salas de conferência que sua empresa certamente apreciará

A preocupação com a saúde e a segurança tornou-se um fator significativo do motivo pelo qual muitas empresas tiveram que encerrar suas operações. Para outros, significa reduzir as vendas, enquanto para alguns significa ter que acabar com sua fonte de renda.

Tal situação não afeta apenas o proprietário das empresas, mas inclui seus funcionários que dependem de seus empregos para satisfazer suas necessidades e de suas famílias. A necessidade de aderir aos protocolos de saúde fez com que as empresas construíssem e criassem novas estratégias para acompanhar o mercado e continuar as operações, mesmo com pouca ou nenhuma interação no escritório.

Ter um software de trabalho excelente e confiável aumenta diariamente para muitas empresas em vários setores devido à pandemia. A incorporação de um sistema de gerenciamento de sala de conferência nos locais de trabalho oferece uma ampla gama de benefícios para todos na equipe.

Este artigo irá levá-lo a uma infinidade de vantagens e ferramentas que um software de reserva de sala de conferência pode fornecer à sua empresa e como você pode operá-lo para o melhor de seus negócios.

Privilégios de investir em um sistema de gerenciamento de sala de conferência que sua empresa irá desfrutar

Tempo, recursos e indivíduos qualificados são ativos essenciais em qualquer organização que deve ser impulsionada para alcançar seu verdadeiro valor de mercado. No entanto, as evidências descobriram que eles geralmente são substancialmente subutilizados. Nos últimos anos, surgiram novos padrões de local de trabalho para resolver a origem dessas inadequações.

Uma das várias abordagens é o hot-desking e a recepção do hotel. Outro método seria a automação de processos de negócios. As estratégias podem ser introduzidas junto com um sistema de gerenciamento de sala de conferência criado para ajudar sua empresa a obter o benefício mais significativo de seus ativos mais valiosos. Dados os serviços abaixo, eles são motivos adequados para que sua empresa tenha um software de reserva de salas de conferência.

• Otimização geral da capacidade do espaço

Um sistema de gerenciamento de sala de reunião pode demonstrar o uso de suas salas de reunião e mostrar tendências de reserva no ambiente de trabalho. A sinalização da sala de conferências e outros dados necessários podem avaliar se o espaço do seu escritório está sendo usado com eficiência ou se são necessárias melhorias.

Por exemplo, você pode analisar que uma determinada área de escritório é menos provavelmente usada, enquanto algumas são frequentemente favorecidas. Para aumentar o valor das salas subutilizadas ou organizá-las em outro lugar, você pode pesquisar e ver onde são necessárias modificações.

• Removendo os desperdícios de tempo dos funcionários

Pode parecer fácil agendar e organizar uma reunião. No entanto, uma análise detalhada revelará que pode levar um tempo considerável, principalmente devido à série de palestras realizadas diariamente em uma organização.

Um aplicativo de sala de reunião pode agilizar o processo de planejamento de uma reunião. Isso libera mais tempo que você normalmente gasta entrando em contato com os participantes sobre a sessão, procurando uma área apropriada e reservando o espaço. Usando o aplicativo, você também pode fazer uma reserva imediatamente. O sistema informará em qualquer dia específico quais salas de reunião estão disponíveis para reserva, as instalações de cada espaço, sua capacidade e os intervalos de tempo que cada um é solicitado para o dia.

• Aumentando a eficiência das conferências

Você não gostaria de perder tempo e esforço valiosos em discussões do que o necessário. É por isso que você gostaria que essas reuniões ocorressem sem problemas, com o mínimo de problemas possível.

De muitas maneiras, um sistema de gerenciamento de sala de conferência o ajudará a fazer isso. Ele fornece os detalhes das salas com antecedência para que você possa fazer as alterações apropriadas. Eles podem evitar interrupções de indivíduos que procuram uma sala de conferência ou que entram na área por erro se você implementar tablets gerenciadores de sala de reunião.

Um aplicativo de sala de reunião também permitirá que você estenda sua reserva usando seu laptop ou telefone, se desejar mais horas para sua reunião.

• Hot Desk e Serviço de Hotelaria

Não apenas em ambientes de start-up, mas também em empresas desenvolvidas, hot-desking e hotelaria estão crescendo rapidamente em popularidade. Uma das principais vantagens dessas inovações organizacionais comparativamente recentes é a eficiência em tempo, espaço e recursos.

Eles também apoiam a colaboração e cooperação entre colegas de trabalho. Para garantir que essas estruturas de espaço de trabalho sejam bem-sucedidas, a tecnologia, como um sistema de gerenciamento de sala de reunião, desempenha um papel fundamental.

• Aumentando a conveniência para os funcionários do trabalho

Funcionários produtivos e eficientes são trabalhadores felizes. A tecnologia pode remover as barreiras ao planejar uma conferência, marcar uma reunião ou encontrar um espaço de trabalho. Também capacita os trabalhadores e lhes permite um grau de independência.

Ferramentas de reserva de salas de conferência

Ao longo das décadas, o ambiente de trabalho cresceu de tradicional para moderno, para um onde as mesas substituíram os espaços confinados e, em seguida, mudou ainda mais para se adequar aos espaços abertos.

Hoje, incorpora um espaço de trabalho versátil, onde as estações de trabalho rígidas não são acessíveis. Os trabalhadores reagiram favoravelmente a essa demanda em todo o mundo, enquanto mais e mais empresas mudam para um local de trabalho flexível. À medida que os laptops substituíram os computadores pessoais como o dispositivo predominante no local de trabalho, surgiu essa nova ideia de escritório.

Ao ter o trabalho de mesa moderno de hoje, a tecnologia e a inovação também desempenham um papel essencial. Essa ideia envolve um software de reserva para salas de conferência, que pode ajudar a usar salas de conferência e espaços de trabalho em uma configuração versátil de forma eficaz.

Ferramentas do Office que suportam o software de agendamento de salas de conferência:

• Solução personalizável de hotelaria e agendamento

Para estações de trabalho, salas de reunião, mesas, áreas de estacionamento e instalações, a tela de reunião da sala de conferência DeskFlex oferece uma solução flexível e personalizável de hotelaria e reserva. Permita que o nosso sistema hoteleiro melhore a versatilidade e eficiência do seu negócio.

• Implementação do MS Outlook/MS Exchange

O DeskFlex possui um recurso de perspectiva de agendamento de sala de conferência que se conecta ao MS Outlook/MS Exchange Integration para que seja possível visualizar todas as reservas e compromissos de sua empresa em um único local. Para facilitar o gerenciamento das demandas de organização e reserva, o DeskFlex também funciona com calendários do Outlook.

• Agendamento de sala de reunião

O agendamento e a reserva de salas são convenientes para espaços de escritório ou salas de reunião para reservar, revisar ou cancelar compromissos de reunião. O design de software intuitivo de agendamento de salas de conferência do DeskFlex o tornam uma maneira perfeita de minimizar os custos operacionais das empresas.

• Touchpad do espaço de escritório

A tela de reserva da sala de conferência para o espaço de trabalho é desenvolvida explicitamente para fins científicos ou tecnológicos. Esse recurso ou ferramenta é principalmente adaptado para uso a qualquer momento por um usuário específico.

• FlexCubo

Uma abordagem fácil e rápida sob medida para áreas de trabalho sob demanda – FlexCubo demonstra a disponibilidade e acessibilidade dos espaços de trabalho. A solução FlexCubo ajuda as empresas a passar de escritórios convencionais para funções de hotelaria.

Melhores práticas no uso do software de reserva de salas de conferência para as reuniões da sua empresa

Com várias salas de conferências, a sua empresa realiza várias reuniões diferentes; nesse caso, você provavelmente precisa ter um programa confiável que o ajude a organizar e reservar com eficiência nessas áreas.

Sem uma estrutura, se houver reservas duplicadas ou nenhuma maneira de lidar com adiamentos, suas agendas de reuniões podem entrar em colapso.

Também é fundamental que seus funcionários não ignorem os processos corretos de reserva. Sua empresa não precisa apenas de uma estrutura – ela merece uma que funcione de forma excelente.

Compreender as melhores práticas de sistemas de reserva para salas de conferência ajudará sua empresa a encontrar a abordagem certa para seus desafios e ensinará como gerenciar suas reservas de conferência com eficiência.

• Diminua a contagem de comunicação para frente e para trás

Você acaba com a incerteza quando tem um sistema de reserva de conferência que permite interação multicanal ou comunicação persistente entre indivíduos. Seu método para agendar uma sala de conferência deve ser fácil e não requer vários níveis de aprovação ou várias sessões de comunicação.

• Monitore o uso da sala de conferências do sua estação de trabalho

Existem alguns espaços que tendem a ser mais comuns e, portanto, são reservados com mais frequência? Os espaços são sempre reservados por uma hora, mas apenas metade do tempo reservado é utilizado?

Você seria capaz de compreender melhor suas salas de reunião e usá-las, e poderia até otimizar as salas e seu sistema no futuro se pudesse de alguma forma monitorar esses tipos de dados em seu software.

• Fazendo a ponte entre o mundo real e o digital

Não há nada mais perturbador do que quando parece haver uma sala de conferência vazia agendada para uma reunião. É um desperdício dos recursos do seu negócio.

No entanto, existem maneiras de maximizar seus espaços. Crie o hábito de sempre que uma conferência for adiada, atualizar e revisar seu calendário.

Ao fazer isso, você permite que seus colegas usem e acessem a sala livre. É altamente recomendável usar um sistema de reserva de sala de conferência que funcione com seu gerenciamento de agendamento.

Você está atrapalhando as linhas entre os sistemas de agendamento digital e o local de trabalho físico utilizando uma estrutura para reservas de salas de reunião. Desta forma, você maximiza a função e o potencial de seus espaços de escritório.

Pensamentos finais

Já é hora de pensar em investir em software ou inovação que possa ajudar a tornar esses fatores de sucesso possíveis. Você pode descobrir que softwares simples, como as soluções de reserva de salas de conferência DeskFlex, podem fazer toda a diferença na maximização do uso de sua sala de conferência, evitando adiamentos de reuniões e reservas duplas. Portanto, garantindo que as conferências atinjam seus objetivos.