8 razões críticas pelas quais todo escritório deve usar um software de reserva de reuniões, especialmente durante a pandemia do COVID19

As salas de conferência são recursos valiosos de escritório compartilhado. Mas nem todo mundo precisa usá-los todos de uma vez, especialmente durante uma pandemia. Mesmo o menor dos pedidos se tornará difícil e demorado se sua empresa não integrar métodos eficazes de reserva de salas de conferência. A não implementação de tais práticas no local de trabalho pode resultar em salas de reuniões com reservas duplas, erros no agendamento, desperdício de catering e problemas de recursos de espaço, impressões erradas dos visitantes e assim por diante.

O software de reserva de reuniões ajudará a aumentar a capacidade e a utilização das salas, permitindo que os funcionários localizem e reservem o espaço correto para suas necessidades. Eles também ajudarão a causar uma primeira impressão positiva na recepção, integrando recursos adaptados às necessidades dos visitantes.

Para ajudá-lo a encontrar a melhor opção, listamos as funções críticas do software de agendamento de conferências e oito (8) razões pelas quais você deve ter um aplicativo de reserva de sala de reunião.

Funções essenciais do software de agendamento de conferências que você precisa conhecer

O software de gerenciamento de conferências é uma abordagem de negócios que ajuda especialistas e organizações a agendar reuniões com mais eficiência no local de trabalho. Também conhecido como software de reserva, o programa lida com as cinco funções essenciais a seguir.

• Função de agendamento do cliente: fornece às pessoas o calendário de consultores de uma organização para marcar uma consulta.

• Agendamento de membros da equipe: auxilia os proprietários da empresa a manter o controle das agendas de seus funcionários em tempo real.

• Lembretes computadorizados: Isso permite que você forneça aos clientes e funcionários lembretes automáticos (via e-mail ou mensagem de texto) sobre compromissos futuros e agendamento de salas.

• Administração do Calendário: Ajuda você a adicionar compromissos/reuniões ao calendário e trocá-los com amigos em vários lugares.
• Programa automatizado em tempo real: Após preencher um pedido de agendamento, você pode confirmá-lo ou rejeitá-lo automaticamente.

8 razões pelas quais você deve integrar programas de reserva no local de trabalho

Muitas empresas consideram as salas de reunião um recurso importante, senão essencial. É um ponto ou espaço de trabalho necessário para reuniões internas, apresentações, parcerias e uma oportunidade que produz crescimento de receita. Vejamos as razões pelas quais os programas de reservas podem ajudar sua empresa financeiramente e operacionalmente.

1. Reserva de sala de conferência simplificada

Os usuários podem procurar itens com base em sua posição, atributo, habilidade ou acessório. Dependendo de seu nível de acesso, conhecimento ou autoridade, o usuário pode ter vários níveis de permissão, como somente leitura, solicitar ou reservar diretamente a sala ou não ver a sala. Os usuários administradores também podem modificar todas essas opções.

2. Facilidade de uso na reserva de salas de reunião

Há uma redução no volume de cliques necessários para fazer e modificar reservas, graças aos recursos de arrastar e soltar da ferramenta de reservas simplificada. Alterar uma data de reserva, por exemplo, leva apenas alguns cliques do mouse. Ele atualiza todos os aspectos da reserva e todas as partes interessadas relacionadas.

3. Integração do Microsoft Exchange e Outlook

O software integra o MS Exchange e o Outlook para facilitar o agendamento e as reservas. Leva apenas alguns minutos para cumprir o processo de integração. Usuários e gerentes de eventos de negócios podem usar o sistema de reserva de salas do Outlook para decidir o momento certo para realizar um evento. Os usuários podem organizar reuniões convenientemente usando o calendário online no gerenciador de sala de reuniões Outlook e compartilhá-lo com todos os membros de sua equipe.

4. Suporte de trabalho versátil

As empresas estão vendo métodos de trabalho versáteis para impulsionar a alocação de salas inteligentes e gerar um alto retorno sobre o investimento. A ferramenta de agendamento de salas possui interfaces de autoatendimento e controle centralizado. Com um único clique, os usuários podem reservar salas e fazer compartilhamento de mesa de forma rápida e eficiente!

5. Painéis de toque fáceis de luz para monitores de sala

Os usuários também podem fazer login em uma sala de conferência ou reserva de mesa digitalizando um código QR em seus dispositivos móveis. Os usuários podem sair da reserva por meio de telas de reserva sem contato. Após um ciclo de reservas contínuas, a máquina agendará um horário para higienização da mesa e da sala de conferência.

6. Recurso de gerenciamento de visitantes eficiente

A marca e a integridade do negócio são frequentemente afetadas pela experiência do visitante. A experiência deve ser o mais eficiente possível em todos os momentos. O agendamento da sala de conferências tem total controle dos hóspedes através do quiosque da recepção, incluindo o acompanhamento dos visitantes desde a chegada até a saída. Os usuários podem modificar a funcionalidade de segurança do visitante para fornecer desde um diário de bordo eletrônico essencial até integrações tecnológicas mais sofisticadas. Essas funções incluem um scanner biométrico, câmeras de segurança, rastreamento sem máscara, varredura de temperatura corporal e registro de visitantes não autorizados.

7. Suporta sistemas PBX

O Cisco Cyber ​​Security Systems Call Manager 4.3(x) deve ser compatível com um sistema robusto de reserva de salas. O programa de reserva de salas deve estar em conformidade com as diretrizes e parâmetros de avaliação do Cisco Cyber ​​Security System. Os usuários podem fazer reservas seguras online com altos padrões de criptografia e proteção de dados.

8. Relatórios ou análises abrangentes

O software de reserva de reuniões deve ter um sistema de monitoramento de som que ajude a mostrar o estado das estações de trabalho. Esse recurso ajudaria sua empresa, permitindo que você escolha uma estação de trabalho que atenda às suas necessidades ou às de seus funcionários. Para otimizar sua capacidade de espaço e ajustar seu espaço de acordo, você pode reservar e monitorar equipamentos como projetores, computadores e quadros brancos.

Ponto Final

O software de reserva de reuniões pode reformular radicalmente a maneira como seus negócios planejam e conduzem reuniões. Esta tecnologia de ponta procura erradicar erros de escritório que contribuem para a redução da eficiência e má gestão do tempo. Os funcionários se beneficiam de ferramentas de reserva de salas de conferência em diversas áreas, e os administradores de instalações se beneficiam de perspectivas orientadas por dados.