O novo escritório normal: uma grande mudança para um ambiente de trabalho híbrido

Many business leaders are now considering how to safely bring their staff back to the office as the world emerges from the pandemic. For most, the new office normal will eventually evolve as a result of the pandemic. Some companies have gone ahead and welcomed their employees back to the workplace with a hybrid working arrangement using a reliable desk booking system.

What is a hybrid workplace?

The hybrid workplace model allows team members to clock in from multiple locations throughout any given workweek. This provides flexibility for employees to work from home, the corporate office, a coworking space, or another work-friendly area.

In a recent study by WeWork, Workplace Intelligence, and HR Research, nearly 2,000 U.S. employees and C-suite executives were asked how a hybrid work arrangement could fit into a safe return to work. It turns out that 95% of employees and 96% of companies are willing to enable a hybrid workforce.

More flexibility

Most employees are willing to give up at least one work benefit, such as vacation, bonuses, or health coverage, if a hybrid work arrangement means they have more flexibility in choosing where to work. Nearly two-thirds of employees consider access to a free desk booking app, coworking space, or office space closer to where they want to work. This type of flexibility can be achieved through a desk booking software system.

Additionally, nearly half of employees are willing to spend money on a coworking space or invest in a remote office. Most company executives allow employees to alternate their time spent remotely and in the office using web-based space booking software if their work fits that arrangement. Company executives are even willing to offer an allowance to their employees who want to work from home or in a coworking space using a room scheduling software system to set up remote and on-site workdays.

The Hybrid Workplace and Its Impact on Investors

While most rental companies have lost significant revenue from their office rental business, and many companies have downsized their offices, coworking spaces have seen a significant increase. Using online scheduling tools can boost your productivity and attract a more agile workforce. Now that employees are returning to their daily office lives, they are eager to explore coworking options, including access to a booking site that will keep them productive on their terms.

Now more than ever, rental spaces that provide free conference room scheduling apps may have an advantage, as survey results have reinforced what the pandemic has already made clear – Covid-19 has drastically changed the way we know the office.

Reimagining the Workplace for a Hybrid Work Environment

Company leaders are making adjustments to their workplaces to accommodate the significant shift toward a hybrid work environment. Here are some ways company leaders are redesigning the office for their hybrid workforce:

• Mixed Model. Nearly half of companies are transitioning to a hybrid model. A mixed model setup involves permanently assigned desks and some rotating desks.
• Rotating table model. 14% of respondents are leaning towards this new model without any permanent seating assigned.
• Desk reduction. 18% of company leaders said they reduced the number of desks and added more meeting spaces to transition to a collaborative space for teams to work together.

How do team members perceive the hot desking model?

Even before the pandemic began, not all employees were in favor of rotating desk practices in their workplace, but statistics show:

• Only 23% of companies surveyed reported that their employees prefer their desk.
• 19% of company leaders said their employees are neither for nor against this concept
• 10% of company leaders said their employees are fully embracing hot desk software

When employees were asked directly:

• 33% said they like the hot desking model
• 27% said they don’t like the hot desking system
• Establishing hot desking practices will depend on company leaders to help their team members alleviate complaints. Hot desking can help them maximize their spaces while maintaining flexibility for their team in their workplace.

Understanding Company Leaders’ Concerns About Hybrid Workplaces

When company leaders were asked about their top priority as they transitioned back to the office, workplace leaders unanimously responded “keeping team members safe from virus transmission” and “following recommended health guidelines.”

This response resonated with employees’ top priority, as contamination safety was the top priority, followed by reestablishing workplace equity and regaining pre-pandemic productivity.

Hybrid Team: A New Beginning for a More Productive Office Team

The massive shift to hybrid workplaces signals a new beginning for different types of office teams. Hybrid teams will move away from the traditional five-day on-site workweek and embrace the flexibility of a hybrid work model. Microsoft room scheduling software can help hybrid workforces transition to this new normal in the office. Company leaders should prepare for its far-reaching implications on employees’ personal and professional lives. To maximize the hybrid work environment, leaders need to enforce hybrid work etiquette and practices while remaining agile as they navigate the challenges of their company’s hybrid work setup and employees. Using a meeting room booking system to discuss these changes can help everyone get the idea across.

3 Hybrid Work Setup Challenges to Watch Out for and How to Overcome Them

Companies are experimenting with hybrid work setups for the first time as the corporate world slowly returns to the new normal workplace. While no two organizations handle hybrid work setups the same way, they face similar hybrid work setup challenges.

Here are three (3) hybrid work setup challenges to watch out for and approach strategies to overcome them:

#1: There aren’t enough people willing to come back and work on site

Se sua empresa se esforça para persuadir as equipes a trabalhar no escritório, comece a descobrir o que os membros de sua equipe precisam para ir ao local de trabalho. Faça uma pesquisa para saber o que faz seus funcionários se sentirem confortáveis ​​e dispostos a retornar ao escritório. Sabendo o que suas equipes precisam, você pode ajustar seus protocolos para que seus funcionários tenham prazer em retornar ao escritório usando um sistema de software de agendamento de salas e mesas.

Por exemplo, se seus funcionários estão preocupados com sua saúde e segurança, forneça soluções tangíveis para resolver suas preocupações. Um software de reserva de mesa possui um recurso de gerenciamento de vacinas que permite que os administradores da empresa monitorem os funcionários vacinados e suas doses programadas subsequentes. O sistema de reservas garante que os membros de sua equipe estejam protegidos por meio do recurso de distanciamento social, garantindo que as mesas mantenham a distância prescrita entre os trabalhadores.

O sistema de agendamento de mesas e salas DeskFlex auxilia as empresas na implementação de horários de trabalho híbridos. Ele permite que os funcionários agendem seu tempo no escritório com dias ou semanas de antecedência. Esse sistema de agendamento de mesa ajudará os funcionários a planejar reuniões com colegas de trabalho e designar suas estações de trabalho no escritório com a ajuda de um monitor de gerente de sala.

#2: Muitos funcionários voltam simultaneamente

Embora voltar ao escritório seja um bom sinal de que seus funcionários valorizam o local de trabalho, isso pode impedir os protocolos de saúde e segurança que sua empresa está tentando impor. Portanto, concentre-se em redistribuir o ‘trabalho no horário do escritório’ e o ‘trabalho remoto’ entre os membros de sua equipe usando um aplicativo de reservas. As equipes devem ter um dia da semana designado para vir ao escritório. Dessa forma, a empresa pode evitar os desafios de ter todos os funcionários de volta ao escritório de uma só vez.

O sistema de software de agendamento de mesa DeskFlex permite a configuração de trabalho híbrido. Ele permite que os membros da equipe programem seus dias no escritório, reuniões de equipe e estações de trabalho usando o aplicativo móvel ou o acesso ao navegador da Web enquanto estão no conforto de casa. Com o sistema de software de reserva de mesa, tanto os líderes da empresa quanto os membros da equipe podem ver quais estações de trabalho estão disponíveis para reserva e quais mesas já estão reservadas.

#3: Os membros da equipe não estão maximizando o uso dos espaços de escritório

Existem várias razões pelas quais os funcionários não estão usando áreas no escritório. Uma pode ser porque as equipes não estão familiarizadas com os espaços, e outra é que o espaço do escritório está sujeito a determinados níveis de autorização. Considere sugerir esses espaços não utilizados para os membros da equipe usarem durante uma reunião da empresa ou quando sua empresa estiver enviando e-mails para todos.

O software de reserva DeskFlex possui um recurso de análise e relatório que pode registrar e monitorar com eficiência a utilização do espaço do escritório para ajudar as organizações a maximizar o uso dos espaços de trabalho. Os líderes da empresa podem usar esse recurso para gerar informações sobre a frequência com que os funcionários reservam estações de trabalho específicas, revisar espaços de escritório sob demanda, o número de reservas confirmadas, canceladas e reagendadas, tipos de equipamentos solicitados, dias ou meses de pico e muitos outros dados críticos relacionadas à reserva de mesa e sala.

Em última análise, a transição para um novo conjunto será enfrentada com desafios. Esse processo de transição se mantém no ambiente de trabalho híbrido. No entanto, identificar os problemas rapidamente e enfrentar esses desafios desde o início pode ajudar a facilitar sua equipe híbrida. À medida que desenvolve soluções diferentes, você estará mais perto de otimizar seu local de trabalho híbrido para suas equipes ágeis.

Como o sistema DeskFlex Hot Desking pode funcionar para o local de trabalho híbrido?

À medida que os lançamentos de vacinação acomodam muitas pessoas da classe trabalhadora, os funcionários estão retornando aos seus locais de trabalho. No entanto, esses funcionários não voltarão a ser como as coisas eram; em vez disso, um local de trabalho híbrido os receberá.

Um ambiente de trabalho híbrido permite que os funcionários agendem seus dias para trabalhar remotamente e trabalhar em casa para cumprir os protocolos de saúde e segurança recomendados no escritório. Essa mudança para um espaço de escritório híbrido apresenta suas ameaças. Os líderes da empresa devem considerar a criação de um ótimo local de trabalho onde seus funcionários serão atraídos a retornar e garantir que eles realmente “querem” trabalhar nas instalações do escritório.

O sistema de hot desk DeskFlex pode ajudar organizações de todos os setores a criar um escritório ágil ao qual todos ficarão entusiasmados em voltar. O sistema organiza os horários dos membros da equipe para atrair a colaboração da equipe no local de trabalho. Além disso, sua equipe pode reservar mesas perto de seus outros colegas de equipe, mantendo a distância social segura entre as mesas.

Using the online meeting room booking system, your team members can view, select, modify, confirm, or cancel desk reservations and team meetings. Since collaboration is always valued among teams, the conference room booking system can help organize safe meetings between groups. DeskFlex comes with a web-based desk booking software and mobile app interface that can speed up access to the desk booking system. With the vaccine management software feature, company leaders can monitor their employees’ vaccination status and schedule their next dose.

Recent research has revealed that employees want to work most days in the office and work from home for a day or two. Failing to provide a great hybrid workplace experience will put you at risk of retaining top talent and high employee attrition rates.