O que é Reserva de Mesa? Tudo o que você precisa saber sobre a tecnologia de software de reserva de mesa de escritório

A pandemia de Coronavírus é o catalisador da mudança – mas em uma tendência de queda. As atividades econômicas em todo o mundo desaceleraram ou deixaram de funcionar, pois as medidas de saúde e segurança se tornaram a maior prioridade. A crise sanitária representava uma ameaça à segurança nacional. Por um período, as empresas se adaptaram, permitindo que seus funcionários trabalhassem em casa. Apenas negócios essenciais, como alimentos, medicamentos, serviços públicos, comunicação e setores de saúde, foram autorizados a operar com uma força de trabalho esquelética.

Os governos só poderiam apoiar seu povo por um curto período de tempo. Manter os cidadãos trancados em suas casas e sem trabalho prejudicou a economia de maneiras sem precedentes. Assim, as empresas devem começar a reabrir para evitar um maior colapso da economia. A reabertura gradual dos estabelecimentos comerciais exigiu planos de saúde e segurança implementados antes do regresso dos colaboradores. Este plano deve incluir um software de reserva de mesa de escritório onde eles possam implementar um sistema de reserva de mesa.

O que é Reserva de Mesa?

É o processo ou estratégia de gerenciamento e maximização do uso de espaços de escritório, recursos e ativos por meio de tecnologia de software de reserva de escritório. Os espaços de escritório são as mesas, cubículos, estações de trabalho, salas de reunião, salas de conferência, espaços de coworking, espaços de estacionamento, espaços de colaboração e escritórios privados dentro do edifício corporativo. Simultaneamente, recursos e ativos são laptops, projetores, telas de tv, telefone de conferência, alto-falantes e outros equipamentos relacionados ao trabalho.

O software hot desking é um aplicativo de programa usado para gerenciamento de espaço de escritório e instalações. Ele permite que proprietários de empresas e membros de suas equipes reservem ou reservem espaços de trabalho por meio do navegador da Web, computador da empresa ou aplicativo móvel.

Quem usa o sistema de reservas de mesa?

Qualquer organização com mais de dez (10) membros pode usar a tecnologia do sistema de reservas de hotéis de escritório. Organizações em vários setores podem usar soluções de software de gerenciamento de hot desk em seus locais de trabalho.

Algumas das indústrias que podem utilizar o sistema de soluções de software de hot desking:

i) Instituições de ensino

ii) Setores de saúde

iii) Empresas privadas

iv) Organizações públicas

v) Instituições financeiras

vi) Escritórios de advocacia

vii) Estabelecimentos comerciais

viii) Complexos industriais

ix) Indústrias de call center

muito mais.

Por que as organizações devem usar o software de reservas no local de trabalho?

Existem inúmeras razões pelas quais as organizações PRECISAM de um sistema de reserva de mesa no local de trabalho. A razão final para um sistema de reserva de mesa de escritório é garantir que os membros de sua equipe não contraíram o Coronavírus no local de trabalho quando retornarem ao escritório em meio à pandemia.

Sistema de reservas DeskFlex

O software de gerenciamento de hot desking DeskFlex é o primeiro a desenvolver recursos de software compatíveis com COVID que ajudam as organizações a fazer a transição segura de volta ao escritório ou aos campi da escola.

Recursos de software compatíveis com COVID

O software de gerenciamento de hot desking DeskFlex é a única tecnologia de software que pode fornecer as seguintes funções de programa:

Para promover protocolos de distanciamento social:

• Agendamento dinâmico

O agendamento dinâmico é uma função que desativa automaticamente mesas e estações de trabalho próximas que estejam dentro do alcance de 2 metros quando algumas reservam um espaço de escritório ou mesa.

• Limites de capacidade

Limite de capacidade é um recurso que permite aos gerentes de instalações limitar ou restringir o número de pessoas para reservar uma mesa ou estação de trabalho em uma área de piso. Os administradores podem definir um limite de acordo com o número de mesas que permitiriam que os funcionários reservassem, ou metade da capacidade total da área útil.

• Gerenciar pesquisa

Gerenciar pesquisa é um recurso que permite que os administradores do site adicionem, excluam ou modifiquem as perguntas da pesquisa de distanciamento social que são solicitadas quando você faz login no sistema. Os administradores do site podem adicionar as políticas e protocolos da empresa em relação à conformidade com a COVID em suas instalações.

• Gerenciamento de visitantes

Com o software de gerenciamento de visitantes DeskFlex, convidados e visitantes também podem reservar uma sala de reunião, sala de conferência, local de atividades e equipamentos por um período específico. As organizações podem alugar seus espaços compartilhados para pessoas de fora que desejam usar suas instalações no campus para suas atividades. Espaços compartilhados e aluguel de instalações do campus podem gerar renda adicional para a organização.

Para facilitar o rastreamento de contatos:

• Sinalizadores Bluetooth

DeskFlex Beacons são a mais recente inovação usada para fornecer serviços baseados em localização por meio de sinais Bluetooth para o processo de check-in e check-out. Os beacons permitem que os dispositivos Bluetooth enviem e capturem informações a curtas distâncias. À medida que o usuário se move ao longo do prédio, o sinalizador Bluetooth mais próximo capturará o sinal do dispositivo móvel e manterá os dados do usuário.

Os beacons Bluetooth enviam essas informações para o servidor central. Ele mantém um registro da atividade logada de cada usuário naquele dia e área. O administrador da empresa pode recuperar dados em caso de surto no escritório. O sistema de reserva de mesa de escritório DeskFlex exibirá todos os usuários logados no momento do contato com uma pessoa infectada.

Para manter a limpeza e reduzir o contato com a superfície:

• higienização Automática de Mesa

O software de higienização automática da mesa permitirá que o próximo usuário reserve a mesa após a equipe de limpeza realizar a higienização do espaço de trabalho. Os usuários notarão uma mensagem pop-up informando sobre o tempo disponível para criar uma reserva na mesa, sala de reunião, estação de trabalho ou equipamento.

• Monitores de sala sem contato

O DeskFlex Room Display ajuda escritórios e organizações a fazer a transição de volta para o escritório após os bloqueios do COVID usando o mais novo monitor de sala sem contato. A tela de sala sem contato ajuda a evitar a propagação de infecções no local de trabalho.

• Leitor de código QR FlexCubo

O novo DeskFlex FlexCubo vem com um design moderno e elegante de caixa preta e recursos mais interativos do que seu antecessor – o FlexCubo Light. O novo DeskFlex FlexCubo é o dispositivo de gerenciamento de espaço de trabalho de próximo nível que permite aos usuários visualizar a disponibilidade de espaço. Ele permitirá que os usuários façam check-in e check-out sem contato usando a leitura de QR Code e o indicador de luzes LED para determinar o status da estação de trabalho em tempo real.

• Scanner térmico e detecção de máscara

O recurso de detecção de máscara e temperatura do DeskFlex evita a propagação de infecções no local de trabalho após a pandemia de COVID-19, não permitindo que indivíduos marcados entrem em instalações seguras. É para o setor de saúde, educação, empresas, empresas, call centers e instituições governamentais, onde muitas pessoas chegam em um determinado dia.

Repensando a Dinâmica e o Design Contemporâneos do Escritório

O local de trabalho está em constante mudança, com trabalhadores modernos exigindo um arranjo não convencional de assentos no local de trabalho. A transformação digital dos negócios criou tendências de trabalho dinâmicas que se concentram em flexibilidade, colaboração, criatividade e produtividade.

Os membros da equipe são mais ágeis quando se trata de realizar seu trabalho. Há dias em que os membros da equipe precisam discutir ideias juntos; há momentos em que os membros da equipe precisam se concentrar em uma tarefa sozinhos e sem distrações. Essas atividades de trabalho envolvem vários tipos de estações de trabalho e mesas. As organizações devem repensar a forma como projetam seus espaços. Para acomodar equipes de trabalho dinâmicas, os gerentes de instalações devem considerar o fornecimento de vários tipos de estações de trabalho. Por exemplo, uma atividade de colaboração precisa de uma mesa longa, onde os membros da equipe possam se sentar juntos e discutir um projeto. Uma sessão de consulta requer uma sala privada onde dois trabalhadores podem falar sobre avaliações de trabalho ou equivalente. Um recanto de escritório pode ser benéfico para os trabalhadores que desejam algum tempo de silêncio ou sozinhos.

Como resultado da transformação do local de trabalho, as organizações precisam redesenhar seus escritórios para acomodar essas mudanças. Assim, com a nova configuração dos locais de trabalho, utilizar soluções de software de hot desking para organizar esses recursos e evitar que os membros da equipe entrem em conflitos sobre a utilização do espaço de trabalho.

As soluções de software de hot desking DeskFlex podem ajudar a maximizar o uso de espaços de escritório de várias maneiras.

Outras razões pelas quais as organizações devem usar o sistema de reservas de escritório DeskFlex:

Com o sistema de reservas de escritório DeskFlex em sua empresa, você e os membros de sua equipe podem usar os seguintes recursos, além das funções compatíveis com COVID mencionadas acima.

Agendamento de mesas e salas

• O software de reserva de mesa de escritório DeskFlex permite que você agende reservas de salas de reunião com antecedência. O programa de reserva de salas DeskFlex evita confusão e frustração como resultado de reservas duplas. O sistema mostrará o status atual dos quartos, sejam eles reservados para o dia, disponíveis nos próximos minutos ou reservados durante a semana.

• O software de reserva de salas DeskFlex fornece um método simplificado para gerenciar a reserva de salas de conferência, pois as equipes ocasionalmente precisam se reunir para avaliar o desempenho do trabalho e as metas da empresa.

• O sistema de reserva de salas de reunião DeskFlex usa incorporação de tecnologia de informação avançada, permitindo que as organizações de escritório acessem as funções através da integração com o Outlook e interface baseada na web.

MS Exchange / Outlook / Zapier / Office 365 / Integrações Okta

• O sistema de reservas de mesa de escritório DeskFlex se integra ao MS Exchange, Outlook, Zapier, Office 365 e Okta Integrations para facilitar o agendamento e as reservas. O processo de integração leva apenas alguns minutos. Com o sistema de reserva de salas Outlook do DeskFlex, usuários e planejadores de eventos da empresa podem determinar o melhor momento para agendar um evento. Com o gerenciador de salas de reunião do DeskFlex, o Outlook, você pode agendar suas conferências com facilidade usando o calendário online e compartilhá-lo com todos os seus membros.

Quiosque

• Os usuários podem utilizar os quiosques para reservar o espaço que desejarem, além de ter acesso às reservas online ou pelo aplicativo móvel. Os Lobby Kiosks podem exibir o status de disponibilidade em tempo real ou o uso atual de suas salas, espaços de trabalho preferidos e os equipamentos necessários para cada espaço. Na tela do Quiosque, selecione ‘Reserva’ para começar a fazer uma reserva de mesa padrão. Forneça os detalhes específicos da reserva, como data, hora, andar e tipos de espaço. Verifique a reserva clicando no botão ‘Sim’.

Telas de toque de exibição de sala

• Os usuários agora podem usar seus dispositivos móveis para digitalizar um código QR para fazer login na sala de reunião ou na reserva de mesa. Os usuários também podem fazer o check-out da reserva usando os sensores de exibição de sala sem contato. O sistema também agendará automaticamente um horário para higienização da mesa e da sala de reunião após as reservas contínuas.

• A interface de exibição sem contato de sala de reunião de última geração do DeskFlex funciona com nossos beacons Bluetooth para fornecer aos usuários outra opção na reserva de mesa e reservas de salas de conferência. Os beacons Bluetooth próximos permitem que os dispositivos se conectem a ele para confirmação de check-in. O usuário reservado pode fazer login na mesa digitalizando o código QR na tela de exibição sem contato. Depois de fazer login, ele está livre para realizar qualquer ação no espaço de trabalho.

Telas sensíveis ao toque da estação de trabalho

• As telas sensíveis ao toque DeskFlex WorkStation exibem o status atual da mesa ou estação de trabalho. Funciona para aplicações técnicas ou científicas, suporta sistemas operacionais modernos. É a sinalização digital no setor de varejo e um segundo dispositivo de suporte para complementar o sistema de reservas de hotéis de escritório.

Sinalizadores Bluetooth

• DeskFlex Beacons é a mais recente inovação usada para fornecer serviços baseados em localização através de Bluetooth para o processo de check-in e check-out. Os beacons permitem que os dispositivos Bluetooth enviem e capturem informações a curtas distâncias. A facilidade de uso e a versatilidade simplificam o gerenciamento de salas de escritório. O cliente instala permanentemente o aplicativo DeskFlex em seu celular para procedimentos de check-in e check-out.

Usuários permanentes

• Os sistemas de reserva de salas de hot desking DeskFlex têm um recurso de “Usuários permanentes” que reserva espaços de trabalho para um membro específico da equipe. Essa funcionalidade de reserva de mesa permite que um membro da equipe use a mesma estação de trabalho todos os dias ou até que o ‘usuário permanente’ libere o espaço de outras pessoas.

• O usuário permanente pode fazer o check-in diretamente no espaço de trabalho sem ter que fazer uma reserva antecipada. Ele também pode liberar o espaço de trabalho quando quiser para que outros colegas de trabalho possam usar e reservar a mesa.

O FlexCubo

• Com tecnologia de engenharia e robótica cada vez mais poderosas, o design DeskFlex FlexCubo é um gadget de modelo compacto para evitar congestionamento ou desordem na mesa de trabalho.

• O FlexCubo vem em um design de caixa preta brilhante e durável com uma exibição na janela da data e hora do dia, status do espaço em tempo real, reservas futuras e conectividade Wifi. É leve e pode ser facilmente fixado nas paredes do cubículo de trabalho usando adesivos ou no canto das estações de trabalho para acesso rápido. Ele se conecta ao sistema Wifi para atualizar simultaneamente os dados para a nuvem e permitir o acesso para reservas na web e no celular.

Análise / Relatórios

• O DeskFlex possui um sistema de rastreamento eficiente que oferece assistência fornecendo o status das estações de trabalho, desde a disponibilidade atual até os lugares reservados e permanentes. O Analytics e o Reporting ajudarão sua empresa selecionando uma estação de trabalho de acordo com os requisitos seus ou dos membros de sua equipe. Você também pode reservar e rastrear equipamentos como projetores, laptops e quadros brancos para maximizar seu potencial de espaço e adaptá-lo de acordo.

Suporte PBX

• O sistema de reservas DeskFlex é compatível com o Cisco Cyber ​​Security Systems Call Manager 4.3(x).

• O software  DeskFlex atende e está em conformidade com as diretrizes e critérios de teste do Cisco Cyber ​​Security System. Os usuários podem fazer reservas de quartos on-line com segurança, sem medo de invasão de dados. As organizações podem usar as reservas de salas de reunião DeskFlex com altos níveis de criptografia e segurança das informações.

• DeskFlex integra-se com os sistemas de comunicação da Avaya para ajudar as organizações a atingirem seus objetivos usando o sistema telefônico de última geração baseado em nuvem. Usando o software de reserva de salas de reunião DeskFlex, os usuários podem fazer suas reservas online com o equipamento telefônico relacionado às suas mesas de escritório.

• O Avaya Developer Connection Program testou e certificou o sistema de reserva de quartos DeskFlex para uso com a linha de produtos S8XXX.

Gerenciamento de visitantes

• O software de gerenciamento de visitantes DeskFlex ajuda empresas e organizações a monitorar e processar hóspedes e pessoas de fora que visitam ou alugam suas instalações. Um visitante pode ser um entregador, um candidato a emprego, um cliente ou parente de um funcionário. Principalmente, qualquer pessoa não empregada em tempo integral ou registrada na organização é considerada visitante.

• O software do sistema de gerenciamento de visitantes é personalizável desde o simples diário de bordo eletrônico até integrações de software mais avançadas, como scanner biométrico, câmeras de vigilância, detecção sem máscara, verificação de temperatura corporal e uma lista de convidados indesejados.

Quando usar o Sistema de Reservas de Mesa?

O futuro do espaço de trabalho é intergeracional, o que significa que transcende as diferentes gerações de trabalhadores. Os empresários devem antecipar as mudanças na forma como as pessoas vivem, trabalham e usam a tecnologia em suas vidas. Os líderes devem reconhecer os fatores que motivam os membros da equipe a aumentar a produtividade do trabalho e reter os melhores talentos na empresa.

Uma força de trabalho de várias gerações é uma combinação de funcionários jovens e antigos. Diferentes gerações têm diferentes preferências e expectativas que os escritórios modernos devem atender. De acordo com estudos recentes, os trabalhadores da geração do milênio preferem ter um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal, às vezes recebendo salários mais baixos em troca de mais tempo livre para aproveitar um pouco mais a vida. A geração do milênio não se importa com quem se senta no melhor escritório. Onde você se senta no escritório não define sua posição na organização. Eles querem mais flexibilidade no trabalho e não querem passar o dia todo em suas mesas. Eles querem experimentar coisas diferentes, se movimentar ou poder trabalhar em casa. Às vezes, eles preferem trabalhar em pé do que sentados. Assim, uma força de trabalho diversificada representa um desafio imobiliário para muitos gerentes de instalações que lidam com imóveis corporativos.

As organizações podem usar a inovação do software de reserva de hot desk a qualquer momento ou em qualquer estágio de sua empresa. Suponha que os proprietários de negócios decidam integrar o sistema de reservas de mesa em sua organização. Nesse caso, os sistemas de reserva de salas de hot desking DeskFlex podem se integrar perfeitamente às redes existentes da empresa e podem ser personalizados para atender às necessidades da empresa.

Onde usar o Sistema de Reservas de Mesa?

Você pode usar o software de reserva de mesa em todos os setores existentes, praticamente em qualquer lugar em que uma organização esteja disponível. O sistema de reservas DeskFlex é um aplicativo baseado em nuvem que permite que os clientes acessem o sistema em qualquer lugar do mundo. Portanto, se eles têm uma empresa nos EUA e Europa, Ásia, África do Sul, América Latina ou em qualquer lugar do mundo, as organizações podem usar o software de reservas DeskFlex.

Por exemplo, você pode usar o software de reserva de mesa no gerenciamento de escolas, faculdades e campi, permitindo que administradores escolares, professores, funcionários da escola e alunos usem o sistema para acessar salas de aula, auditórios, locais de atividades, ginásios escolares, laboratórios, espaços de estudo , e muitos mais.

Empresas corporativas como escritórios de advocacia, bancos, escritórios de contabilidade, empresas de consultoria, empresas de publicidade, etc. também podem implementar o sistema de reserva de mesa em sua organização. As empresas de aluguel de espaços de coworking são adequadas para usar o sistema de reservas de mesa no gerenciamento de seus espaços alugados. As empresas imobiliárias também podem usar o software hot desk no gerenciamento de seus escritórios e edifícios.

Instalações de saúde, incluindo clínicas, ambulatórios, centros de diagnóstico, grandes hospitais, etc. podem maximizar o uso de suas camas, quartos, suítes e equipamentos médicos ao usar o software DeskFlex hot desking. Instituições governamentais, como os escritórios do governo federal, também podem se beneficiar do sistema de reservas de hotéis de escritório em sua organização.

Como usar o sistema de reservas DeskFlex?

Por fim, seus líderes de negócios decidiram implementar o software de reservas de hotéis para escritórios DeskFlex em sua organização. Depois que os desenvolvedores do software DeskFlex integraram o software de reserva de mesa de escritório nos sistemas da empresa, a equipe de atendimento ao cliente fornecerá treinamento individual ou da empresa sobre como usar e acessar o sistema de reserva de mesa DeskFlex.

Acesso ao navegador da Web, desktop e aplicativo móvel

Você e os membros de sua equipe podem acessar o sistema de reservas DeskFlex fazendo login nas credenciais fornecidas pela empresa em qualquer dispositivo disponível. Baixe e instale o plug-in em seu desktop ou laptop para começar a usar o sistema de reservas. Em seu celular, baixe o aplicativo móvel DeskFlex da Apple Store ou PlayStore e faça o login usando suas credenciais de trabalho.

Processo de Reserva de Mesa e Sala

Após fazer login no sistema DeskFlex, uma janela pop-up exibirá o questionário COVID19 da sua empresa e a política de distanciamento social, que você deve confirmar e aceitar. O sistema irá então levá-lo ao Dashboard para realizar o processo de reserva de mesa e sala. Clique na guia Reserva e defina os parâmetros necessários da reserva. Escolha a data desejada, hora, duração, espaço de escritório preferido, prédio, equipamentos relacionados, e você também pode inserir algumas notas, se desejar. Em seguida, clique no botão Confirmar para criar a reserva.

No dia da sua reserva, faça check-in ou check-out da sua reserva de espaço de escritório usando a leitura de código QR no dispositivo FlexCube, sincronização por Bluetooth, quiosques de lobby ou por meio de seu dispositivo móvel. O sistema também verificará você automaticamente quando o sinalizador Bluetooth não puder sincronizar com seu dispositivo por 15 minutos.

Quais são os benefícios de usar o sistema de reservas DeskFle

Além da longa lista de recursos e funções que o software de reserva de hot desking DeskFlex pode fornecer, as organizações podem desfrutar de vários benefícios, como os seguintes:

Maximize o uso de espaços de escritório, recursos e equipamentos

O edifício de escritórios recebe a parte mais significativa do orçamento de despesas gerais de qualquer organização empresarial. As empresas gastam pesadamente em aluguel de prédios, serviços públicos, material de escritório e equipamentos. O software de reserva de hot desking DeskFlex pode reduzir significativamente os custos indiretos de negócios.

Se a sua empresa tem agentes de campo ou horários de mudança, dois membros da equipe podem usar a mesma mesa em horários diferentes ou quando necessário. Você pode alocar equipamentos relacionados, como laptop e linha telefônica, apenas para essa mesa específica. Você também pode alocar utilitários como unidades de energia e ar condicionado apenas para o espaço de escritório reservado. Com o sistema de reserva de mesa DeskFlex, os usuários podem ver quais mesas, salas de reunião e equipamentos estão disponíveis em quais datas específicas para que possam agendar o caminho.

Delicie-se com flexibilidade e acessibilidade

Os trabalhadores são incrivelmente ágeis hoje em dia. Eles querem acessar qualquer coisa na ponta dos dedos e a qualquer hora do dia. Suponha que um membro da equipe queira fazer uma reserva no balcão no meio da noite, ele pode realizar convenientemente o processo de reserva usando o aplicativo móvel instalado em seus telefones. Da mesma forma, qualquer colega pode decidir cancelar ou modificar sua reserva no conforto de sua casa.

A flexibilidade na escolha da estação de trabalho desejada também pode capacitar os membros de sua equipe. Eles podem trabalhar em qualquer espaço necessário para terminar a tarefa. Quando os membros da equipe precisam colaborar, eles podem reservar uma sala de reunião ou um espaço de coworking. Quando eles precisam de alguma solidão para se concentrar no trabalho individual, eles também podem reservar um espaço de escritório adequado para concluir a tarefa.

Forneça relatórios e análises

Os relatórios e análises do software de reserva de hot desking DeskFlex exibirão as atividades de todos os usuários em um gráfico resumido. O sistema gerará relatórios e análises para os administradores do escritório estudarem quais espaços de escritório são espaços nobres e quais áreas do escritório são subutilizadas. Com os relatórios, os empresários podem tomar decisões sábias sobre planejamento de espaço e redesenho de seu local de trabalho para atender às atividades dos membros da equipe e às necessidades do projeto.

Há mais recompensas do que riscos que as empresas podem colher ao usar as soluções de software de mesa móvel DeskFlex. Uma discussão aprofundada com cada recurso e benefícios levará uma centena de páginas se quisermos elaborar mais. Nossa central de atendimento está aberta para consultas a qualquer momento. Você pode agendar uma demonstração com uma de nossas equipes de vendas para experimentar em primeira mão como as soluções de software de hot desking DeskFlex funcionam. Você também pode testar nossa avaliação gratuita de 30 dias para ver o que se adapta à sua organização. Ligue para nós agora!