Sistema de gerenciamento de sala: garantindo o retorno seguro da equipe híbrida

Ao olhar para a maioria dos escritórios, você notará que cerca de metade das estações de trabalho estão desocupadas e precisam de um sistema gerenciador de salas para gerenciá-las. Pessoas que trabalham em casa, trabalham em um local remoto, estão ausentes do local de trabalho ou trabalham em outro lugar são alguns dos motivos da baixa ocupação do escritório.

Com um custo anual estimado de US$ 10.000 por estação de trabalho, é simples ver quanto essas estações de trabalho vazias custam à empresa, desperdiçam recursos preciosos e aumentam o impacto ambiental.

O surto de COVID-19 tem sido um desafio para bilhões de pessoas em todo o mundo. Com a pandemia ainda afetando as normas sociais, muitas atividades pessoais e profissionais estão sob estritas limitações.

No entanto, há uma luz no fim do túnel. Muitos países estão agora começando a desfazer suas restrições e iniciando a longa jornada de volta à normalidade. As empresas garantem um retorno seguro para seus funcionários, respeitando os protocolos de distanciamento social usando o sistema de gerenciamento de salas.

De volta ao trabalho com segurança

Fazer com que uma equipe híbrida volte a trabalhar em ambientes de espaço de trabalho híbrido será crucial na transição da configuração de trabalho remoto. Muitas pessoas em todo o mundo tiveram que trabalhar em casa com prazos apertados como resultado do lockdown. Embora isso tenha alguns benefícios, nem sempre é uma resposta viável de longo prazo para o cenário de emprego.

Quando os funcionários trabalham juntos nos escritórios no local, eles podem interagir e colaborar de forma mais eficaz do que quando estão fazendo isso virtualmente. Eles também são mais fortes na coordenação de operações como um grupo ao colaborar com outras divisões da empresa. Eles também se sentem mais conectados e menos sozinhos, o que pode afetar significativamente a saúde mental e a qualidade de vida.

Também é crucial do ponto de vista corporativo. Sua empresa pode ser uma das muitas que agora estão pagando aluguel, serviços públicos, conectividade e outros custos indiretos por uma propriedade comercial desocupada. Como resultado, preparar essas instalações para um retorno gradual e seguro ao espaço de trabalho é vital para todos os departamentos envolvidos. Ainda assim, as empresas devem executá-lo corretamente para fornecer medidas adequadas de distância segura para uma equipe híbrida.

Gerenciando um retorno seguro ao escritório

As repercussões da implementação da técnica inadequada de retorno ao trabalho podem ser desastrosas. Para começar, pode colocar em risco a saúde da equipe, representando um risco significativo de um surto de infecção. No entanto, existem ramificações para toda a empresa.

Você terá que seguir certas obrigações legais quando se trata de reabrir instalações. Deixar de resolvê-los pode levar a processos judiciais que podem comprometer a saúde e bem-estar. Se esses problemas chegarem ao público, você pode prejudicar a imagem e a credibilidade da sua marca para o seu mercado.

Também é fundamental manter uma equipe híbrida resistente. Para maximizar a eficiência da sua empresa, você deve permitir que as pessoas no local de trabalho quanto necessário usem um software de agendamento de salas online.

Tudo isso levará tempo, mas é fundamental que seus funcionários voltem ao local de trabalho o mais rápido possível. Um fechamento prolongado pode ser um impedimento significativo para o desenvolvimento de receita e sustentabilidade operacional. E, com uma desaceleração , cada centavo será crucial para se manter à tona e lucrativo. Classificar todas as informações pode parecer complicado, mas é essencial.

A solução

A tecnologia integrada é a chave para desenvolver sua estrutura ideal de retorno ao trabalho. É o meio mais eficiente de conectar os links e garantir a todos uma proteção no local de trabalho. Com tantos aspectos a serem considerados em torno do agendamento de trabalho, medidas de distanciamento social e higienização, você deve prestar muita atenção a todos os detalhes.

É possível implantar o seguinte com um sistema baseado em tecnologia, como um software de gerenciamento de espaço de trabalho que funciona em dispositivos móveis e desktops:

• Gerenciamento do espaço de trabalho

Personalize seu espaço de trabalho para cumprir os métodos de distância segura. Use recursos de bloqueio para reservas de mesas para manter os funcionários ativos separados e reduzir as limitações de capacidade da sala de conferência.

• Flexibilidade de horário de trabalho

A equipe deve saber seu horário de trabalho, designação de assento ou espaço de trabalho e quem estará no local de trabalho naquele dia. Isso também simplifica a alternância de turnos e o desenvolvimento de configurações de escritório e de casa, adaptadas às necessidades de cada membro da equipe.

• Rastreamento de contato

Quando um colega é infectado pelo vírus, você pode responder imediatamente. Determine onde eles estiveram, quando estiveram lá e com quem estiveram por perto. Você também pode fechar mesas ou salas de aula para uma limpeza completa. Assim, informe qualquer outra equipe envolvida que eles terão que trabalhar remotamente.

Ter um software de gerenciamento de sala de reunião que pode ajudar sua empresa a implementar com sucesso um retorno seguro ao escritório. Ainda assim, você também deve considerar os principais aspectos que sua empresa deve avaliar antes de definir o “novo normal” para o seu negócio.

O sistema de gerenciamento de sala é essencial em locais de trabalho híbridos

A integração do software de gerenciamento de espaço de trabalho pode ajudá-lo a economizar custos de propriedade. Assim, também manterá seu negócio funcionando com eficiência e seus clientes satisfeitos.

 #1. Distanciamento Social Eficaz em Espaços de Escritórios

O primeiro passo para tornar o distanciamento social eficaz para sua empresa é determinar quantos funcionários trabalham em um período especificado. Esse valor pode ser 50% ou mais da capacidade original para vários negócios. Você tem que determinar o que é melhor para sua empresa e seus funcionários. É melhor descobrir com antecedência para não acabar comprometendo a segurança de todos.

 #2.Limite a disponibilidade de espaços de trabalho

Para promover um melhor distanciamento social, avalie e altere seus arranjos atuais de assentos no local de trabalho e a capacidade da sala de reuniões.

As organizações podem estabelecer limitações de capacidade. Para estabelecer técnicas de distanciamento social, usando um sistema de reservas baseado na Web, com o DeskFlex, para regular remotamente os limites de assentos no espaço de trabalho. Você pode aplicar planejamento de mesa para equipes específicas ou turnos divididos.

 #3. Designação da Mesa do Membro da Equipe

Você deve planejar e gerenciar o espaço pessoal de sua equipe híbrida. Ajude seus funcionários a trabalhar com segurança com designações de mesa predefinidas com o sistema de agendamento de salas de conferência.

As empresas podem usar o DeskFlex para pré-planejar as acomodações do espaço de trabalho. Envie notificações de reserva para colegas de trabalho com diretrizes do sistema de gerenciamento de espaço de trabalho de baixo toque por meio de códigos QR.

As organizações podem usar tecnologias de sensores. Essas inovações geram informações que permitem ao administrador utilizar o espaço com eficiência. Pode ajudar a minimizar o uso do espaço e os custos reais. Adotar essas tecnologias pode ajudar a organização a melhorar a moral da equipe e a vida útil dos negócios.

#4. Métodos de software de reserva de escritório de baixo toque

Um administrador de escritório não precisa ser o único a acompanhar tudo. Os funcionários em ambientes de espaço de trabalho híbrido podem usar seus telefones para agendar, fazer check-in e check-out dos espaços de escritório.

 #5. Verificação de convidados e processos de check-in sem toque

As empresas devem considerar mais do que apenas seus funcionários. Numerosas indústrias têm de receber os convidados e aceitar trabalhadores adicionais no local. Funcionários e convidados podem fazer check-in usando um código QR com seus próprios dispositivos para monitoramento intuitivo de convidados.

O software aprimorado de agendamento de instalações do DeskFlex permite que as empresas pré-registrem os hóspedes. Gerencia as permissões de acesso por meio de uma equipe centralizada. Este método garante a segurança de seus hóspedes, ao mesmo tempo em que melhora o bem-estar organizacional e dos membros da equipe.

 #6. Rastreamento de contatos e coleta de dados

Quando um visitante ou trabalhador entra na instalação, os beacons Bluetooth enviam um sinal para o servidor central. Ele acompanha a atividade de login dos usuários, reservas, informações pessoais e localização do escritório. Outros beacons Bluetooth alcançam os sinais de celular dos usuários à medida que se movem pela instalação. Eles mantêm o controle de onde estão a qualquer momento.

A ferramenta de rastreamento de contatos do DeskFlex pode relatar as informações geográficas do usuário dependendo dos sinais registrados nos beacons Bluetooth. Essa ferramenta ajuda, especialmente quando um convidado ou membro da equipe apresenta sintomas do vírus e eventualmente se torna positivo.

#7. Garantir a higienização do Espaço de Trabalho

Agendamentos de limpezas e inspeções para todos os departamentos. Os administradores devem garantir a higiene dos ambientes de trabalho híbridos e a segurança dos funcionários. A equipe de manutenção deve higienizar as estações de trabalho e salas de conferência após o uso. A desinfecção programada reduz a propagação de possíveis doenças para manter os trabalhadores seguros e proporcionar-lhes paz de espírito.

Quando um membro da equipe sai de um local de trabalho, os usuários podem usar o software de gerenciamento de espaço de trabalho para solicitar a higienização da mesa. Dependendo do tráfego em determinadas zonas do estabelecimento, a equipe de manutenção pode optar por demandas de “rotina” ou “limpeza profunda”, conforme aconselhado.

Como o software de reserva de espaço ajuda os ambientes de trabalho híbrido

Uma nova maneira de trabalhar exige sistemas de software de reserva de espaço criativo. Os ambientes de espaço de trabalho híbrido exigem um software de reserva que facilite a flexibilidade e otimize o gerenciamento da utilização do espaço. Para operar com sucesso, as instituições agora estão usando um sistema de reservas de espaço. Além disso, um excelente serviço de reserva online ajuda efetivamente os métodos de transição estáveis ​​e fáceis. O que ele pode fornecer é o seguinte:

Transição de casa para escritório sem complicações

A COVID-19 solidificou a demanda por horários de trabalho flexíveis entre a maioria dos funcionários. Os recursos incluídos no sistema de reserva de escritório DeskFlex simplificam o gerenciamento eficaz dos locais de trabalho. Os funcionários podem procurar e reservar mesas usando qualquer dispositivo. Eles também podem fazer consultas de autoatendimento ou ter solicitações autorizadas pelos supervisores. Os trabalhadores têm a liberdade de escolher a configuração em um sistema gerenciador de salas. Pode ajudá-los a serem altamente produtivos, uma ferramenta vital à disposição de qualquer empresa.

Protegendo a saúde e o bem-estar dos funcionários

A reserva de mesa é mais do que apenas um software administrativo útil. Ele pode ajudar a proteger o bem-estar geral dos funcionários, além de aliviar quaisquer preocupações sociais que possam ter sobre o retorno a um escritório configurado. A reserva de mesa também é uma boa ferramenta para gravação, o que pode se tornar muito importante à medida que as empresas buscam medidas de segurança mais rigorosas.

Aumentando a eficiência através da utilização do espaço físico

A capacidade de produzir dados visualizando as taxas de reserva de mesa e analisando tendências e padrões é um dos componentes mais significativos da reserva de mesa. Essas informações podem ajudar a criar planos de instalações e afetar as decisões de compra de longo prazo, talvez aumentando a lucratividade.

Conclusão

Os locais de trabalho enfrentam a necessidade de evoluir devido às necessidades e demandas de negócios em constante mudança. O software de gerenciamento de espaço de trabalho agora é um componente essencial da transição de volta ao trabalho após a pandemia.

Dependendo da estratégia e ética de negócios, as empresas podem ter sistemas de gerenciamento de salas. É benéfico por razões financeiras, ambientais e culturais da organização. Hoje, é igualmente importante em todas as áreas:

• Maximizando o espaço.
• Identificando onde cortar despesas.
• Manter a segurança física dos funcionários.

O sistema de software de reserva de equipamentos agora reage às mudanças culturais. Mais pessoas percebem os benefícios de uma configuração de trabalho flexível. Usando o sistema, eles podem reservar seus espaços e equipamentos de escritório com antecedência.

Não apenas automatizar e simplificar as operações de reserva de mesa facilita o processo para empresas maiores. A solução DeskFlex é personalizável, tornando-a adequada para empresas de todos os tamanhos. Ele permite que você lide com a mudança enquanto ainda regula o crescimento.

O objetivo final das empresas deve ser otimizar a produtividade dos trabalhadores em um local de trabalho flexível. Ao iniciar seu retorno ao trabalho, a integração do software de gerenciamento de escritório DeskFlex à sua equipe, o ajudará a seguir os protocolos de distância segura. Isso também fornecerá soluções econômicas e inovadoras para ajudá-lo a prosperar após a pandemia.